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Excel系列课之5 定位与粘贴

来源:华佗小知识

一、定位

快捷键:Ctrl + G / F5

1. 用法1:跳转或引用单元格

包括:

    1)单个单元格

    2)多个单元格,即单元格区域

    3)自定义名称区域并选中,效果类似名称框下拉跳转

    4)跨工作表、跨工作簿跳转、引用,地址信息录入规则:'[工作簿名称.扩展名]工作表名称'!单元格,如='[05.2.选择性粘贴.xlsx]2.进阶用法'!$A$1

【增补内容1】断开引用链接

若要将文件发送给他人,建议将所有引用链接断开,以防他人打开文件就弹出链接错误的提示框,如下图:

在上图中,直接选断开链接即可,否则将每次打开每次提示。

若忽略第一次打开文件时的错误提示,可通过以下两个方法找到设置断开链接的对话框:

2. 用法2:定位条件

在定位窗口中,点击定位条件,调出面板,可定位如下内容:

主要事项:

     1)常量/公式:均可定位其下方4种类型的数据。区别是常量相当于经过粘贴值,公示为引用或计算所得

     2)逻辑值:即 False 或 True

     3)当前区域:即当前所在数据区,类似 Ctrl+A

     4)对象:插入的附件,如图片、文档、老师演示视频里已插入的PPT等。

     5)最后一个单元格:最后一个存在数据行列的交叉点位置

     6)差异内容:类似 Ctrl + \,作用为立即生成“大家来找茬”的答案

     7)可见单元格、条件格式、数字验证(数字有效性):均为常见Excel功能或格式,不再赘述。


【增补内容2】用图片填充批注的注意事项

批注可用图片填充作背景,前提是处于编辑批注状态(否则选不中批注),且点中批注框(否则只能设置字体)。


3.定位工具使用场景

1)快速求和:

      定位空值,Alt + = 求和

2)删除原数据、录入新数据

     定位常量,删除,在选中状态下直接录入,按 Tab、回车 来移动单元格。

3)查找差异

    定位,行/列差异单元格

    或选中对比区域后,Ctrl + \

4)复制经筛选后的单元格(即有隐藏行/列的单元格)

先定位可见单元格 或 Alt + ;,复制后粘贴即可

【增补内容3】思考题:

反过来如何操作?粘贴到有隐藏单元格的区域?昨天的课件有提及,但适用场景偏小。

5)隔行插入空行:

两列辅助列,数据间隔穿插互补,以达到选中各行的效果,则可对每行作插入操作/ Ctrl + +。

若只列一列数据,选中后插入,只能插入连续行。

6)删除空行:

定位空格再删除/ Ctrl + -

7)填充合并单元格

取消合并,定位空值,=上一单元格,Ctrl + Enter

8)找对象:

场景:需选中所有Excel文件内的图片或文件

可使用 定位-对象;或选中一个图片后,Ctrl + A。

顺便用Excel讲一个微型杯具故事:

【增补内容4】

文件太大时,很可能是图片太多、太大所致。

压缩图片时,无需选中所有图片,仅需双击任意一张图片,在菜单栏工具中选中“压缩图片”,取消勾选“仅应用于此图片”,即可对所有图片一并进行压缩操作,再在下方选择压缩程度。设置图如下,若作为演示用,220ppi 足以:

二、粘贴

1. 粘贴方式:

菜单内容如下图:

粘贴方式、粘贴效果列示如下:

1)普通粘贴

2)值

3)公式

4)转置 (类似 Transpose 函数)

5)格式

6)链接(即用 = 引用源数据)

7)列宽(内容一并粘贴)

8)图片(表格转静态图片)

9)链接图片(随源数据更新,与 照相机 工具相同),可以此方式粘贴分析仪表盘于PPT

2. 粘贴面板

快捷键:Ctrl + Alt + V

1)数值-加减乘除

     对源数据进行四则运算的快捷方法,不用辅助列,原地计算。若不选数值,运算后会改变格式

     使用场景:

    a. 批量调整金额单位

    b. 将文本数字转数字型数字:用上述运算加 0;也可采用分列工具转换,后者更高效

2)数值-跳过空白格

    效果:可如齿轮咬合般穿插粘贴,粘贴源若为空白,则对应目标区将不变、不会被空白覆盖

3)图标粘贴到PPT

      建议:粘贴时选择保留原格式,更美观

三、 二维表转一维表:Power Query

1. 作用:

一个主体有多个维度的数据,且多维度数据以行展示。将该数据区转换,将多维度以列展示,便于分类统计。

2. 做法:

选中数据区单元格,菜单 数据 - 从表格,将转入查询编辑器界面。删除汇总、选中非多维度的数据,菜单 转换 - 逆透视

其他列(由于未知原因,工具里没有“仅逆透视选定列”,如下图,所以以反向操作)。数据列将浓缩,多维行转为一维列。菜单 开始 - 关闭并上载,退回Excel,完成数据降维处理。

【增补内容5】粘贴念 zhān tiē

定位工具思维导图: