・２１６・ 管理论坛 电子档案在档案管理中的重要性 杨丽峰 （黑龙江第二技师学院，黑龙江绥化１５２０００） 摘要：我国经济发展迅猛，同时也进入了电子信息时代。面对各种各样的事情，每个企事业单位，私人企业等，都需要有一定的信息 存储。因此在信息繁多的今天，电子档案就显现出来了其重要的作用。电子档案显现出了其便捷的优点。不仅可以存储更多的信息，还可 以方便查找。同时对于电子档案的管理方式以及优缺点提出来更高的要求。 关键词：电子档案；档案管理；电子档案重要性 ３提高电子档案管理水平的建议和措施 电子档案是随着电子信息技术发展以及经济快速发展而产生 ３．１构建档案管理制度，加强电子档案安全性管理。想要充分 的一种管理方式。这种电子档案可以减少信息流失、方便信息管理。 首先就应当构建一个相对完善的档案管 能够更好的把信息整理和归纳。同时方便查找。但是我国的电子档 发挥档案管理工作的作用，进一步适应电子 案管理还是处于不完善的阶段。因此要借鉴国外的先进的电子档案 理制度，规范计算机条件下档案管理的相关步骤，在电子档案使用的过程中，存在着一定程度 的管理模式，建档方式，并且选择合适本国的电子管理的方式进行 档案管理的要求；其次，的安全性隐患，由于计算机技术的快速发展，网络技术也随着得到 学习，改进。 了巨大的发展，这样一来黑客和计算机病毒便会随时侵入档案管理 １电子档案使用的途径 一定要针对这些网络安 我国的电子档案是随着经济的发展，各行业业务的发展出现的 的计算机系统当中，所以在实际工作当中，安排专业人员定期检查档案管理网络，保证 必要趋势。因此电子档案出现是顺应趋势的。虽然电子档案是新出 全漏洞进行及时修复，进而保证电子档案管理工作的 现的管理方式，同时也体现出来了和传统方式的区别以及其独特的 网络的安全系数在一个合理的水平，优点。电子档案的用途是多样的。它可以提供拷贝、通信传输和直接 有效开展。 ３．２规范档案利用方式，防止不可挽回损失的发生。在档案使 利用三个主要用途。这三个用途主要是和现在电子档案建立和相关 用的过程中，经常会出现档案丢失或者是信息泄露等问题，为了防 事宜等体现出来的。 要求在对电子档 １．１提供拷贝。现在的电子档案建立起来，把有关的某个行业 止这些问题的再次发生，应当规范档案利用方式，相关使用者需要得到档案主管的同意，才能够对 或是企业的相关信息加以整理建档。这样更方便查找相关的信息， 案进行利用之前，甚至可以帮助企业更好的解决有关的遗留问题等。但是有时候并不 电子档案进行查询和使用。另外还应当构建一个相对完善的档案利 通过相关的网络技术加强电子档案的收集工作，对电 是所有的人都能够直接接触到信息，但是需要用信息解决问题，所 用管理制度，保证电子档案信息的实效性。 以只能去信息管理部门进行拷贝，这样才能更好的利用信息解决问 子档案进行实时更新，３．３加强档案工作人员的管理，提高档案保护意识。电子档案 题。同时在提供拷贝的过程，也要保证相关人员的拷贝资格。 １．２通信传输。电子档案解决了信息混乱，查找麻烦，不利于管 进一步提高了档案管理工作的信息化水平，因此便需要专业的人员 理等问题。这些优点可以减少人力物力和相关的经费。但是并不是 来对技术设备进行操作。而档案管理工作者也应当具有全新的现代 所有的想要用信息的有关人员都可以直接运用信息或是拷贝。尤其 化知识，同时对时代背景具有一定的了解，在电子档案的管理过程 对于远距离的工作人员来说，更适合的方式就是通信传输。这样可 中，档案工作者的素质和技能极大地影响到档案工作的质量和水 应当对相关工作者进行专业的培训，建设一批具有高素质、高技 以更方便的解决信息利用的问题。以及减少为了查找信息而耽误的 平，时间等。通信传输更加适用于远距离的工作关系。这样的通信传输 能水平的专业档案管理人员，提高档案管理工作者对于档案的保护 为了能够满足 节省了时间和人力物力，能够更好的减少公务之间的问题，更方便 意识，防止档案出现丢失或者破损等相关问题。另外，现代化的发展趋势，档案工作者还应当具有对档案信息进行分析处 解决有关问题。比如谈判需要的最新信息等。 １．３直接利用。在相关的工作人员来说，能够直接利用信息，是 理并提供比较高水平的档案查询服务的能力，进一步提高档案管理 最节省时间的一种方式。这个更好的体现了电子档案的优点以及和 工作的水平和质量。 现阶段社会处于信息化时代的前期，相关网络技术的普遍应用 有关信息建立的必要性等。直接利用，是电子档案的主要应用方式 让组织当中出现了比较多的电子档案。而电子档案在档案管理工作 之一。 中又处于一个比较高的地位，拥有不可替代的重要性。为了进一步 ２电子档案的重要性 相关工作人员应当从发展的角度分 我国的经济技术的发展了，以及各行业的飞速进步，信息量的 发挥电子档案的重要性和作用，依据组织内部的实际情况，对电子档案实施全面而有效的 扩大，都需要有一个专业的信息管理方式，因此电子档案的建立就 析问题，提高电子档案的管 应运而生了。在企事业单位和私人单位，电子档案都显现出其便捷 管理，并加强电子档案管理人员的培训和建设，的优势，管理方便，查询方便，信息对正方便，随时可以纠正等，都是 理水平，让电子档案更好地融入到档案管理工作的整体中，提高档 传统的档案无法对比的。这也更好的体现了我国的技术的进步，以 案管理的工作质量。 我国的电子档案可以作用于各行各业。帮助每一个行业整理管 及与世界相连接的技术窗口。 行业的信息等。但是电子档案不仅要求建立的比较 ２．１电子档案可以节省人力、物力。我国传统的档案需要花费 理有关的企业，也证明了我国经 大量的人力物力，需要很多人来把信息进行整理，并且按照相关的 完善，还要求有安全的保密措施。电子档案的兴起，规律把所有的档案进行归档。同时在有人需要查询的时候，还要按 济的发展和各行业的进步是飞速的。我国要学习先进的电子档案的 照字母表等固定方式，寻找到相关的地方，在逐一查找。而现在的电 管理方式，保密方式。并且要保证所有的档案能够在运用的时候及 子档案只需要输入相关的名字即可准确的找出信息档案，甚至是纸 时调用。 质的档案的位置。 参考文献 １】王红梅．浅谈如何提升学校教科研档案管理的能ｌＪｌ经营管理者， ２．２电子档案可以提高档案服务水平。我国的电子档案还处在 ［不完善的阶段。同时还有很多的问题需要改善，首先需要的是提高 ２０１１（１）． 相关的服务水平。这关系到在案能够快速立足的一步。电子档案的 【２］江微．高校科研档案管理信息化建设【Ｊ］．黑龙江科技信息，２０１０（３）． 服务水平的提高也是有关我国的服务行业提高水平的一种体现。我 【３】赵思媛．浅谈文书档案计算机管理的利弊ｆＪ】．沿海企业与科技， ０（２）． 国的电子档案的建立还是处于起步阶段，对于相关的提高服务水平 ２０１还需要向国外先进的点在档案建立方式加以学习，并选择和我国相 关的，适合的方式加以学习。
