图书与档案 Ｉ■ Ｃｈｉｎａ ｓｃｉｏｒｌｃｏ ｕｎｄ Ｔｅｃｈｎｏｌｏｊｇｙ Ｒｅｖｉｅｗ 浅谈监理企业资料和档案管理 王守广 （连云港市恒源交通工程监理有限公司江苏东海２２２３００） ［摘 要］结合有关法规和工程实际情况，指出监理资料和档案管理的重要性，提出具体的管理办法。 ［关键词］监理资料档案重要性管理 中图分类号：Ｋ２０６．３ 文献标识码：Ａ 文章编号：１００９—９１４Ｘ（２００９）３５—０２７６一Ｏ１ 在实际工作中往往会发生这样的事：某工作出现质量问题，施工单位的原 始记录不完整或涉嫌虚假，需要监理方面出具相关资料，便于采取相对应的措 施，可是监理方面资料也不完整。又比如某工程施工中出现问题，监理做了大 量工作，但施工单位盲目且野蛮施工，结果发生质量问题，追究责任时监理方面 却拿不出书面材料，一切工作均只停留在Ｅｌ头，最后还要受处理。类似这样的 问题还很多，我们从这些实际情况不难看出，资料和档案管理对监理企业同样 重要。笔者从事监理工作多年，对此深有感触，所监理工程由于施工单位素质 低下，经常发生扯皮事件。结合自己的工作和实际，谈一下监理企业资料和档 案管理的重要性，以及如何进行管理。 《建设工程管理条例》明确提出，监理单位是工程质量主体之一，对工程 质量终身负责，如果在工作中监理原因造成重大工程质量事故，应当依法追究 刑事责任。而监理资料和档案既是监理内部管理的工具，也是监理被检查的 自我保护依据，同时又是监督承包商按合同要求办事的依据。因此，管理好监 理资料和档案，不但是监理工作的需要，更是责任所在。如果监理资料和档案 不足或不准确，就是对工程质量的不负责任，是监理工程师的失职。 监理资料和档案工程监理过程中逐步积累起来的，工程规模和工期、技 术复杂程度都决定了监理资料和档案的多少。因此必须有专人具体负责管 理，那么，到底如何进行管理呢？ １毫立监理机构内部责任制和工作翻度 由于监理过程和环节复杂，没有制度就做不好这项工作。根据监理资料 产生于监理过程的特点，制定“谁接收，谁负责”的监理资料管理制度是适宜 的。因此监理机构内部必须分工明确，分清工作的职责范围，这样责任也就清 楚了。同时还要有监理人员替换交接制度，确保岗位始终有人，工作有人管，日 记有人记，做到监理资料连续、完整。另外还应把监理资料的记录和管理纳入 人员绩效考核范围，从个人负责的监理资料质量，来评估监理人员的工作质量， 如果再与经济挂钩，效果会更好。 ２明确监理资科和档案的分类 ２．１概论性记录 根据工程计划及实际完成的工程，逐步说明工程的进度和相关事项。包 括会议记录、监理日志、报表、监理月报、天气记录、现场指令、指示、监 理工程师通知、影响工程的其他事项等。 ２ ２工程计量与内务支付记录 包括所有的计量及付款资料，如计量结果、变更工程的计量、价格调 整、索赔、月付款等计量基础资料。 ２ ３质量控制资料 包括材料检验记录、现场施工旁站和巡视记录、工序验收记录、隐蔽 工程检查记录、整改工程检查记录等。 ２．４竣工记录 包括所有的验收资料和竣工图纸，按实际说明原有状态和有关的操作指示 文件。 ３明确监理资料和档素的内容 由于内容较多，而且大部分没什么难度，按照监理规范和旌工规范控制，不 容易出问题，笔者在此重点谈一下概论性记录的内容。 （１）会议记录：指各类会议记录，都必须由监理整理、保管。 （２）监理日志、报表：监理人员所负责的工地及其职责范围内的主要工作 都应记录，如一天中的主要工作、进度、质量、所用人员和机械、材料、拖延 和工作质量低劣情形，重大决定、存在问题和指令、承包商的请示、发生问题 解决的办法、与工程有关的特殊问题、业主巡视工地的意见和指示等。 （３）监理月报：包括工作概况、工程进度、工程质量、工程费用及支付情 况、工程延误及主要原因、存在问题或困难、重要纠纷和争论、异常天气情 况等。 ２７６ ｌ科技博览 （４）天气记录：发生工期延误，处理时间和财务索赔时的重要依据。 （５）现场指令、指示、监理工程师通知：应当以正式书面形式表达，此外， Ｅｌ头指示均应做好记录，并应得到正式确认其方式和时间，同时做好收发文记 录，避免遗失或承包人以没收到为理由不执行。 （６）其他：包括业主、施工单位的通知或报告，函件。 ４确保夏耐整理，真实宪瞢，分类有序 作为资料，很多具有较强的时效性，错过了这个时间就没有价值了。特别 是规定具体时间的指令性文件，因此必须及时整理，及时保存。作为档案，真 实性为第一要素，完整性为其基本要求。前面已经论述了监理资料和档案的 重要性，正是它的重要性决定了监理资料要及时整理，真实完善，分类有序，便 于保管和查询。 ５把监理资料的管理作为监理工作管理的一点 最基本的要求是监理日志的记录检查。监理日志是记录监理人员每日工 作和施工活动的重要资料，内容涉及工程建设的各个方面，是驻地监理工程师 检查监理人员工作和监理资料的重要方面。 驻地监理监理工程师应该每天检查监理人员的监理日志，这样既检查了监 理人员的工作，又熟悉了监理情况。根据监理人员的职责分工和施工进度，检 查监理日志是否有漏记部分。如钻孔灌注桩的施工，是否有分项工程施工方案 申报，材料报验、测量放样报验、钻进时泥浆检查情况、灌注砼时的旁站记录、 施工期间有无质量问题以及问题的处理意见和方法等。以这些记录为依据，可 再进一步检查监理人员的检查资料是否真实、完整、是否及时、分类有序。如 监理日志中有水泥进场记录，可检查当天是否有水泥报验单，并检查出厂合格 证等质量证明文件是否齐全、有效。又如当天有测量放样报验记录，可检查当 天是否有测量放样记录并检查施工单位自检资料、监理复测结果等。我们还 可以根据有关监理资料来检查监理日志的完整性，根据一份原材料报验单的日 期，检查该天的监理日志是否有记录等。这样不但检查了监理人员的工作情 况，同时检查了他们的工作质量情况。对于有缺陷的监理日志，驻地监理工程 师应该及时指出，并督促监理人员整改，这样对监理人员按规范要求做好监理 工作有很大帮助。 总之，要做好监理资料和档案管理工作，在提高监理人员素质的基础上，对 其重要性一定要认识到位，思想上要高度重视。通过完善管理责任制，勤于检 查督促，一定会取得效果，工程结束后就会留下有价值的监理资料和档案。 参考文献 ［１］建设部．建设工程管理条例．建筑工业出版社．１９９９．北京． ［２］交通部质监总站．公路工程施工监理规范．人民交通出版社．２００６．北 京． ［３］刘健新．监理概论．人民交通出版社．１９９９．北京．
