会议管理办法
1.范围
为改进工作作风，精简会议，缩短会议时间，控制会议规格，提高会议质量，加强会议管理，提高会议效率，根据上级有关规定，执行参考《中铁一局集团电务工程有限公司主要行政会议实施细则》和《中铁一局集团电务工程有限公司会议管理办法》，结合本公司实际，制定本办法。本办法所指的会议，包括公司及所属各部门组织的各类专业技术培训会议。各职能部门、业务部门组织的全所性不定期工作会议，以及在重要来访或外事活动过程中组织的全公司性会议及党组会议、周例会等例会。
2.职责
会议的管理部门为公司综合办公室，会议的具体会务工作由承办部门协作安排，由项目主要负责人主持相关会议，指定会议记录人员，撰写会议纪要。
3.管理规定
会议的有效组织和管理是改善办公秩序，及时传递、执行和保存办公信息，提高办公效率的一种重要手段，项目部各部门应重视对会议的组织和管理。
3.1会议召开原则
公司及各部门召开会议应遵循如下原则：
a)精简。大力压缩会议，尽量缩短会议时间，减少与会人员。逐步利用现代网络和通
信传播工具部署工作，能合并召开的会议尽可能合并召开；
b)高效。召开会议应具备必要性，注重实效，主题鲜明，准备充分；
c)务实。把工作重点放在经营、开发、管理和生产等重要部位，加强调研和督查，集中精力研究和解决实际问题，可采取现场办公会议等形式，及时协调研究解决有关问题；
d)节约。会议要厉行节约，凡涉及开支的会议应严格按照规定填写《招待烟酒领用单》(见表ZB-11)、《接待标准审批单》(见表ZB-12)，严禁铺张浪费。
3.2会议安排
3.2.1项目部例行会议均列入例会制度，要求按照例行会议规定的时间、地点和内容组织召开。
3.2.2项目部临时组织的会议，涉及项目部有关部门的，部门负责人应给予积极配合，保证会议所需材料、设备、器材、场地及时安排到位。
3.2.3项目部各部门组织的全公司性不定期会议，均须经分管公司领导批准后，提前3天报送综合办公室列入会议计划。综合办公室负责于每周星期五将各类会议统筹安排，编制会议安排表。
3.2.4会议召集部门应做好会议准备工作，将会议主持者、议题、议程、时间、地点安排报送综合办公室，由综合办公室统筹安排。
3.2.5列入会议计划的会议，如遇特殊情况需更改日期、地点或会议内容时，会议召集
部门应提前2天报送综合办公室调整会议计划。未经综合办公室同意，任何部门或个人不得随意打乱或更改正常会议计划。
3.2.6凡需要公司领导参加的会议，召集部门应提前请示分管公司领导，按分管公司领导指示办理。
3.2.7对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，综合办公室有权合并召开。对于准备不充分，或有重复性，或无多大作用的会议，综合办公室有权拒绝安排。
3.2.8不定期会议必须服从统一安排，各部门会议不应安排在全公司例会同期召开，应坚持部门会议服从全公司会议，局部服从整体的原则。
3.3 会议管理
3.3.1会议召集部门应做好充分的会前准备工作，拟定会议议程、准备会议材料、落实布置会场、做好报到签到等工作。
3.3.2会议应有专人负责记录和整理：公司党组会议由办公室负责记录，行政会议、总经理办公会议由综合办公室主任负责记录；各部门召集的全公司性专业会议由各部门派专人负责记录；全公司性的行政事务会议由综合办公室负责记录；部门会议由各部门负责记录。
3.3.3会议原始记录应由会议主持人和主要参与会议人员签字认可。
4.4会议形成决议或决定事项需要所属各部门组织职工学习、贯彻、执行或全公司职工知晓的，可编制会议纪要，及时印发各部门。
4.5会议材料的归档：各级会议的文件资料、会议记录、纪要、简报、照片、录像、领导讲话和题词等均应及时整理，按时归档。
4.6会议重要事项应实行督查督办，对落实情况进行追踪督导，并定期检查通报，提高会议效果。
3.4 会议纪律
与会人员应遵守如下纪律：
3.4.1 参加会议人到位时首先自行在会议签到表上签字。
3.4.2 参加会议人员必须按会议通知时间准时到会，无特殊情况不得迟到、早退或缺席，会议期间应将手机打到振动方式（有特殊要求的会前另行通知）；
3.4.3 参会人员若不能按时出席，需提前一个小时向会议组织部门请假；
3.4.4 会议须限时召开，无特殊情况应按时结束。发言应确定时间，紧扣主题，简明扼要，严禁偏离主题，延误会议进程；
3.4.5 会议内容如有保密事项，与会人员必须严格遵守保密纪律。
参会人员严格遵守会场秩序，养成良好的参会习惯，提前进入会场，不迟到早退；3.4.6 不随便走动，不交头接耳，认真做好会议记录以便更好的学习、传达及落实会议精神；
3.4.7 重要会议或有甲方及上级领导参加的会议，重要干部一律着正装，基层员工着
工装，以示正规和严肃；
3.4.8 会议室内严禁吸烟，要逐渐形成全公司无烟会议的良好风尚和习惯；
3.4.9 会议开始前自觉将手机调整为静音状态；
3.4.10 除有特别安排的会议外，其他会议一律按照公司领导、部门负责人、职员顺序依次排列，自觉集中、靠前入座。
3.5会议准备
3.5.1 综合办公室负责会场安排，设备准备，在会议召开前半个小时内完成；
3.5.2 办公室应配有专人打扫保洁，保持环境干净整洁，无异味，无杂物，室内保持通风。
3.5.3 公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由行政管理部提前做好投影设备连接调试工作；
3.5.4 会议之前，行政管理部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品；
3.5.5 特别重大会议应由行政管理部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：
a. 会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；
b. 会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；
c. 会议场所布置；
d. 会议服务人员的安排；
e. 会议签到；
f. 会后事项安排。
g. 会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。
