打电话的礼仪

打电话中的礼仪常识

关于打电话的礼节要求，我们可以归纳为礼貌、简洁和明了这六个字。当我们使用电话交谈时，我们不能简单地将对方视作一个 “声音”，而应看作是面对一个正在交谈的人。尤其对公关人员来说，我们面对的是组织的一名公众，如果你们是初次交往，那么，这样一次电话接触便是你给公众的第一次 “亮相”，应十分慎重。公关人员打电话时，无论是使用的语言、语气或声音等方面都要注意，用礼貌的语言、柔和的声音、亲切的语调说话，通过电话，留给对方的将是一份好感。

使用电话交谈时，要注意语言简洁和明了。电话用语要言简意赅，将自己所要讲的事用最简洁、明了的语言表达出来。在办公室打电话，要照顾到其他电话的进出，不可过久占线，更不可将办公室的电话或公共电话亭的电话用作聊天的工具，这是惹人讨厌的行为。

打电话的过程可分为 “打”和 “接”两个方面，让我们先来谈谈如何 “打电话”。如果你要给对方打一个电话，那么：

在打电话之前，请做一下准备，将你所要说的问题的要点和顺序整理一下，这样打起电话来就不会罗罗嗦嗦或者丢三拉四了。拨通电话后，应当先自报一下家门和证实一下对方的身份。你可以这么说：“您好！我是×××公司，您这儿是××工厂吗？”或者 “您好！我是××单位的王婷，您是××先生吗？”这样做，可以使双方很快明确身份，将谈话转入正题，同时也能及时纠正打错的电话。有的人接通电话后便直着嗓门喊：“喂，叫一声×××！”这样做是不礼貌的。也有的人，在电话里与对方玩 “捉迷藏”：“你猜猜我是谁？……不对，……不对，你再猜猜……。”这样做也许本意是想表示一种亲近，但效果却往往适得其反。当对方好不容易将你千呼万唤 “请出来”时，他 （她）那份接电话时的好心境也许

已被搅坏了。

如果你找的人不在，可以请接电话的人转告。这时可以先说一句：“对不起，麻烦您转告×××……”，然后将你所要转告的话告诉对方，最后，别忘了向对方道一声谢，并且问清对方的姓名。切不要 “咔嚓”一声就把电话给挂了，这样做是不礼貌的，即使你不要求对方转告，但他为你接了这只电话，你也应说一声：“谢谢，打扰你了。”如果你打的电话是要通过总机转接的，别忘了对总机小姐说一个 “请”字，“请转×××分机”，你的礼貌会使你得到礼遇的。

电话通话期间，语言要简洁明了，事情说完，道一声“再见”，便及时地挂上电话。

打电话的时间，要考虑到对方是否方便。最好在早上八时后及晚上十时前，午间一、二点钟时最好也不要打电话，特别是年长者，通常都有午休的习惯。

那么，我们应当怎样 “接电话”呢？“叮铃……”，当听到电话铃声响起时，我们应迅速起身去接，拿起听筒，若对方没有发话，你也可先自报一下家门：“您好！这儿是××公司公关部”，让对方明了你的身份。作为接话人，通话过程中，要仔细聆听对方的讲话，并及时作答，给对方以积极的反馈。

如果对方请你代传电话，应弄明白对方是谁，要找什么人，以便与接电话人联系。传呼时，请告知对方 “稍等片刻”，并迅速找人。如果不放下听筒呼喊距离较远的人，可用手轻捂话筒或按保留按钮，然后再呼喊接话人。

如果要接电话的人不在，打电话的人要求你转告的话，你应做好电话记录，记清：①打电话者的姓名、所属单位；②转告的具体内容；③是否需要回电，以及回电的号码、时

间；④对方打电话时的日期、时间。记录完毕后，最好向对方复述一遍，以免遗漏或记错。

当我们接到一只拨错的电话时，也应礼貌温和地告诉对方“您打错了”，而不要粗暴地挂上电话。对方若说 “对不起”时，你可以回答：“没关系，再见！”

通话结束时，作为接话人，一般来说，应等对方先挂上了电话后再放下话筒。