ISSN 1002-4956 CN11-2034/T
实 验 技 术 与 管 理 Experimental Technology and Management 第38卷 第6期 2021年6月
Vol.38 No.6 Jun. 2021
DOI: 10.16791/j.cnki.sjg.2021.06.060
高校实验室危险化学品全周期信息化
管理实践与探索
韩光宇，何 淼，赵 明，杨金福
（北京工业大学 国有资产与实验室管理处，北京 100124）
摘 要：危险化学品的管理已经成为高校实验室安全管理的重点，对危险化学品的采购、储存、使用、处置、安全教育等环节的全周期管理日趋重要。结合北京工业大学两年的化学品采购管理平台实践应用经验，探讨并实施了实验室危险化学品全周期信息化管理，为实验室在危险化学品管理方面信息化建设的优化提供案例支撑。 关键词：危险化学品；全周期；信息化管理
中图分类号：G482；X921 文献标识码：A 文章编号：1002-4956(2021)06-0278-04
Practice and exploration on full-cycle information management of
hazardous chemicals in university laboratories
HAN Guangyu, HE Miao, ZHAO Ming, YANG Jinfu
(Department of State-owned Assets and Laboratories Management,
Beijing University of Technology, Beijing 100124, China)
Abstract: The management of hazardous chemicals has become the focus of laboratory safety management in colleges and universities, and the full-cycle management of the procurement, storage, utilization, disposal and safety education of hazardous chemicals is becoming more and more important. Combined with the two-year practical application experience of chemical procurement management platform of Beijing University of Technology, the full-cycle information management of hazardous chemicals in laboratories is explored, which provides the case support for the optimization of information construction of hazardous chemicals management in laboratories. Key words: hazardous chemicals; full-cycle; information management
纵观国内外高校实验室安全事故，大多是因危险化学品管理不当所引起的。有调查分析表明，高校科研实验室的安全问题有近1/3与化学品相关，危险化学品安全已经成为实验室安全管理的重点。近年来，国内不少高校已经或正在建立危险化学品在线采购系统、危险化学品管理系统等信息化平台，旨在通过信息化技术，加强危险化学品在采购、储存、使用、处置等环节的安全性，逐步实现危险化学品在实验室的全周期管理[1-5]。为解决传统管理模式下存在的采购程
序不规范、存量不明晰、台账记录不及时、财务报账繁琐等问题，我校建设了化学品采购管理平台，并于2018年10月上线运行，实现了全校危险化学品全周期管理模式。经过两年的实际应用表明，所构建的化学品采购管理平台能够有效解决上述问题。
1 高校危险化学品管理现状
高校实验室危险化学品具有种类多、存量少、储存和使用分散、采购频繁、管理难度大等特点[4]。虽
收稿日期: 2020-11-24 修改日期: 2020-12-01
基金项目: 北京工业大学教育教学研究课题（ER2020A029）
作者简介: 韩光宇（1976—），男，辽宁铁岭，硕士，中级会计师，主要研究方向为实验室安全管理，hgy19762000@bjut.edu.cn。 通信作者: 赵明（1965—），男，黑龙江哈尔滨，硕士，高级工程师，国有资产与实验室管理处，主要研究方向为国有资产与实验室
管理，zhaoming@bjut.edu.cn。
引文格式: 韩光宇，何淼，赵明，等. 高校实验室危险化学品全周期信息化管理实践与探索[J]. 实验技术与管理, 2021, 38(6): 278-281.
Cite this article: HAN G Y, HE M, ZHAO M, et al. Practice and exploration on full-cycle information management of hazardous chemicals in university laboratories[J]. Experimental Technology and Management, 2021, 38(6): 278-281. (in Chinese)
韩光宇，等：高校实验室危险化学品全周期信息化管理实践与探索 279
然大多数高校有着较为完善的危险化学品管理制度，但因上述特点而导致相关制度有时难以落实、管理效率和质量不高、管理效果不理想等问题。尽管国内高校均将危险化学品作为管理的重点，采用不同的手段加大危险化学品的管理力度，如有些高校通过加强危险化学品安全教育与培训提高实验室师生安全意识，有些高校采用试剂管理平台加强危险化学品入口管理，有些高校制定了详细的危险化学品管理制度等，以提高实验室危险化学品的管理水平[6-9]。但是，高校与危险化学品相关的实验室安全事故仍时有发生，如2018年12月北京某高校市政环境工程系实验室爆炸等。可见，目前高校危险化学品管理虽然已取得较好的成效，但以下问题仍然需要进一步得到解决。
（1）危险化学品全周期管理不完善。在采购阶段，其程序不规范，未审批先购买的现象时有发生，采购途径多样，容易出现质量安全问题[2]；在存储阶段，实验室危险化学品储存分散，不能有效监控储存位置和存量[5]；在使用阶段，危险化学品使用台账记录不完善、不及时，多数实验室在购买审批前补录使用台账，不能及时有效地反映危险化学品的使用情况[4]；在处置阶段，由于缺乏有效的反映购买和使用动态信息的手段，无法准确掌握实验室危险废弃物种类和数量，较难做到科学合理、及时有效的处置
[10-11]
。 （2）传统危险化学品管理手段的管理效率较低，无法适应新需求。如实验室采购审批常需提供使用台账和供货商资质，审批效率较低；纸质储存台账难以系统记录采购人、实际购买量、采购途径、采购实验室等详细信息，一旦上级部门要求报送危险化学品采购数据时，经常需要人工花费大量时间进行统计[2]。
（3）缺乏基于信息化手段的危险化学品全周期管理策略。目前，许多高校只是在危险化学品的采购、储存、使用、处置等某个或某几个环节上构建了信息化管理平台，并未覆盖危险化学品在实验室的整个周期。如有的高校为规范实验室危险化学品采购流程，建立了试剂采购管理平台，严格审核入驻平台供货商的资质和实验室师生用户的购买申请，从采购上加强了危险化学品的管控，但并未涉及其他环节[11-12]。
（4）师生安全意识淡薄，在购买、存储和使用等环节存在安全隐患。虽然高校对实验室安全已经采取多种形式的宣传教育和培训，大部分实验室师生安全意识有所提高，但仍还有不少师生安全意识比较淡薄，不能按学校要求采购、储存、使用和处置危险化学品[13-15]。因此，需要建立能够管理危险化学品全周期的信息系统，加强师生对危险化学品采购、存储、
使用以及处置的安全约束，切实降低实验室的安全隐患。
2 基于信息化的危险化学品全周期管理实践
未采取信息化手段前，我校同样存在危险化学品全周期管理不完善、管理手段相对落后、师生安全意识淡薄等问题。为此，我校根据危险化学品全周期管理要求设计并建立了具有化学品采购、储存、使用、处置、安全教育、数据查询统计和财务结算等主要 功能的化学品采购管理平台（以下简称“平台”），如图1所示。与此同时，学校修订完善了《北京工业大学实验室安全管理办法》，明确要求实验室购买化学品必须通过学校化学品采购管理平台，为推台的使用提供了制度保障。
图1 化学品采购管理平台主要功能示意图
（1）统一管理，规范采购流程。为解决原采购方式存在的供货商良莠不齐、未审批先购买、采购途径多样等问题，学校通过平台统一对供货商进行管理，同时规范了实验室采购化学品的流程。入驻平台的供货商必须通过学校国资处审查资质后，方可在平台上提供与资质相符的化学品进行交易，并且在资质到期前要及时更新。平台对普通化学品、管控危险化学品、非管控危险化学品的商品信息分类管理，购买前均须通过线上采购审批。其中，危险化学品还须审核当前实验室存量和实验室是否有危险化学品管理具体要求及防护措施。只有通过平台审批的订单，供货商才能进行确认并配送，实验室师生收到货后，在平台上进行收货确认，至此完成线上采购流程。
（2）明确储存位置，有效实施监控。为掌握危险化学品在实验室的存储位置，实验室师生必须在平台用户端“基本信息”中设置实验室房间存储区域信息，并在采购下单时选择已经设置的具体储存位置，否则所购危险化学品不能加入购物车。通过平台数据查询可准确掌握危险化学品储存位置，进而能够对实验室危险化学品管理情况进行重点检查，做到安全管理有的放矢。
（3）记录电子台账，实时查询。实验室师生通过
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平台“台账管理”功能可以方便记录电子使用台账，平台管理人员能够实时查看具体危险化学品使用明细及余量，及时了解其使用情况。按照学校要求，实验室师生收到危险化学品后，须在平台上进行台账入库操作，线上及时记录危险化学品使用台账，供平台审核人员实时查询实验室余量，方便购买审批。如实验室因客观情况不能线上及时记录使用明细，则须用纸质台账辅助记录使用具体情况备查。
（4）加强线上危废管理，提高处理效率。为了更科学合理、及时有效地处置实验室危险废弃物，我校平台设有“危废管理”功能，实验室师生可提交实验室化学品废液、过期报废的化学品、化学品空瓶等危废转运申请，当实验室将危废转运至学校危险废弃物暂存柜后，平台工作人员会结合危险化学品采购、存储和使用的数据对线上的危废转运申请进行确认，完成危废闭环管理，保证危废处置信息的准确性，提高危废处理的效率。
（5）设置专栏，加强安全宣传教育。我校要求实验室所购买化学品必须通过化学品采购管理平台，因而使用平台的师生很多。为此，平台主页设置了《安全知识》和《警钟长鸣》栏目，用于发布实验室安全宣传资料、安全培训资料等。实验室师生通过《安全知识》栏目可了解危险化学品相关规定、常见危险化学品存储、使用注意事项及防护措施等。通过《警钟长鸣》栏目可以了解国内外实验室已经发生的事故和原因，提高实验室安全警惕性，不忘前车之鉴。
（6）利用全周期数据，实现线上查询统计。基于信息化的危险化学品全周期管理平台，可及时记录危险化学品采购、储存、使用、危废处置、财务结算等全周期数据，通过合理的功能设计，能够满足各种查询统计的需要，以及方便数据上报。利用危险化学品全周期线上数据，我校平台的“数据报表”“台账统计”功能能够便利地查询或分类统计危险化学品采购量、储存位置、使用情况和台账余量等信息；“订单查询”功能可以查询当前订单流转情况、订单详细信息，并可按订单所处状态、采购者、采购部门、供货商、所用的课题经费等进行分类统计。
（7）对接财务核算系统，提高财务结算效率。为解决实验室师生化学品采购原财务报账繁琐的问题，平台与学校财务核算系统进行对接，实时同步财务数据，为师生提供财务报账、与供货商结算等服务。当师生在平台提交订单时，平台可立即在财务系统冻结相应的课题经费，以保证后续付款，师生收到货品后须在平台线上进行到货确认。平台定期在线上对已经到货的订单进行统一的财务结算，师生线上确认本次需结算的订单和所使用的课题经费，并可在确认财务
结算前更换拟支出的课题经费。师生确认财务结算 后，平台把财务结算信息推送给涉及的所有供货商，经供货商线上确认并提供后，平台生成结算报销单，由平台工作人员送交学校财务处报账处理，完成与供货商的财务结算。
3 全周期管理成效
通过使用化学品采购管理平台，提高了学校对实验室化学品安全全周期管理的效率和质量，实现了危险化学品全过程痕迹管理，不但有效降低了实验室危险化学品的安全隐患，而且方便了学校师生对化学品的采购及使用。
3.1 师生采购便捷，审批手续简化
目前，平台上已有近百家化学品供货商，1 700余万条的产品信息，校内实验室师生采购化学品不再需要四处联系供货商，只要登录平台便可查询到所需化学品，选择价格适宜的产品。师生能够像在淘宝购物一样，在线上提交采购订单，审核人员在平台上实时完成订单审批，不用师生再跑到现场提交审批材料。同样，不用师生联系，供货商就会对审批通过的订单进行确认，并将采购的化学品配送到实验室供师生使用，实现了不出实验室完成化学品采购的全过程。 3.2 采购周期大幅缩短，有效降低危险化学品存量
在日常管理中，实验室危险化学品的合理存储量是减少安全隐患、降低安全事故的重要保证。我校要求实验室对危险化学品要少量多次采购，达到减少实验室化学品储存量的目的，但原来的采购方式一直难以做到，现在通过采用化学品采购管理平台，提高了采购方式的便捷性，再加上审批环节对危险化学品采购量和余量的管控，使实验室师生能够按照学校的要求做到按需、多次、少量地采购危险化学品，有效降低了实验室的存量，减少了安全隐患。 3.3 统一财务结算，极大提高了办事效率
学校化学品采购管理平台与财务核算系统相联接，实现了从下单到报销的全流程线上处理。2019年，订单数量累计9 159笔，累计订单金额766.82万元，全年由学校实验室管理部门发起统一结算8次。由于不用师生频繁去财务处报销，减轻了师生财务报销方面的工作量，实现足不出户就能完成化学品采购和财务报销，充分体现了便利性。很多师生实现了由开始不愿意使用平台，到喜欢用平台购买化学品的转变。此外，平台的统一财务结算，也大幅降低了财务处在化学品采购方面的核算压力，减少了全年近万笔的财务核算量，提高了学校整体办事效率。
3.4 全周期数据为危险化学品精准管理提供有力支撑
通过平台的应用，学校对实验室危险化学品实现
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了全过程痕迹管理，平台记录了购买化学品的学部（院）、楼宇、存储房间、课题组、购买人、所用课题经费、订单日期、到货日期、供货商、危险化学品使用台账、危废转运等信息，并能够实时查询和分类统计。
根据平台数据，可以随时掌握哪些实验室购买了危险化学品、当前危险化学品在实验室的存量等，进而有重点、有针对性地对实验室进行检查，了解实验室存储、使用、处置等情况。如发现问题，可及时要求其整改，以便降低实验室安全风险。此外，平台数据还为学校实验室明确危险源和确认安全风险等级、动态分级分类管理提供了数据支撑。
4 结语
随着危险化学品安全工作越来越被国家和社会所重视，作为高校实验室安全管理的重点和难点，其在采购、储存、使用、处置和安全教育等环节的管理尤为重要。改变原有的管理模式，利用信息化手段建设符合我校特点的危险化学品全周期管理的信息化平台，实现危险化学品全周期在线监控及追溯安全责任，对提高实验室安全管理水平具有重要的意义。虽然高校实验室危险化学品信息化管理还有许多问题需要探讨，还需要相关制度和的完善，但通过信息化建设对实验室危险化学品进行全周期管理，将逐渐成为高校对危险化学品管理的必要方式。我校化学品采购管理平台在两年的实践应用中，不断根据学校实际管理情况进行完善，在危险化学品全周期管理方面取得了一定成效，但仍存在一些问题有待解决，如有些供货商在上传商品信息时，存在同种危险化学品品名多样、产品单位包装规格填写不准确、CAS编号缺失等问题，导致较难实现精确数据统计。在未来工作中，我们将对上述问题及相关的配套制度进行更深入的探讨和实践，以便进一步完善高校危险化学品的管理模式。
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