“特此通知”、“特此报告等_后面要不要加上“句号”
一些秘书写作教材提供的公文例文的结束语如\"特此通知\特此通告\此复\"等,有的 加了标点符号,有的没有加标点符号.笔者还特意到安徽师范大学档案馆查阅了一些公文,结 果也是这样.公文中的结束语是否使用标点符号,问题虽小但总应有一个明确的结论. 关于这个问题的两种观点第一种观点:不加标点符号.持这种观点的人认为,像\"特此通 知\"等公文中的结束语,不加标点符号是一种习惯,加上标点符号反而不美观,如公文标题和落 款之后都是不加标点符号的.第二种观点:加标点符号或不加标点符号都可以.为了弄清这个 问题,笔者专门请教了安徽师范大学文学院现代汉语教研室的蒋先生.蒋先生认为,从语言学 的角度看,公文中的结束语大都另起一行,由于不会产生歧义,因而使用或不使用标点符号都 可以.那么,公文中的结束语到底要不要加标点符号呢?笔者以为,公文的结束语之后应当使用 标点符号.=.为何要加标点符号根据笔者掌握的资料,目前还没有论着或论文对公文中的结束 语是否使用标点符号给出语言学习明确的结论.的确,这是一个容易被忽视的小问题,也是一 个看似简单却又难以说清楚的问题. 笔者认为,僻决这个问题可以借助现代汉语语法单位中的短语和句子这两个概念来加 以说明.黄伯荣,廖序东主编的《现代汉语》指出:\"短语是语义上和语法上都能搭配而没有句 调的一组词,是造句的备用单位.大多数短语可以加上句调成为句子.\"\"句子是具有一个句调, 能够表达出一个相对完整的意思的语言单位.\"①句子与短语的主要区别在于是否有句调:句 子有句调,短语没有句调.那么,公文中的结束语如\"特此通知\"等究竟是短语还是句子呢?也许 有人会说,\"结束语\"就是\"结束的短语\".这并不能说明问题.若此.\"结束语\"不也可以理解为\"结 束秘书之友&;27 年第 3 期的语句\"吗?吴新元先生将结束语明确地称为结语句:\"公文中常用' 特此某某'一类结语句\"②.这样就好理解了,既然是句子,自然要加上标点符号.对\"特此请示,请 予批复\"之类的结束语来说,由于是由两个分句构成的,\"请予批复\"之后自然要加标点符号.而 对\"特此通知\"这类结束语来说,作为公文正文的组成部分,它理应是一个单句,也应当使用标 点符号.很显然,如果公文正文中出现一个短语,反而与整个正文不相协调,给人以不伦不类的 感觉.这与公文标题和落款不使
用标点符号不是一回事.因此,对公文结束语之后的标点符号, 既不能认为加了不美观就不加,也不能认为只要不产生歧义加或不加都无所谓.笔者还注意到, 有些公文,尤其是户外张贴的\"通告\其结束语常使用黑体字,以示醒目,且不标注标点符号.这 一做法也是欠妥的.因为公文的结束语属于公文正文的内容,整个正文的字体应该保持一致.&; 国家行政机关公文格式&;对此有明确的规定. 公文中的结柬语应当使用什么标点符号公文中的结束语作为一个句子应当使用哪一 种句调呢?\"拿语气为标准,句子可以分做四种.带有陈述语气句调的是陈述句,带有疑问语气 句调的是疑问句,带有祈使语气句调的是祈使旬,带有感叹语气句调的的是感叹句.\"③《现代 汉语词典》在解释\"句子\"这一词条时有这样的说明:\"每个句子都有一定的语调(语调,有的表 述为句调,笔者注),表示陈述,疑问,祈使或感叹的语气.�6�7�6�7在书面上每个句子的末尾用句号, 问号或叹号.\"④对公文的结束语而言,在选择句调时首先可以排除的是问号,因为公文的结束 语不可能是提出问题的疑问句;其次可以排除叹号,因为公文结束语也不应当是带有浓厚感情 色彩的感叹句.公文的结束语一般不是陈述句就是祈使句.是陈述句的,如\"特此通知\"之后应 当使用句号.是祈使句的,如\"请函复\笔者认为其后还是应该使用句号.尽管《现代汉语词典》 认为祈使句\"在书面上,句末用句号或感叹号\"⑤,但对行文机关来说,无论是平行文的结束语 如\"请函复\还是上行文的结束语如\"特此请示,请予批复\在句末使用句号都比使用叹号好. 这里用的\"请\"字是礼貌用语,表达的是对主送机关的尊重,并没有也不能带有强烈的感情色彩. 如果使用叹号,那就是强烈要求主送机关复文,那样表达的就是\"请马上回复\特此请示,请尽 快予以批复\"等语气.这种带有催促甚至命令的语气显然是不适当的.即使公文的结束语是祈 使句,也要避免使用\"立即\马上\即刻\尽快\"等感情色彩浓厚的词汇,所以结束语之后使用 句号比较恰当.总之,公文中的结束语必须使用标点符号.当然,并不是所有的公文都一定要有 结束语,如,的通知,由于正文中有\"现将有关事项通知如下\"之类的过渡语,为 了避免\"通知\"的重复使用,正文后就不再使用\"特此通知\"之类的结束语了.许多基层机关在公 文写作中往往习惯于使用结束语,以起到强调作用并作为正文结束的标志.这样做是可行的, 但千万别省略了句号.
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