公章使用流程 节点 节点名称 任务程序 工作标准 时限 控制目标 风险描述 控制措施 相关资料 开始 TO1：规范公章使用流程，确保公章安全、合理的使用 RO1：若没有公章使用流程规范，会出现加盖公章文件不合法性或公章随便使用，影响公司发展前景 CO1：制定公章使用流程规范，确保公章合理安全使用 A1 提出申请 申请人填写申请单并打印 1、直接加盖公章时，按照《公章签批单》要求填写，部门、使用原因，申请人姓名等信息，同时附带所要加盖公章的文件一起去审核；2、需要借出使用时，填写《印章资质借出签批单》，并按要求填写相关内容。 即时 《公章加盖申请单》、《公章借出申请单》 B2 审核 申请部门负责人/分管副总审核签字 无分管副总的直接部门负责人审核，有分管副总的需要分管副总审核 加盖公章普通文件包括：以公司名义发出的公文、公函；各类证明信、授权委托书、介绍信，未经允许不得盖空白章；审核外借申请原因的合理性，安全性 审核加盖公章文件的合理性，安全性，金额的合理性；审核外借申请原因的合理性，安全性 监查登记内容和申请单内容是否一致；公章外借后，要将申请人借章时间和预计归还时间准确通知线上行政专员 即时 RO2：若审核、审批不严格，会导致随意使用公章，导致公章加盖违法文件，影响公司正常运行 CO2：审核加盖公章文件的安全性，目的性，确保公章合理使用；审核公章借出申请原因，确保公章安全的借出 C3 审核 法务部审核需加盖公章的文件以及外借公章申请单 CEO审核加盖公章文件及公章外借申请单，若CEO不在，可授权总经理助理代审核 当加盖公章时线下公章管理员要求申请人在登记簿中登记记录；当借出公章时，线下公章管理员要在即时通中告知线上行政专员公章已外借情况 线下公章管理员核实《公章加盖申请单》是否签字，并加盖公章 即时 TO2：确保公章能够安全性，合理性的使用 D4 审核 即时 F5 登记记录 即时 公章管理员核实需加盖公章的文件是否和《公章加盖申请表》上的文件一致，查看文件的重要性 F6 加盖公章 即时 E6 发放公告 线上行政专员收到公章借出使用的通知后及时在OA系统中发放公章已借出公告 要将公章外借申请人，借章时间，预计归还时间准确通知 即时 A7 公章借出使用 申请人使用完公章以后，将公章按时归还，若需要继续使用则必须归还后再次申请 线下公章管理员将公章放置好并妥善保管，申请人签字登记确认已归还，若公章是外借归还的，那公章管理员及时通知线上行政专员公章以归还 行政专员收到信息后，及时在OA系统中发放公章已归还通知，使需要用公章的同事能及时了解公章情况 线下公章管理员将《公章加盖申请表》、《公章借出申请表》纸质版存档，同时电子版的也要存档 全体 全体、公章管理员 申请人要妥善保管公章，不得丢失，损坏；按时归还公章 即时 F8 归还登记 / 即时 E9 发放公告 / 即时 F9 存档 按照所签字的单据内容如实记录，并将纸质版单据放档案室存档 即时 备注 适用范围 发放范围 培训对象
