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行政工作

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(1)公司各类档案的管理,包括综合管理类档案及各业务部门档案的整理、编目、存档、借阅、保管等工作。制作电子档案目录,对每一份文件的详细信息和摘要列出检索目录,方便查找和使用。并结合公司现状,编制档案编号管理说明,严格规定各类文件的存档立卷方式,使档案管理能规范化、统一化。在文件管理工作中,做到对各类需归档的文件能及时整理及登记存档,保证存档文件完整有序。严格执行档案借阅制度,任何人员借阅、使用档案均做到履行相关手续。定期对立卷的档案进行整理、核查清点工作,确保档案不丢失,发挥档案的利用价值,保障日常工作的顺利开展;

(2)负责公司实物、声像档案的管理。公司在日常工作、业务开展、重大事项、重要公务活动及庆典活动中形成的照片、录音、录像等资料进行分类归档保存。如公司举办的颁奖活动现场的照片资料、重要领导来公司考察工作的照片和录像、董事会录音等资料。

(3)负责公司文件的收发和传阅工作,对收到的文件进行及时登记、发放给相关责任人;在文件的管理方面,应严格规范,做到收、发文件准确及时,重要公文及时安排办理传阅,不拖拉、积压文件;安排传阅的公文要进行催办、督办,领导办理完毕的公文,能做到及时立卷归档。

(4)编制公司《行政管理制度》试行稿。

(5)平时还要做好办公耗材管控工作,主要是办公用品的采购、登记入库、统计、支领和保管工作,保证办公用品存放库房能物品码放整齐、井然有序,方便清点和领取。能做到严格把控办公用品领用登记手续,按需所发,做到不浪费,按时清点,做好办公用品明细目录、出入库登记表等电子文档的更新,并根据需要及时补充办公用品,满足员工工作需求;

(6)公司员工的名片管理:负责统计和更新员工的名片信息、校对名片内容、与名片印制公司联系及沟通有关名片版式设计、用材等相关事项;

(7)固定资产的管理方面,对于新购置的固定资产能及时做好固定资产卡片账的信息录入,并及时与财务部门核对录入的资料。对于分配给员工使用的电脑进行固定资产编号和登记,以便更好的管理公司资产;

(8)负责各类报刊、杂志和图书的订阅及管理,根据员工的业务开展需要而购买专业知识书籍,并对图书进行保管、编制电子图书目录及借阅等后续工作,对于已借出的书籍,按期进行催还,保证图书能充分利用;

(9)平时还要根据公司业务及工作的开展办理一些其他事务,包括:联系设计公司,对公司的LOGO设计、VI系统全套资料的设计等工作进行沟通和协调;与印刷厂协商关于印刷品的设计方案和制作方案,还有联系绿植租摆公司、办公用品配送公司等其他与行政办公有关的事项、物业缴费、采买物品等,以及行政业务结算和费用报销等工作。做到及时向领导沟通反馈各方信息,做好外事事务的协调联络工作,保证各项工作正常开展和进行。

(10)监督实施各项行政办公审批流程及手续,保存各类表单;配合部门领导及同事完成其他日常及临时的工作事项,能做到认真对待每一项工作及领导交办的事务,做到及时处理及时反馈,也能积极协助其他部门的日常工作开展,为大家做好服务工作。在为保障综合管理部的工作正常有序,保证办公秩序,优化办公环境,为大家提供便利的工作条件等方面作出了自己积极的努力。

(11)执行公司其他各项行政事务;

(12)完成公司领导交办的其他工作。

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