Q/JXXS.HSE.CX.06-2009 记录控制程序 A/0
记录控制程序 1. 目的
为对本公司HSE管理体系记录进行控制，提供HSE管理体系有效运行的客观证据，为体系的持续改进提供依据，特制定本程序。 2. 范围
本程序适用于江西公司HSE管理体系运行中所有相关记录的控制。 3. 职责
3.1 经理（）办公室是江西公司记录控制的主管处室，负责建立公司HSE记录清单，负责对公司及所属各单位的记录使用、保管情况进行监督检查。 3.2 公司各职能处室负责本处室所使用记录的编制、修改、使用、保存等控制工作,并监督和检查记录管理的执行情况。
3.3 所属各分公司综合办公室负责本单位记录使用、保管情况的监督检查。各职能部门负责本部门所使用记录的编制、修改、使用、保存等控制工作。 3.4 各基层单位负责本单位HSE记录的使用、控制管理工作。 4.管理内容与要求 4.1 记录控制的范围
4.1.1 与成品油运输、销售和服务有关的记录（包括外来的记录），如：收发油记录、油品检验报告、顾客意见记录、库站相关记录等。
4.1.2 与HSE管理体系运行有关的记录，如：内审检查表、管理评审会议记录、文件签收、发放、回收登记表等。 4.2 记录的形式
记录的形式有文字、图表等，载体可用纸张、电子媒体等。 4.3 记录格式的编制、审批
4.3.1 在公司范围内统一使用的HSE记录表由归口管理的各职能处室制定，应根据其用途、合同和法规等要求，规定各种记录的保存期限，经处室负责人审核批准，报公司经理（）办公室备案。
4.3.2 其它HSE记录由使用单位自行制定（库站的相关记录由分公司统一制定），应根据其用途、合同和法规等要求，规定各种记录的保存期限，报部门负责人审核批准，使用单位办公室备案，并将使用单位自行制定的记录形成《记录清单》。
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4.3.3 记录表中的单位要统一规范，采用国家法定单位。 4.4 记录的编号与识别 4.4.1 记录的编号
XXXX — JL.XX （JL为记录代码、XX为记录序号） 文件编号去掉年代号
4.4.2 各单位使用的一些特殊记录(如外采油审批单等)各单位可自行编号,将编号说明报本单位办公室备案。
4.4.3 各级职能处室编制本处室《记录清单》，并备案记录样本，上报公司经理（）办公室。
4.4.4 公司经理（）办公室将各级职能处室的记录汇总，形成江西公司《记录清单》。
4.4.5 所属各分公司办公室根据江西公司《记录清单》，识别本单位适用的各类HSE记录，并对其进行汇总，形成适用本单位的《记录清单》。 4.5 记录的填写
4.5.1 记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改或乱写乱画；如因某种原因不能填写的项目，应说明理由并将该项目用单线划去；各相关项目负责人签名不允许空白或不签全称。
4.5.2 已填写的内容需要更改时采用划改方式，更改人在更改处签字或盖章，并注明更改日期。 4.6 记录的收集
4.6.1 各分公司作业岗位建立各自原始信息记录。
4.6.2 公司各处室和分公司各部门负责收集、整理、保管和传递本单位的记录,每年进行一次分类装订和编目归档，填写《记录归档登记表》。 4.7 记录的保存
4.7.1 各职能处室和各分公司办公室及基层单位负责按保存期限保存各自的记录。有关体系方面的记录一般保存期为3年。
4.7.2 记录保存在专用的资料柜中，专人负责管理，且便于检索存取。记录保存
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环境应适宜，做到防潮、防火、防蛀，防止损坏、变质和丢失。
4.7.3 外来的记录（如计量检定报告、环境监测报告等）由相关部门保存，如果没有特殊规定，保存期为3年。 4.8 记录的借阅
记录的查阅和借阅须经保存部门负责人批准。 4.9 记录的处理
记录如超过保存期限或其他特殊情况需要销毁时，由使用部门记录管理人员填写《文件销毁申请表》上报，经处室或部门负责人批准后，进行销毁；如因工作需要确需保留的作废记录，应加盖“作废保存”印章予以标识，并由使用部门单独存放。
4.10 电子文档的管理
电子文档的管理可参照“OA电子文档管理系统”执行。 4.11 记录的检查
公司各级记录归口管理部门对记录的填写、收集、管理，进行定期或不定期的检查，以控制记录内容的真实性、规范性以及对记录的管理状况等。上级部门及评审机构进行检查及审查时，应按要求提供所需记录。 5. 相关的文件和记录 《记录清单》 《记录归档登记表》
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记录清单
单位： 编号：Q/JXXS.HSE.CX.06-JL.01
序号
记 录 名 称 记录编号 适用范围 保存期 备 注 限（年） 填表人： 审核：
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记录归档登记表
单位： 编号：Q/JXXS.HSE.CX.06-JL.02 序号 记 录 名 称 记录编号 归档日期 归档人 保存期 限（年） 备 注 年度： 年 制表： 审核：
