档案管理学 武大

第一章 绪 论

第一节 档案管理概述

 一、档案管理工作的性质和特点  二、档案管理的内容  三、档案管理的范围  四、档案管理的基本要求 一、 档案管理工作的性质和特点

 档案管理工作是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务

的一项工作。  （一）工作性质

 是国家科学文化事业的组成部分；  是部门各项管理工作的组成部分；  是文献信息管理系统的组成部分。  （二）档案管理工作的特点

 （1）档案资源积累的缓慢性——重视档案保管和保护  档案是随着人们的实践活动而逐渐积累起来的，不像图书资料大量印刷并广泛流通；  大多数档案是“孤本”，不能随意复制；  档案比一般图书更显珍贵。

唐代开元年间的档案 由辽宁省档案馆收藏的形成于公元714年的《唐代开元年间档案》（5件）是中国档案部门现存最古老的纸质公文档案

（2）档案管理过程的阶段性——在不同阶段具有不同的特点 档案的流转程序，可分为档案室阶段和档案馆两个阶段。

处于不同阶段的档案所起的作用不同，价值不同，服务对象不同，档案管理方式也存在差异。

档案在不同阶段的特点：

阶 段 保存地点 价值特点 保管期限 服务对象 半现行阶段 机关档案室 参考凭证价值 短期、长期和永久 本 机 关 非现行阶段 档 案 馆 历史文化价值 永 久 整个社会

（3）档案管理活动对档案形成者的依附性——客观上了档案交流 档案是在形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史，以及其观点、经验和成果，包含了与形成者利益密切相关的事实和数据。来源原则是这一特点的充分体现。 （4）档案管理工作对社会的相对封闭性——造成档案保管和利用的矛盾 档案直接关系到形成者的切身利益，关系到，因此，许多国家都实行封闭期制度。 封闭期是指从档案形成到开放之间的期限。

 二、档案管理的内容  包括两个方面：

（一）档案资源管理，也称档案实体管理。包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等档案业务工作内容。

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（二）档案信息组织，对档案中所包含的信息的管理。是指对档案中所包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发利用。

 三、档案管理的范围

不同种类的档案构成了档案管理的不同方面。 （1）按档案内容：分为普通档案和专门档案。

普通档案：文书档案。包括党务、政务、机关事务档案； 专门档案：在一定专业领域或专门业务活动中形成的、反映特定的业务活动内容的专用文件材料。

 （2）按档案的载体形式：分为一般档案、特种档案  一般档案：以文字为表述形式的纸质档案；

 特种档案：以图像声音等非文字手段为表述形式的非纸质档案，包括古代的甲骨、

金石、竹木档案，以及现代的声像、缩微、数字档案。

– 特种档案的制成材料、载体和信息存贮方式都不同于普通档案

3）按形成单位：分为公务档案和私人档案。

公务档案：国家机关、社会团体、企事业单位在行政管理、生产建设、科研活动中形成的档案。

私人档案：各行各业著名人物在其个人历史活动中形成的档案，包括家谱、族谱、手稿、书信、日记、照片及反映其生平事迹的传记材料。

 （4）按形成时期：分为古代档案、近代档案、现代档案三种。  古代档案：1840年以前历代形成的档案

 近代档案：自1840年至1949年中华人民共和国成立以前形成的档案  现代档案：中华人民共和国建国以后形成的档案  三、档案管理的基本要求

1、完整性要求 2、安全性要求 3、科学性要求 4、规范性要求 5、经济性要求 6、现代化要求

第二节 全宗理论

 一、全宗的含义及类型

 二、立档单位的构成条件与全宗划分原则  三、立档单位的变化对组织全宗划分的影响  四、全宗理论的适用范围  五、全宗理论的发展

 六、我国关于全宗理论的探讨  一、全宗的含义及类型  （一）全宗的含义

 全宗是在社会实践中形成的具有有机联系的档案集合体。  （1）全宗是一个有机整体。

 （2）全宗是在一定的历史活动中形成的。

 （3）全宗是以一定的社会单位或社会活动项目为基础构成的。  （4）全宗是档案的基本管理单位。 （二）全宗的类型

（1）按形成者，分为组织全宗、个人全宗、项目全宗。

组织全宗：一个能行使职权的社会组织（国家机关、企事业单位、社会团体等）在其活动中形成的档案整体；

个人全宗：社会著名人物在其活动中形成的档案整体；

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项目全宗：在某一项活动中形成的档案集合体。

（2）按形成方式，分为全宗、联合全宗、汇集全宗、档案汇集。 全宗：一个全宗形成者（立档单位）形成的档案集合体；

联合全宗：两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一管理的档案集合体； 汇集全宗：按一定特征组成的，档案数量很少或残缺不全的若干全宗的集合体； 档案汇集：由不同立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案混合体。

 例如:

 “某省手工业局、手工业联社联合全宗”  “国动系统汇集全宗”

 “国民东北地区铁路交通部门汇集全宗”  “国民中国驻外使领馆档案汇集”  “国民各银行档案汇集”

二、立档单位的构成条件与全宗划分原则

 （一）立档单位的构成条件

 长期以来，组织是构成立档单位的主体，人们通常将一个社会组织的全部档案作为

一个全宗。随着现代档案工作领域的扩展，以是否属于同一个形成单位为唯一标准来区分全宗，不能完全解决新出现的问题。项目全宗、个人全宗的出现是传统全宗理论的发展。

 与全宗的类型相对应，组织立档单位、个人立档单位、项目立档单位各有其立档条

件。

（1）组织立档单位的构成条件

执行了相对的社会职能，以自己的名义对外行文。简言之，要有的人事任免权、行文权、财权，一般还具有法人资格。 （2）个人立档单位的构成条件 当一个人执行了一种相对、比较重要的社会职能，并积累了足够数量的以自己名义署名的文件时，才有资格构成立档单位。 （3）项目立档单位的构成条件

项目在本专业领域或一定范围内自成体系并具有相当规模，围绕该项目而产生的档案文件具有相当数量。

 项目立档单位与组织立档单位是交叉的。为了避免档案分散和不必要的重复，需明

确项目全宗和组织全宗各自的范围及界线。

 综合性档案馆为了全面反映国家和地区的社会实践活动，应以组织全宗为主；  专门档案馆以反映本专业概况和专业技术的发展和变化为目的，应以项目全宗为主；  不止一个单位参加的科技、生产和工程项目，可设置临时机构立档单位，或将该项

目档案归入其牵头单位或主管部门的全宗中去。

（二）全宗划分的原则

（1）性：构成全宗的单位必须具备相对的社会职能。

（2）关联性：构成一个全宗的档案之间必须具有内在的密切联系。不能人为地、随意地分合。

（3）方便性：为了保管和利用的方便，全宗的规模一般应控制在一定范围内。

（4）一致性：对于相同类型立档单位或档案，其全宗划分要保持一致，划分标准应统一。 三、立档单位变化对组织全宗划分影响

组织立档单位的变化有两种情况：根本性变化、基本职能的变化。

（一）所谓根本性变化是指立档单位的政治性质、生产关系性质上的变化。在发生根本性变

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化时，各个历史时期的不同政权、建国前后的机关、官僚资本主义企业与社会主义国营企业的档案，各自构成全宗。 （2）单位基本职能变化的影响

新成立单位符合立档单位条件的，其档案构成新的全宗； 由若干撤销单位合并成一新的立档单位，分别构成全宗； 从某一单位分离出去的单位，其档案构成新的全宗；

原为一单位，后改为一单位的内部组织机构，改变前为一全宗，改变后是另一全宗的组成部分；

临时机构一般应纳入其主管单位档案全宗。但临时机构执行的是的社会职能，为期时间长，档案数量多，可单独构成全宗。 四、全宗理论的适用范围

（1）在收集工作中的应用。机关档案室的归档工作要求遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系；档案馆对档案的接收要求保持全宗的完整性，一全宗的档案作为一整体统一进馆，不得随意分散；

（2）在整理工作中的应用。在档案整理工作中，一个全宗的档案作为一个整体，进行系统化整理、分类和排列，档案管理的完整性、系统性得到体现； back

（3）在鉴定工作中的应用。档案鉴定以全宗为基础来权衡全宗内案卷和文件的价值，若离开全宗孤立地鉴别一份文件，则难以判定其价。

（4）在保管和统计中的应用。全宗是档案保管和统计的重要单位。

（5）在编目工作中的应用。许多档案检索工具都是以全宗为对象编制的。

（6）在基础工作中产生的全宗理论不可避免地利用工作产生影响，如阅览室调卷、档案展览、档案编研等都离不开全宗。 五、全宗理论的发展

1、档案管理最初采用的是事由原则，即以档案文件内容来整理组织档案，随着档案数量和种类的增加，来源原则逐渐取代了事由原则。 2、来源原则的表现形式是“全宗理论”。

3、全宗理论的发端——法国最先提出“尊重全宗原则”（1841年）。

4、在法国“尊重全宗原则”基础上，普鲁士提出了“登记室原则”（1881年）。 5、荷兰档案学家谬勒、裴斯、福罗英于18年发表《档案的管理和整理手册》（又称《荷兰手册》），从理论上论证了来源原则。 back

20世纪以来，来源原则进入广泛传播和发展时期：

英国：20世纪20年代提出了“档案组合”（Archive Group）； 美国：20世纪30—40年代提出了“文件组合”（Record Group）；

苏联：20世纪20—30年代提出了“国家统一档案全宗”概念，后俄罗斯使用“俄联邦档案全宗”概念。并在其2004年档案事业法中规定，档案全宗是“相互之间具有历史联系或逻辑联系的档案文件的总和”。这意味着非同一来源而在内容上具有逻辑联系的档案文件集合体也可构成全宗。

德国：布伦内克对来源原则的修正：提出“自由来源”原则，在整理档案时要兼顾“来源”和“事由”。

六、我国关于全宗理论的探讨

问题一：档案数量剧增，全宗规模过大，若拆分全宗 ，则违背了同一全宗档案不可分散的原则；

问题二：科技档案等专门档案怎样按全宗原则管理；

问题三：档案馆类型增多，出现综合性档案馆和专门档案馆之间馆藏接收范围的交叉问题，

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以及全宗的归属问题；

问题四：社会经济、国家机构改革给全宗划分造成困难和混乱；

问题五：计算机技术更加广泛和深入地渗透到档案管理中，电子文件的大量产生，对全宗理论的挑战。

 我国学者关于全宗理论的观点  （1）关于全宗概念

 三种观点：“主体决定说” “过程决定说” “全宗集合说”

 （2）关于全宗分类

 三种分类方法：主体全宗、客体全宗 理论全宗、实体全宗 机关全宗、档案馆全宗 （3）关于全宗的构成条件

在3个基本构成条件：行文权、人事任免权、财权的基础上，增加一个条件：有无法人资格 （4）关于全宗理论的实质

来源联系？有机联系？

须根据档案形成规律，既按照来源联系又按照逻辑联系来构成全宗。

在特定情况下，为了保持文件之间的有机联系，可突破单一的来源原则范畴，按照逻辑联系来构成全宗。对不同形成规律的档案采用不同的管理方法，体现了全宗理论的实质。 讨论题

如何全面认识和理解全宗理论?

全宗理论最先是由哪个国家首先提出的? 全宗的基本含义？

全宗是依据什么来组成的?

全宗理论为什么能取代事由原则成为占据主导地位的档案管理理论？ 事由原则适用于何种档案的组织？

传统的全宗理论在当代有何突破和发展? 案例分析：

在某市的一项大型基建活动中，该市的规划局、建设局、某设计院、某大型建筑公司等参与其中，请问在该项目建设过程中形成的档案应如何按全宗理论进行管理？

第三节 档案管理工作的发展与档案管理系统

一、现代档案的特点

• 数量激增，种类多样 • 来源广泛，内容繁杂 • 载体形式多样化

• 社会对档案的需求增加

二、档案管理工作的发展 1、档案业务工作复杂化

不同门类、不同载体的档案有不同特点，无法采用通用的方法。使档案管理、保管和利用工作复杂化。

2、档案服务方式多样化

服务范围、服务对象扩展，由被动服务转向主动服务

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3、档案管理手段现代化

计算机技术、缩微技术、复制技术、视听技术、网络技术等现代技术手段得到应用 4、档案管理方法科学化 三、档案管理系统 档案管理系统及其性质

系统：同类事物组成的整体 档案管理系统，是指为满足利用者需要而建立的，收集和存贮档案材料及经过加工的档案信息，并通过一定的技术装备与技术手段，实现档案管理和信息传递功能的相对的有机整体。

档案管理系统的构成要素：系统目标、档案资源、 设备、方法和功能。 档案管理系统具有开放性、主观能动性（自我调整和优化）、与其他信息系统的关联性等特点。

档案管理系统的结构和功能

输入子系统：收集和鉴选档案。

存贮加工子系统：对档案信息进行揭示、加工与组织，进行系统整理，便于检索和利用。 输出子系统：以借阅、检索、咨询等方式向社会提供档案信息服务。 反馈子系统：通过统计和用户研究等方式掌握系统运行及用户需求状况，使档案管理系统不断完善和优化。

档案管理系统 输 入 子 系 统 收集 存 贮 鉴定 加 筛选 工 子 整理 保管 编目 编研 输 出 借阅 反 馈 统计 用户 检索 子 子 系 报导 系 统 统

档案管理系统的优化控制： 统一规划，整体协调。

通过系统标准化提高其工作效率。

引进先进技术和设备，提高其自动化水平。 科学地评价现有系统。 保持与外界的联系和沟通。

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通过对档案管理系统的优化控制，可以使档案管理系统达到结构合理、运行可靠、技术先进、经济合算、效率提高的理想效果。从而将档案管理纳入系统管理的科学轨道。 复习题

一、档案管理工作有何特点？二、档案管理包括哪两个方面内容？三、档案管理的范围？ 四、全宗理论的基本含义及实质？五、档案管理系统的基本构成及功能？

第二章 档案资源管理

 档案资源管理，也称档案实体管理，是对档案资源进行有计划的收集、整理和鉴选，

建立科学合理的馆藏体系，以满足社会需要的活动。

第一节 档案的收集

一、档案资源状况与档案的流向 二、档案收集工作的内容和要求 三、归档制度

四、档案馆对档案的收集

一、档案资源状况与档案的流向 （一）档案资源状况

• 馆藏数量不足；内容单一；种类不全；时间跨度短；结构不合理；质量得不

到保证。

• 在档案资源结构方面，存在“三多三少”的现象：

 普通档案多，专门档案少；  一般档案多，特种档案少；  现代档案多，历史档案少；  此外，私人档案缺乏国家控制。

（二）原因分析

长期以自给自足的小农经济为主，工业经济不发达，了档案的产生能力； • 近代以来战事频繁，档案损毁严重，致使遗留至今的档案很少。 • 十年使档案遭到破坏；

• 档案馆收集档案的范围侧重于文书档案，而忽视了对他种类档案的收集； • 对进馆档案没有进行严格控制，影响了档案的质量。

（三）档案的基本流向

文书部门立卷归档→本机关档案室→归口档案馆 《档案馆工作通则》、《各级国家档案馆收集档案范围的规定》，各级各类档案馆收集档案的总的范围如下表所示： 档案馆 级别 接收范围 进馆档案保 管期限 机关类型 级 省级 省辖市 专门性 本级机关 本级机关 本级机关 专业对口 永久 永久 永久长期 永久长期 现行撤销 现行撤销 现行撤销 现行撤销 - 7 -

企事业 本单位 永久长期 二、档案收集工作的内容和要求

档案收集工作，是按法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，集中到各级各类档案保管机构。 （一）档案收集工作的内容

（1）对本单位需要归档文件的接收工作；

（2）对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作； （3）对历史档案的接收和征集工作。 （二）档案收集工作的要求

1、丰富和优化馆藏 要求：数量充足、质量优化、成分充实、结构合理

2、加强馆（室）外调查和指导 了解立档单位的历史、建档情况，全宗调查 3、推行入馆档案质量的标准化 案卷验收标准、封面及卷内格式和内容标准等 4、保持全宗和全宗群的不可分散性 三、归档制度

归档是指各机关的文书部门或业务部门将其在工作活动中产生的文件材料处理完毕后整理立卷，定期移交给档案室集中保存。

在我国，归档通过《档案法》及其他法规性文件确立为一项通行的制度，称为归档制度。 归档制度包括三个方面：归档范围、归档时间、归档文件和案卷的质量要求。

建立和健全归档制度非常重要，它是档案收集工作的基石，是积累国家档案财富的重要保证。

（一）归档范围

原则上，凡是反映本单位工作活动，具有保存价值的各种文件，包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的各种形式和载体的文件，均属归档范围。

归档文件材料，从来源上看，大体包括四个部分：上级机关、本机关、同级机关、下级机关的文件材料。

注意：除了正件以外，还应包括附件；文书档案与科技档案分别归档；除了办理完毕的文件以外，还包括已经办理但无结果的文件；有关刊物、简报和图书一般不立卷归档。 （二）归档时间

归档时间是指文书处理部门或业务部门将需归档的文件材料向档案室移交的时间。 办理完毕的文件，一般应在第二年内由文书部门整理后向档案室归档。 科技文件材料应根据其形成规律和满足其工作需要，灵活确立其归档时间，一般可分为“随时”和“定时”两种。

（三）归档文件和案卷的质量要求

总体要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 具体要求：

1、应归档的文件材料要收集齐全，并按文件之间的历史联系进行分类整理、立卷。 2、注意区分文件价值，将永久、长期、短期保存的文件分开立卷。

3、归档案卷在技术加工方面：卷内文件排列要系统，并按排列顺序编号，案卷标题规范。

4、向档案室移交的所有案卷应系统排列，并编定案卷顺序号和数份案卷目录。 四、档案馆对档案的收集

（一）接收——档案馆收集档案的最主要方式

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指通过例行制度和手续，将符合本馆收藏范围的 一定机构的档案集中进馆。 1、现行单位档案的接收

（1）档案馆接收现行单位档案的期限（现行单位向档案馆移交档案的期限） 级、省级、设区的市级国家档案馆：档案自形成之日起在本机关保存20年 县级：档案自形成之日起在本机关保存10年 （2）接收方法 逐年接收、定期接收 （3）接收要求

• 现行单位在实际移交档案前，应与档案馆联系，双方商定接收日期；

• 进馆档案应保持全宗的完整性，一单位的全部档案应作为一个整体，统一归

入一个档案馆，不得任意分散；

• 规定移交的档案，应由有关单位收集齐全，按照规定整理好，正确划分保管

期限；

• 与档案有关的资料、立档单位的全宗介绍等检索工具，应随同档案一并归档。

2、撤销单位档案的接收

撤销单位档案的接收方法与现行单位档案的接收相同，但应注意以下几个问题： （1）由撤销单位负责组织人力，整理好档案，然后再向有关档案馆移交。

（2）撤销单位原全宗不得分散。撤销单位的业务分别划归几个单位的，其档案材料不得随之分散，仍作为原单位档案的一部分，按全宗整体移交档案，或由其中的一个单位完整地代管。

（3）代管单位须对档案负完全责任，并承担原撤销单位向档案馆移交档案应负责的全部工作。

（4）单位撤销或合并时，如有尚未处理完毕的文件，应移交给接管单位继续处理，并作为新单位档案加以保存。

3、对保存在各部门的历史档案的接收

（1）保存在一般现行机关的历史档案，基本上可以按照接收现行机关和撤销单位档案同样的办法处理；

（2）某些档案与图书、文物具有双重性或多重性，一些图书馆、博物馆、纪念馆等文化部门所保存的文物、资料同时是档案的，可以按照法律和行规的规定，由上述单位自行管理。档案馆应与上述单位互通有无，搞好协作。

（3）许多通过考古发掘出来的古代档案和文件，如甲骨、金石、玉帛、简牍等，具有档案和文物的双重性，保存在文物部门的由其依法自行管理，保存在档案馆的则应继续妥善保管。

（二）征集历史档案

指档案馆对应该由其保管，但由于种种原因散失在社会上的历史档案进行收集。 具体包括无偿征集、有偿征集、征收、征购等方式。

• 无偿征集 ：无偿捐赠、捐献。

• 有偿征集：补偿性、奖励性的捐赠或捐献。

• 征收、征购：档案馆依法采取强制性手段强行征集进馆。 • 对保存在个人手中的历史档案的征集

由于历史造成的复杂原因，大批历史档案散失在不 同的人群之中，包括老同志、文物爱好者、古董商人、曾经在旧政权任职的官吏、职员及其继承人等。

• 对少数民族地区历史档案的征集

• 建国前少数民族地方政权、士官、个人和历代封建王朝统治者在社

会历史发展过程中直接形成的，反映少数民族政治、历史、宗教、

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经济、军事、天文、历法、医药、教育、文艺、哲学、伦理和民俗等各方面情况，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

· 应了解不同少数民族地区在文字、内容形式、保存地点上的特点，

区别对待。如：

➢ 云南丽江纳西族东巴历史档案

➢ 是用纳西族古老的东巴文字记载的宗教典籍，被誉为“古代纳西族的

百科全书”。

➢ 东巴文是世界上唯一的图画向象形过渡的文字，也是世界上唯一还

在使用的“活着的文字”。

➢ 东巴古籍文献被列入《世界记忆遗产名录》

• 应正确贯彻国家的民族、和宗教

（三）接受捐赠

• 对所有权不属于国家的私人档案，在个人自愿的基础上接受无偿捐赠。 • 一般而言，档案馆接收捐赠的大多数为著名人物的档案，以及部分私营企

业档案。捐赠者可以优先利用其捐赠的档案。 • 根据《档案法》16条的规定，应予以奖励。

（四）购买

• 指档案馆将所有权归个人所有，属本馆馆藏范围而其所有者又不愿意无偿

捐赠的档案购入馆内。

• 国家档案馆对私人档案具有优先购买权。

（五）寄存

• 指将集体或个人所有的具有国家意义的档案，在集体或个人无力保管时，

暂时寄放在档案馆内。

• 包括个人形成的，民营、中外合作、合作企业形成的档案。

（六）交换

• 同其他档案馆或有关部门建立档案交换关系。

讨论题：①我国私人档案的管理问题。②什么是私人档案？③国外对私人档案采取的管理方式有哪些？④我国私人档案管理现状？⑤你认为应如何有效开展我国私人档案的管理？

第二节 档案的整理

一、档案整理工作的内容 二、全宗的组织与编号 三、全宗内档案的分类 四、案卷的编立、排列与案卷目录 五、档号 六、档案整理改革 一、档案整理工作的内容 （1）全宗的组织及排列；（2）全宗内档案的分类；（3）案卷的编立和排列；（4）案卷目录的编制

这也是档案整理工作的基本程序。但在实际工作中，并非一一进行，具体存在三种情况。 （1）在正规工作条件下，档案室和档案馆接收的是已经整理好的案卷。所以，它们的工作主要是在更大范围内进一步系统整理，如全宗和案卷的排列、案卷目录的加工等。 （2）对整理不善的档案进行局部调整。

（3）对零散档案的整理。在这种情况下，须进行全过程的整理工作。 二、全宗的组织与编号

（一）全宗的组织——全宗群

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我国一般按照全宗群来组织全宗。

1、全宗群是指某些具有历史联系的全宗的群体。

2、全宗群的划分：以立档单位的存在时期、地区和职能性质为标准，根据馆藏的特点，按其横向或纵向的联系划分和组建全宗群。 如：“新中国建国后的某地区系统全宗群” “战争时期党政机关全宗群”

3、全宗群的特点：它的组合方法及其时空范围，具有相对的多样性和灵活性。

全宗群不像全宗那样界线分明，由于全宗之间的关系具有和立体的特点，全宗群也有多种不同的划分标准和组合形式。

如：战争时期同一地区党政机关的全宗，可以划分为一个全宗群；也可分为“党群”、“”机关两个不同的全宗群；机关的全宗，也可分为“农林”、“工交”系统等若干全宗群；“工交”系统的若干全宗，还可按“工业”、“交通运输”等系统，各自构成全宗群。

4、全宗群的使用

（1）全宗群在档案管理中是一种指导原则，不是对档案具体进行整理、编目和统计的一个固定的实体单位。

（2）全宗群和全宗编号、全宗在库房内的排列，有一定的相关性，但不存在固定的因果关系。

（3）全宗群原则在档案收集、整理、鉴定工作的组织，档案目录、指南和档案资料的编辑，以及提供利用服务等许多方面，都有不同体现和要求。应注意在整体档案管理中全面发挥全宗群的组织作用。 （二）全宗的编号 1、全宗编号规则

（1）考虑馆藏全宗的特点及管理的方便，根据全宗的类型和数量合理编号； （2）全宗号力求简洁易记，方便实用； （3）具有稳定性； （4）具有扩展性；

（5）具有唯一性，便于统计和检索。 2、全宗编号方法

（1）流水编号法：按全宗进馆的先后顺序编号，适用于全宗量不大，全宗类型较单一。 （2）分类编号法：对全宗先进行一定的分类或分组，再编号。即在全宗群基础上编号。 全宗编号顺序与全宗在库房内的实际排列顺序有时一致，有时不一致。 全宗的排列可按全宗号顺序排，也可按全宗群来排列。全宗的排列方法和顺序对全宗编号无决定性影响。

三、全宗内档案的分类 （一）分类要求

1、档案类目和档案材料的划分应该具有客观性； 2、档案分类体系应该具有逻辑性； 3、全宗内档案的分类应该注重实用性； 4、全宗内档案分类应该具有思想性。 （二）分类的一般方法 1、时间分类：年度、时期

2、来源分类：组织机构、作者、通讯者 3、内容分类：问题、实物、地理

4、形式分类：文件种类、文件载体形态、文件形状规格 （三）组织全宗内档案的分类

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最常用的三种分类方法：年度分类法、组织机构分类法、问题分类法 1、年度分类法：根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成各个类别。 按年度分类，可以反映一个立档单位每年的工作特点和逐年发展变化的情况。同时与文书处理工作制度吻合，以年度为单位立卷和移交，自然将档案划分成了各种类别。 注意：根据文件的准确日期归入相应年度。 2、组织机构分类法

根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位内部组织机构将全宗内档案分成各个类别。

一般以单位内第一层机构分类，需要时可分到第二层机构。机构名为类名。 3、问题分类法

也称事由分类法，能够保持档案在内容方面的联系，比较突出反映一立档单位主要工作活动面貌，便于按专题查找和利用档案。

注意：对问题分类法的使用应该慎重，不要轻易打乱组织机构而先按问题分类。一般在不可能或不适于按组织机构分类，或者每个机构内文件相当多需要再分属类的情况下，才采用问题分类法。

4、复式分类法（联合分类法）

在实际工作中，单纯采用一种分类法的情况很少，一般将两种分类法结合使用，构成以下4种复式分类法。

（1）年度—组织机构分类法：适用于立档单位内部机构不复杂的全宗。 如：1985年 组织部 宣传部 外联部 （2）组织机构—年度分类法

首先把全宗内档案按组织机构分开，然后在组织机构下面再分年度。

适用于立档单位的内部组织机构多年一直固定，或者在比较稳定的基础上有所调整的全宗。一般多用于撤销机关档案和历史档案。

如： 1980年 1981年 1982 年 （3）年度—问题分类法

先把全宗内档案按年度分开后，在年度下面再分问题。 多用于组织机构变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，或者没有内部组织机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。

如：1980年 综合类 人事机构类 农林水利类 （4）问题—年度分类法

先把全宗内档案按问题分开，在每个问题下面再分年度。 多适用于撤销机关档案和历史档案。 如：综合类 1949年 1950年 ……

企业改造类 1949年 1950年 …… 5、多种门类档案的综合分类

机关的综合档案室对本机关各种门类、各种载体的档案实行统一管理，需要对所有的档案进行综合分类。主要有3种方法： （1）门类分类法

门类分类法基本上保持原来档案门类的划分，将全部档案分为文书档案、科技档案、人事档案、会计档案等若干门类。并给出门类代字或代号。

优点：符合档案形成的规律，与文书档案、会计档案等按年立卷归档的制度相吻合。 （2）组织机构分类法

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组织机构分类法打破原来档案门类的划分，将机关全部档案按照形成机构进行分类，每一个组织机构形成的各种门类、各种载体的档案均为一类。在类内再按文件的特征分别立卷编号。

优点：保持一个组织机构全部档案的完整，档案归类简便明确。

注意：对于一个组织机构形成的不同门类、不同规格、不同载体形式的档案要分别组卷。 （3）职能分类法

职能分类法打破原来档案门类的划分，将机关全部档案按其内容所涉及的职能分工进行分类，反映每一项职能活动的档案，不论其载体、门类如何均为一大类。（P130）

优点：可以集中反映同一职能活动、同一方面内容的全部档案，并保持其间的内容联系。 注意：类目应符合实际需要，并合乎分类的逻辑规则；遵循各类档案的形成规律；对同一类目中不同种类、不同载体的档案要采取灵活多样的立卷方法。 （四）个人全宗内档案的分类

1、生平传记材料； 2、创作材料； 3、个人书信； 4、公务活动材料； 5、经济材料；6、亲属材料； 7、评价材料； 8、音像材料； 9、其他材料。 （五）项目全宗内档案的分类

项目全宗内档案分类一般按时间和内容标准。 工程项目：按工程的不同阶段分类 生产项目：按产品型号分类 科研项目：按专题分类 基建项目：按阶段分类

四、案卷的编立、排列与案卷目录 （一）案卷的编立（立卷）

全宗的文件分类以后，在各类内将具有一定联系的单份文件组合成一个或几个数量适中的保管单位，称“案卷”或“保管单位”，将单份文件编立成案卷的过程，称为“立卷”，或“组卷”。

立卷工作的内容：组成案卷单位，拟写案卷标题，卷内文件的排列与编号，填写卷内文件目录与备考表，案卷封面的编目与案卷的封装。 1、立卷方法

（1）按问题立卷； （2）按作者立卷； （3）按文种立卷； （4）按时间立卷； （5）按地区立卷； （6）按收发文机关立卷 2、卷内文件排列和编号

卷内文件可按时间、问题、地区、作者、收发文机关、文种、文件的重要程度、所涉及人物的姓氏笔画等方法排列。

注意：保持问文与复文、正文与附件、同一文件不同稿本之间不可分离的联系。 卷内文件排好后，应按统一方法编上页码，以固定次序。 3、填写卷内文件目录和备考表。 卷内文件目录置于卷首。

卷内备考表放在卷尾，也称“卷末备考表”，用于登记卷内文件的基本状况，便于管理人员和利用者了解案卷的有关情况。（具体样式见P141～P143） 4、案卷封面编目和案卷封装 案卷封面项目

（1）全宗名称 （2）类目名称 （3）案卷题名 （4）卷内文件起止时间 （5）保管期限 （6）总件数 （7）总页数 （8）归档号 （9）档号 （二）案卷的排列与编号

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案卷排列的一般方法：

（1）按照案卷所反映的工作上的联系排列； （2）按照案卷内容所反映的一定问题排列； （3）按照案卷所属的起止日期（时间）排列；

（4）按文件作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列；

（5）人事档案、信访等按人头立成的案卷，还可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。

案卷排列完毕后，按照排列次序编案卷号。 （三）案卷目录

案卷目录是案卷名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。 案卷目录的基本类型有两种：

（1）一个全宗编制一个综合性的案卷目录 （2）在全宗内编制分册案卷目录，包括

以全宗内档案分类的类别为单位编制若干案卷目录； 按保管期限编制案卷目录； 按保管期限结合分类方案编制案卷目录（P152）; 按机密程度编制案卷目录。 （3）案卷目录的结构

封皮、目次、序言或说明、简称表、案卷目录表、备考表（P154～155） （4）案卷目录编号

一个全宗内如果有若干案卷目录，则必须以全宗为单位编定各本目录的顺序号，称为“案卷目录号”或简称为“目录号”。可实行流水编号，也可按类编号。 五、档号

档号是档案整理过程中形成的档案的编号，是全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号和卷内文件件号、页号的总称。 全宗号：档案馆指定给每个全宗的代码 案卷目录号：全宗内每本案卷目录的代码 类别号：馆（室）藏档案类目的代码

项目号：产品、工程、课题、设备等的代字或代号 案卷号：档案馆（室）内案卷排列的顺序号 件号：案卷内文件的顺序号 页号：案卷内每页的顺序号 档号的功能

（1）固定档案的排列次序，反映档案的整理体系和物理位置。

（2）档号的设置，使馆藏档案达到个别化、次第化，便于档案的检索和利用。 （3）便于档案的保管和统计。

（4）档号将档案实体结构体系用代码方式表现出来，有利于计算机自动处理档案信息，便于档案的现代化管理。 档号的结构和编制要求

结构：全宗号-案卷目录号-案卷号-件或页号 全宗号-类别号-案卷号-件或页号 编制要求：

（1）唯一性。一个编号对象只能对应一个号码，一个代码只表示一个编号对象。 （2）合理性。档号结构必须与馆（室）藏档案的整理分类体系相适应。 （3）稳定性。 （4）简明性。

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（5）可延性。

六、 档案整理改革 《归档文件整理规则》（DA/T22—2000） 2000年12月6日，国家档案局发布

宗旨：“简化整理、深化检索”

内容重点：倡导文件级整理理念，改“卷”为“件”，简化归档文件的整理工作内容。

意义：结合计算机档案管理和手工管理的需要，以及文件形成者和档案馆的管理需要，为档案管理创新，以及电子文件的规范化管理奠定了良好基础。 （一）归档文件的整理要求

1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系

档案应按照不同年度、不同机构或问题等方面的特征集中。 2、区分不同价值

划分归档文件的保管期限，对价值大、保管期限长的归档文件，实行重点整理和保管；对价值小，保管期限短的归档文件，根据管理条件区别对待。体现了“档案分级管理”思想。 3、便于保管和利用

体现了档案文件整理工作的根本目的。

（二）归档文件整理工作的基本内容（P171~P180） 1、装订 2、分类 3、排列 4、编号 5、编目 6、装盒

 思考题：

 1、档案整理的基本流程？

 2、列举并说明几种档案分类方法的适用情况？  3、以件为单位的档案整理方法的优缺点？  4、档案立卷是否不再需要？ 第三节

档案的鉴定

一、档案鉴定工作的内容与意义 二、档案鉴定工作的原则

三、鉴定档案价值的依据与标准 四、档案保管期限表 五、馆藏体系的优化

一、档案鉴定工作的内容与意义

档案鉴定，是按一定的原则、标准和方法，分析和判定档案的价值，决定档案是否需要保存及其保存期限的一项档案业务工作。 （一）档案鉴定工作的内容

档案的鉴定一般分馆外鉴定、进馆鉴定、馆内鉴定三个阶段进行，每个阶段有不同工作内容。

1馆外鉴定 立卷鉴定

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1 档案室鉴定

2进馆鉴定 对移交档案筛选 1

3馆内鉴定 定期鉴定 期满鉴定 开放鉴定 销毁鉴定 （二）档案鉴定工作的意义 1、有利于去粗取精，精炼馆藏

2、提高管理效益，充分发挥档案的价值

3、档案鉴定关系档案存毁，是一项难度较大的业务工作。 4、有利于在紧急情况下抢救珍贵档案 二、档案鉴定工作的原则

基本原则：从党和国家的根本利益出发，用全面的、历史的、发展的观点鉴定档案价值。 1、全面的观点

（1）将档案自身的特点和社会利用需要结合起来，全面评价档案的价值； （2）全面分析档案各方面的特征（内容、来源、形成时间、文种等）； （3）从全宗整体而非孤立地鉴定单份档案文件的价值；

（3）全面分析和预测社会利用的需要（长远需要、近期需要） 2、历史的观点

根据档案形成的时代背景、历史条件，结合档案的内容和形式，以及档案之间的关系，客观分析档案的价值。 3、发展的观点

随着社会发展和时间推移，档案自身状况和社会利用需要都会发生变化，档案的价值也随之变化。

要远瞻社会利用需要的动态性，用发展的眼光预测档案的未来价值。 三、鉴定档案价值的依据与标准

档案的保存价值取决于档案自身特点和社会利用需要两方面因素。具体依据和标准包括： 1、档案的内容：重要性、独特性、时效性和真实性对档案价值影响较大。 在内容上，价值较大的档案一般包括：

（1）反映立档单位主要职能活动和基本历史面貌的档案； （2）反映社会历史发展方向的档案； （3）反映国家方针的档案；

（4）反映社会各阶层劳动条件和生活状况的档案；

（5）反映某些基本情况，能说明和证实某种事实的档案。 2、档案的来源

档案的来源指档案形成者（立档单位）和作者。

（1）地位较高的档案形成者和作者，其档案价值较大，反之，地位较低的档案形成者和作者，其档案价值就较小。

（2）机关在鉴定档案价值时，要区分不同的作者。通常情况下，有隶属关系机关的来文比非隶属机关的来文更重要。

（3）本机关制成的文件中，具体撰写者、制发机构也对档案价值产生影响。机关重要职能部门的文件比一般事务机构、后勤及某些辅助性机构形成文件要相对重要。 3、档案的形成时间

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（1）一般来说，形成年代越久远的档案，价值就越大；

我国目前保存的“明清”历史档案和历史档案一般是不销毁的。

（2）重要历史时期产生的档案，价值相对较大。如新中国成立初期，“文化大”时期形成的档案文件，记载了特殊历史时期的有关事件，具有重要的历史研究价值。

（3）某些档案的时效性很强，只在一定期限内具有特定效力，如条约、合约、契约等。 4、档案的文种

档案的文种标志档案的性质和用途，可以在一定程度上体现档案的价值。

（1）决定、命令、指示、条例、纪要、报告等文件往往反映了重要的方针，重大事件和主要的业务活动，具有权威性和指导意义，价值较高；

（2）通知、来往信函等文件往往用于处理一般事务，价值较低。 5、档案的文本及可靠程度

（1）档案有草稿和定稿，正本与副本的区别，不同文本反映了档案的形成过程，体现了不同的可靠称度，价值不同。

（ 2）从可靠性和权威性来讲，定稿、正本的可靠程度高，其价值大于草稿和副本。 （3）正本缺失的情况下，副本和草稿的价值就增大。

（4）档案的草稿能够体现文件酝酿、讨论和最终形成过程，有较大的历史研究价值。 6、档案的外形特点和完好程度

（1）档案的外形特点包括：档案的载体材料、字迹材料、笔迹、图案等。

（2）某些档案在文字上具有书法、文字学研究价值，或图案具有艺术价值，或有著名人物笔迹等，其价值得到提升。

（3）档案的损害程度较大难以修复而无法辨认和利用时，其价值下降。 7、档案信息内容的重复程度

在同一全宗内，单份文件内容与其他文件重复，或者被其他文件所包括，其价值降低。 8、全宗和全宗群内档案的完整程度

（1）全宗和全宗群内档案保存完整，各种类型档案价值正常； （2）全宗和全宗群内档案不完整，残缺档案的价值相对提高。 9、档案的运行处理情况

（1）在文件运行过程中，领导人作了重要批示或经著名专家修改，其价值相应增大； （2）文件运行过程中，没有签署、批复和执行，其价值降低。 10、档案的利用情况

档案的利用情况反映了社会对它的需求程度。 （1）利用率高的档案其价值一般较高； （2）档案的利用范围越广，其价值越大。

 四、关于档案鉴定的方问题

 （一）研究档案利用规律，预测未来利用需要

 下级机关报送的年度以上的总结、报告、重大问题的专题报告应“长

期”保管；

 单位预算会计的各种原始凭证和记帐凭证应“长期”保管；

 （二）研究档案保存的效益

 （三）掌握档案的重要性和保存时间长短的关系

 （四）档案保存价值分析中的弹性处理方法（P199）  （五）档案保管期限结构的科学处理 五、档案的保管期限表

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（一）档案保管期限表的含义和作用

1、档案保管期限表的含义：是以表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。 2、档案保管期限表的作用

（1）为档案价值的鉴定提供统一标准； （2）提高工作效率，加快工作进度。 （二）档案保管期限表的类型

1、通用档案保管期限表 《文书档案保管期限表》（国家档案局）（P202） 2、专门档案保管期限表

《预算会计档案保管期限表》 3、同系统单位档案保管期限表

《中国人民文书档案保管期限表》 4、同类型单位档案保管期限表 《学校文书档案保管期限表》 5、单位档案保管期限表 （三）档案保管期限的划分 三种：

1、永久：来源之一：本单位制成的重要文件材料；来源之二：上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的文件材料； 2、长期（16—50年）：本单位制成和上级机关颁发的一般文件材料。 3、短期（15年以下）：在短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料。包括本级关的一般事务性文件，下级机关保送的一般工作总结和报告。 六、档案鉴定工作制度和组织 （一）档案鉴定工作的制度

– 鉴定档案的标准 – 鉴定工作的组织领导

– 销毁档案的批准制度和监销制度

（二）档案鉴定工作的组织方法

直接鉴定法、现行组织单位档案价值的鉴定工作、档案馆档案价值的鉴定

（三）档案的销毁

档案销毁清册、立档单位和全宗简要说明、档案销毁方法 七、档案馆馆藏体系

（一）建立馆藏体系的原则

– 全宗原则 – 特色原则 – 效益原则 – 优化原则 – 开放原则

（二）馆藏体系的基本要求

 1、数量充足，门类齐全

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 2、结构合理，富有特色  3、完整精练，质量优化 （三）馆藏体系的优化

优化馆藏，是指用最低限度的馆藏量贮存最大限度的档案信息。 1、树立优化观念，完善有关法规； 2、控制进馆档案的数量；

3、确定馆藏档案的合理比例结构； （1）各种门类和载体的档案比例适当；

（2）入藏资料与馆藏档案的比例（2:8）协调； （3）馆藏档案层次分明。

4、消除馆藏档案的过量重复； 5、及时剔除失去保存价值的档案。

 复习思考题：

 1、鉴定档案的依据和标准有哪些？其中最为重要的依据和标准应是什么？

 2、某一组织单位在同一年内了产生或收到了如下几种文件，如何鉴定其价值，并划

分保管期限？

 1）直接隶属的上级机关关于人事安排的指令；  2）下级机关关于本年度的工作汇报（报告）；  3）同级机关关于一般事务的来往信函；  4）本机关关于国庆放假的通知。 第四节 档案的管理 一、档案保管工作的内容

二、档案保管工作的任务和意义

三、档案的分等级管理和异地安全保管 四、档案的库房管理 一、档案保管工作的内容

档案保管工作的内容，包括三个方面： 1、档案的库房管理；

2、档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中一般的安全防护；

3、保护档案的专门措施，即为延长档案寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理措施。

二、档案保管工作的任务和意义 1、为什么要重视档案的保管？

档案自产生时起，就有可能面临来自人为和自然因素造成的损害。 2、档案保管的任务

妥善地保管好档案，尽可能延长档案寿命，克服自然、社会对档案寿命构成的威胁。 3、档案保管的意义

保护国家记忆和社会记忆，再现历史，传承文明。 为档案信息的开发利用提供档案物质基础。 三、档案分等级管理和异地安全保管 （一）档案分等级管理的法律依据及含义 1、档案分等级管理的法律依据

1999《中华人民共和国档案法实施办法》第三条规定：“各级国家档案馆馆藏的永久档案

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分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定”。 档案分等级管理的具体含义

（1）必须建立在对档案保存价值鉴定的基础上；

（2）必须有具体的分级标准和相应的配套管理办法； （3）建立在对相关因素的综合评价基础上。

包括：档案的稀有程度、史料价值、形成时期、完整程度、形成者的历史地位、文物价值及其历史见证作用等。

（4）其实质是对列入永久保存范围的档案实施更有针对性的重点保管。 （二）档案分等级管理的意义

1、可以最大限度地保证对我国档案财富的安全保管。 2、有助于明确区分档案价值，依法治档。

3、有助于树立档案馆的新形象，促进档案文化信息的交流和传播。 4、有助于推动档案鉴定工作的开展。

5、有助于促进其他档案管理业务活动水平的提高。 6、有助于档案管理人员鉴别能力的提高 （二）档案异地安全保管

是指对那些列入重点保管范围，一旦失去就会对国家、地方、行业系统及立档单位的社会历史记忆的完整性造成严重损害的档案，实行多套留存或备份，并将原件或最珍贵的档案置于相对安全的场所，实行封闭式管理的做法。

档案异地安全保管的作用在于： 有助于延长珍贵档案的寿命； 可以达到“此失彼存”的管理效果；

有助于提高档案管理人员的安全防护意识 四、档案库房的管理 （一）档案库房的编号

（二）档案架（柜）的排放和编号 （三）档案的存放和全宗排列 （四）档案存放位置索引 （五）档案代理卡 （六）全宗卷

（七）温湿度调节和清洁卫生 （八）保卫和保密 （九）防火

（十）档案在搬动中的保护 （十一）档案的安全检查 档案管理学基础练习

一、名词解释（每小题2分，共10分）。

1、历史档案 2、全宗 3、全宗群 4、档号 5、档案鉴定 二、简答题（每小题8分，共40分）。 1、档案管理工作的特点？

2、档案馆收集档案的方式主要有哪些？ 3、档案整理一般包括哪些基本步骤？

4、比较“立卷”与以“件”为单位管理方式各自的优缺点？

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5、档案鉴定的依据与标准主要有哪些？

三、判断正误并说明理由（每小题3分，共24分）。 1、自古至今档案整理工作遵循的都是来源原则。

2、全宗群、全宗编号、全宗在库房内的排列顺序之间存在固定的因果关系。 3、档案整理实行以“件”为单位的改革之后，档号的组成及结构保持不变。

4、档案馆必须事先征得档案寄存者同意，才能对所寄存的档案对外提供利用。 5、“年度－组织机构”分类法普遍适用于撤销机关档案或历史档案的分类。 6、“通知”作为一种普通的文种，其保管期限应定为“短期”。

7、档案的保存价值取决于档案自身的特点（状况）和社会利用的需要。

8、档案的现实利用率越高表明其价值越大，反之，档案的利用率越低，表明其价值越小。 四、案例分析（10分）。

某市档案馆为了吸引利用者，增强档案的可读性，以及提高档案的利用率，决定建立该市的名人档案全宗，但在建设名人档案全宗的过程中势必要从该名人所在的组织全宗里面抽取有关档案材料。这样就影响了组织全宗的完整性。请你对建立名人档案全宗的做法予以评价，还可以提出建议。 五、论述题（16分）。

1、试述来源原则与全宗理论之间的关系？

第三章 档案计量化管理

 第一节 档案计量化管理概述  第二节 档案登记

 第三节 档案统计调查与统计整理  第四节 档案统计分析

一、档案计量化管理的内容与意义 （一）内容

档案计量化管理，是按照国家档案统计制度，对档案工作领域中各种现象的数量关系进行调查、分析和研究，从而揭示档案管理的现状及一般规律。主要通过统计工作实现。 目前我国档案统计工作分四个层次进行：

 全国档案工作基本情况统计；  专业系统档案工作基本情况统计；  地方档案工作基本情况统计；  档案馆档案工作统计

档案事业统计 全国档案工作基本情况统计 专业系统档案工作统计 地方档案工作统计 档案管理系统的微观统计 馆藏量统计

档案馆构成状况统计 档案利用统计 档案用户统计 （二）档案统计工作的意义

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– 使档案管理计量化、精确化，有利于提高档案管理水平； – 可以准确反映各级档案部门工作的真实状况，便于更好地了解和掌握档案工

作的规模、水平和发展趋势；

– 反映档案的数量、增长速度、馆藏档案的状况、档案利用频率等发展趋势，

以及人力财力的需求量，可以为制定档案工作和事业方针提供科学的依

据；

二、档案统计的步骤与要求

（一）步骤

1. 统计调查

主要包括：统计报表、专门调查

1. 统计整理

其结果是形成各种统计表 3. 统计分析

对整理出的资料进行分析研究，从中发现和总结具有典型性的经验教训，掌握不同时期档案工作所达到的水平及发展程度 （二）要求

准确性、系统性、及时性、科学性 三、档案统计指标

（一）档案统计指标的种类

1. 按内容，分为管理状况指标和利用指标 2. 按性质，分为数量指标和质量指标

3. 按表现形式，分为总量指标、相对指标、平均指标

 馆藏量

 案卷数全宗数  利用人次  利用案卷数  检全率  检准率  库房面积

 保存和销毁案卷的比例  年利用率

 年平均整理案卷数量  平均复制量  管理状况指标  利用指标  数量指标  质量指标  总量指标  相对指标  平均指标

（二）档案统计指标体系及设计要求

需要一系列相互联系的指标构成有机体系，全面揭示档案管理的整体运动状况。

设计要求：

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1. 2. 3. 4. 5. 要反映我国档案事业的发展现状和特点； 符合档案工作本身的规律、性质和特点； 考虑管理要求或研究目的，具有实用性；

从整体和全局考虑各个档案统计指标之间的联系； 统计指标的选择应注意统一性和稳定性。

第二节 档案统计系统的基础——档案登记

档案登记，就是对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况，用簿、册、表、单等形式加以记载，从而揭示档案管理的过程、现状和变化。

档案登记是档案统计的一种原始记录方式，也是档案统计调查的基础。 一、档案数量和状况的登记 （一）收进登记簿

记载档案的增长情况，以收进档案的次数为单位进行编号登记。 顺 序 号 收到日期 移 交 机 关 文据（名全称、日期、宗号数） 名称 所数属量 年 度 档案状况说明 全宗号 （二）全宗名册 全宗号 初次入馆日期 全宗名称 移出说明 备注

（三）全宗单

反映每个全宗档案的全面情况及其变化过程，是以全宗为单位分别登记的。

全宗的一般情况 全宗名称的起止日期 全宗名称

（四）案卷目录登记簿

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顺 序 号 全 宗 号 目录 名称 所属 年度 案卷 数量 目录 页数 目录 份数 移出 说明 备注 （五）档案总登记簿

反映档案室全部档案的总量和变化情况，以全宗内案卷目录为单位进行登记。 案卷目录号 案卷目录名称 所属年度 案卷收入 案卷移出或销 毁 目录中 现有数量 备注 （六）全宗卡片 供档案行政管理部门掌握档案馆保存的全宗状况和全宗分布情况的一种登记形式。

 档案馆 字第 号全宗卡片 （正面）  全宗名称及全宗名称的起止年月：  立档单位的性质及主要职能：  备注：

 全宗初次入馆日期： 填卡日期：

（七）档案成分和数量变化报道表

供档案行政管理部门掌握所辖范围内档案变化情况的一种登记形式。 全 全宗 宗名称 号 新收进 移出 19 年12月31 日

全宗内档案总数 组织机构 年度 已整理编目 未整理编目 组织机构 年度 或 类别名称 二、档案利用登记 在利用档案、履行手续的过程中进行。而不是专门进行或工作告一段落后才进行。 （一）利用者登记卡

档案利用者登记卡 姓名： 性别： 年龄： 阅览证号： 所在机关： 职务： 印鉴或签字： 填卡日期

（二）借阅单

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借阅日期 借阅案卷 全 目宗录号 号 案卷号 所在机关 姓名 阅览证号 利用目的 备注 借阅案卷 全目案宗录卷号 号 号 借阅人或盖章 签备注 备注 借阅案卷 全目案宗录卷号 号 号 拟借案卷总数 实际借阅总数 字 归还日期

（三）档案借出登记簿 顺序号 借出 日期 借阅 单位 利用 目的 借出案卷 数全目案借量 宗录卷阅号 号 号 日期 借卷人签字 归还案卷 备注 日签期 字 （四）借阅情况登记簿 顺 序 号 借阅 利用者 日期 所在 姓 单位 名 职务 利用 目的 借阅 案卷 数量 备注 第三节 档案统计调查与统计整理

 一、档案统计调查

• 档案统计调查的任务

• 取得各种原始记录

• 档案统计调查的种类

• 按组织形式：统计报表、专门调查 • 按调查范围：全面调查、非全面调查

• 按调查时间的连续性：经常性调查、一次性调查

• 档案统计的方法

• 直接观察法、发表填报法、采访法

• 档案行政管理机关和档案馆的基本统计

• 档案构成统计

• 如可按照档案类型将档案馆的全部档案分成“清代以前档

案”、“档案”、“历史档案”、“建国后档案”等部分

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档案利用统计

• 可对利用档案的类型、利用者的年龄、职业构成等进行统计

• 档案工作人员情况统计

• 年龄、学历、职称等进行统计

• 档案馆建设状况统计

• 库房面积、建筑面积及结构等进行统计

• 档案室建立情况统计

二、档案统计资料的整理

• 统计分组

• 根据档案统计工作的目的和任务，按照一定的标志，将调查资料划

分为若干性质相同或相近的几个部分，以便全面认识档案工作总体现象 • 分组标志

➢ 品质标志 ➢ 数量标志

• 分组方法

➢ 对管理对象进行分组； ➢ 对档案管理活动进行分组； ➢ 对档案利用者进行分组。

• 档案统计表

档案统计表是对被研究的档案工作现象和过程的指标数字加以叙述的图表。

➢ 档案统计表的结构

标题、统计项目、指标数字、计量单位、附注 利用者类型 机关干部 研究人员 其它人员 合计 利用人数（人） 利用人次（人） 所占比例（％） 300 500 100 900 500 800 200 1500 33.33 55.56 11.11 100 •

➢ 档案统计表的种类 ➢ 简单表：对所反映的对象未经任何分组，具一览表性质

某馆馆藏量增长表 年份 1956年 1966年 1978年 1981年 1984年 1986年 1990年 档案馆藏量（万卷） 15 20 25 30 40 55 65 ➢ 分组表：对统计项目按某一标志进行分

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某馆档案利用工作情况表 利用档案 利用单位 利用人数 利用人次 被利用案卷数 建国后档案 历史档 案 清以前档案 档案 总计 ➢ 复合表：对统计项目按两个或两个以上标志分 某馆档案构成统计表

档案类型 现有档案总档案整理状况 档案鉴定状况 量 全宗案卷已整理未整已鉴定 未鉴定 数 数 编目 理编全案全案 目 宗卷宗卷 数 数 数 数 建国后档案 历史档 清以前档案 档案 总计 ➢ 档案统计表的设计要求 ➢ 宜紧凑不宜繁琐

➢ 标题、项目之间构成有机整体，避免交叉重复 ➢ 标题、统计项目名称应精确 ➢ 表簿形式、规格应统一、规范

第四节 档案统计分析

 一、档案统计分析的原则与步骤  二、档案统计分析方法

 三、档案统计分析的表现形式 •

档案统计分析的原则

• 全面、系统、辨正

• 以大量充分的统计资料为依据，切忌主观随意性 • 切忌就数字论数字，应将质与量相互联系

• 档案统计分析的步骤

• 选题

• 收集和鉴定统计资料

• 应用适当的统计方法进行具体分析 • 撰写统计分析报告

 档案统计分析的方法

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➢ 动态分析法：运用统计表中的动态数列来说明档案工作现象发展变化规律的

统计分析方法。

➢ 动态数列：把反映某种现象在时间上的变化的一系列统计指标，按

时间先后顺序排列而成的数列。 • 常用的动态分析指标 • 发展水平

• 增长量（累积增长量、逐期增长量）

• 发展速度（定基发展速度、环比发展速度） • 增长速度（定基增长速度、环比增长速度）

➢ 某馆“七五”期间馆藏增长情况分析表 年份 1986 1987 1988 19 1990 发展水平（万卷） 7 10 12 20 30 增长量（万卷） 发展速度（％） 累积 3 5 13 23 逐期 3 2 8 10 定基 环比 100 增长速度（％） 定基 42.9 71.4 185.7 328.6 环比 42.9 71.4 66.7 50 142.9 142.9 171.4 120 285.7 166.7 428.6 150 ➢ 分组分析法：即将统计资料按一定标志分组进行分析研究。 ➢ 分组的关键在于选择分组标志 ➢ 常用的分组标志

➢ 案卷数量 ➢ 档案类型 ➢ 利用目的

➢ 某县档案馆馆藏情况统计表 案卷数（卷） 10000卷以上 2000－5000卷 2000卷以下 档案馆数（个） 5 45 10 平均案卷量（卷） 11680 7030 360 1520 5000－10000卷 30

某馆档案构成统计表 档案类型 建国后档案 历史档案 清以前档案 档案 总计 现有档案总量 全宗数 （个） 案卷数 （卷） 长度(米)

档案利用情况统计表

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利用目的 编史修志 工作查考 学术研究 经济建设 其它 总计 利用案卷数 利用人次 利用人数 ➢ 综合分析法：利用综合指标分析档案工作现象总体特征及其相互联系的方法。将总量指标、相对指标、平均指标结合应用，能更全面、更深刻地说明档案工作现象及其发展规律。

某馆19年利用情况综合统计表 档案 类型 普通 科技 总计

利用人数（人） 利用卷数（卷） 拒用率（％） 利用率（％） 平均复制量（件/人） 247 450 697

2902 5600 8502

12.78 10.21 11.49

23.56 3.0 26.78

30 50 40

➢运用综合指标进行分析时应注意：

➢在绝对数统计分析中要合理应用计量单位，否则就不能准确反映档案工作领域具体的量； ➢相对数用以说明档案工作过程中两个相互联系的指标的对比关系，所以要保证指标的可比

性；

➢在分析时应将绝对数与相对数结合应用；

➢在统计分析时将几种相对数结合应用，可从多方面说明档案工作情况； ➢计划完成相对数 ➢结构相对数 ➢动态相对数 ➢比较相对数 ➢强度相对数

➢在运用平均数时，应遵循总体同质性的原则，只有同类现象才能计算平均数。要用组平均

数来补充总平均数。

➢三、档案统计分析的表现形式

➢统计分析报告、定期分析报告、专题分析报告、综合分析报告、文字说明、统计图、条形

图、象形图、动态曲线图、圆形结构图

第四章 档案标准化管理

第一节 档案管理标准化概述

 一、标准化的原理

• 标准、标准化的定义与标准的种类

 标准：是为了达到最佳效果，在充分协商的基础上，对工作和生产

活动中具有多样性、相关性特征的重复性事物和概念，由一定的权威机关以特定程序和特定形式颁发的统一规定。

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• •

•

•

•

➢ 重复性：是指同一事物反复多次出现的性质。

➢ 如：同一种产品成批大量生产；某一种概念、方法、符号被

人反复应用等。

标准化：是在经济、科学技术和管理等社会实践中，对重复性事物制订、发布和实施标准，以获得最佳秩序和效益的活动。 标准的种类：按其性质可分为三大类

 基础标准。社会活动中最基本的、具有广泛指导意义的标准。如：

名词术语标准、图形符号标准、分类编码标准等。具有很强的通用性。

 技术标准。指科研、设计、工艺、检验等技术工作，为产品和工程

的技术质量特性，为各种技术设备和装具制订的标准。是目前大量存在的，具有广泛影响的标准。

 管理标准。为生产组织、经济和科研管理等各项管理活动制订的标

准。如：组织方法标准、资源消耗标准、产品价格标准等。

按级别，标准可分为五类：

 国际标准。由国际标准化组织（ISO）和国际电工委员会（IEC）制

订颁布的标准。

 区域标准。由国际地区性标准化组织制订颁布的标准。如：欧洲标

准化委员会（CEN）、太平洋地区标准委员会（PASC）等组织发布的标准。

 国家标准。对国家经济、文化发展有重大意义，必须在全国范围内

统一执行的标准。

 专业标准。在一专业范围内统一执行的标准。专业标准可根据其专

业特性和条件规定对国家标准的使用范围。

 企业标准。对企业生产技术组织工作具有重要意义而需统一执行的

标准。企业标准也可根据本企业的特点和需要规定对国家标准和专业标准的使用范围。

按照执行标准的灵活程度，分为强制性标准和推荐性标准。

 强制性标准。必须强制执行的标准。如：保障人体健康及人身、财

产安全的标准，法律和行规规定强制执行的标准，属于强制性标准。

 推荐性标准。具有指导意义但不宜强制执行的倾向性或方向性标准 标准化的形式：简化、统一化、通用化

 简化

 是在一定范围内减少事物的类型数目，使之在既定的时间内足以满

足一般需要。

➢ 是标准化的初级形式

➢ 是针对事物的多样性采取的措施 ➢ 简化的目的就是去掉事物中多余的、重复的、低功能的环节，

使之功能增加、性能提高、为新类型的出现扫清障碍，更好地满足社会需要。

➢ 简化的原理：具有同种功能的标准化对象，当其多样性的发

展规模超出了必要的范围时，即应消除其中多余的、可替换的和低功能的环节，保持其构成的精练、合理，使其总体功

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能达到最佳化。

统一化

是把同一事物的两种以上的表现形态归并为一种或限定在一定范围内。

 统一化的实质是使标准化对象的形式、功能（效用）或其他技术特

征具有一致性。

 统一化侧重于保持一致性，是从事物的个性中提炼出共性。而简化

着眼于精练。

 统一化有两种表现形式：一种是绝对的统一，如编码、代号、名称、

单位等；另一种是相对的统一，只是在一定范围内达到一致性。  注意：

➢ 应正确确定统一的时机；

➢ 应合理地确定统一的程度和范围；

 通用化

 指的是在互相的系统中，同一类型的用途相同、结构相近的不同规格或

不同形式的标准化对象，经统一后可以彼此互换。

 通用化只是在某种程度上达到一致性，注重的是各系统间的协调转

换。通用化又可称为兼容化。

 通用化的目的是最大限度地减少重复劳动。

 二、档案管理标准化的意义和内容  （一）档案管理标准化的意义

– 是实现档案管理科学化的重要手段

 各项档案管理业务和技术标准的制订，是档案科学管理的重要内容，

可以提高档案管理水平

– 是提高档案管理工作质量和效率的有效措施

 可减少重复劳动，节约人力、物力和财力，提高工作效率

 对有关的质量、规格和工作程序等作出明确的规定，可使档案工作

质量得到可靠的保证。

– 是实现档案信息资源共享的前提条件

 档案管理系统的网络化的基础使档案管理标准化。

 （二）档案管理标准化的内容

• 档案专业名词术语与代号代码标准化 • 档案管理业务标准化 • 档案信息处理标准化

• 档案管理技术与设备标准化

• 档案专业名词术语与代号代码标准化

• 档案名词术语标准化，不仅关系到档案专业用语的规范和统一，而

且关系到其他档案管理标准的制订和实施。

• 代号代码又称标记符号，它是利用文字符、数字府、颜色、图像来

表示一具体概念。 • 代号代码主要包括：

• 档案馆代码

• 档案工作名词术语缩写代码 • 档案类型与档案载体代码 • 档案信息处理代号代码

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• •

• •

• 代号代码标准化，对档案管理自动化有重要意义。

• 档案管理业务标准化

• 针对档案收集、整理、鉴定、统计、保管等档案业务工作制订各项

标准，使之达到统一、规范的要求。有利于提高档案管理业务水平 • 档案管理业务标准包括

• 案卷质量标准 • 档案接收标准 • 档案分类标准 • 全宗划分标准 • 档案鉴定标准 • 档案销毁标准 • 档案统计标准

• 档案规格和尺寸及表册标准等

• 档案信息处理标准化

• 对于档案信息报道与交流以及联机网络化发展具有十分重要的意义

• 包括：

• 档案著录标准 • 档案标引标准 • 档案检索语言标准 • 档案目录组织标准 • 档案编撰标准

• 档案管理技术与设备标准化

• 档案管理技术标准包括：

• 计算机技术 • 缩微技术 • 复制技术 • 视听技术 • 保护技术

• 设备标准包括：

• 数据库设计标准 建筑设计标准 • 磁带交换格式标准 档案装具标准 • 缩微复制品规格和设备标准 • 计算机硬件与视听设备标准 • 档案保护技术设备标准

三、与档案管理有关的标准化机构

（一）国际标准化组织信息与文献技术委员会

• 国际标准化组织（International Organization for Standardization）简称ISO。

是一个全球性的非组织，正式成立于1947年，总部设在日内瓦。 • 国际标准化组织（ISO）的宗旨：在世界范围内促进标准化工作的发展，以

便于国际物资交流和服务，并扩大知识、科学、技术和经济领域的合作。 • 国际标准化组织（ISO）的主要任务：制订国际标准，协调世界范围内的标

准化工作，组织各成员国和技术委员会进行情报交流，与其他国际性组织进行合作，共同研究有关标准化的问题。 • ISO负责制订标准的机构是技术委员会，分别由2700多个技术委员会（TC）、

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分技术委员会（SC）和工作组（ WG）来承担。

- 技术委员会按照专业性质设立，其工作范围包括科学、技术和知识活动的一切领域。其中，TC46（信息与文献工作）、TC37（术语学）、 TC97（计算机和情报加工）、 TC171（缩微摄影技术）等技术委员会直接与文献工作标准化有关。 - ISO/TC46即国际信息与文献标准化技术委员会，成立于1947年，主要从事与图书馆、情报中心、索引与文摘服务机构、文献馆、档案馆和出版单位有关的标准化活动。 - 目前ISO/TC46下设四个分技术委员会以及五个工作组。 - ISO/TC46下设的分技术委员会和工作组 分技术委员会 工作组 TC46/SC4 TC46/SC8 TC46/SC9 TC46/SC11 TC46/CG TC46/WG2 TC46/WG3 TC46/WG4 TC46/WG5 名称 技术互操作 质量统计和绩效评估 识别与描述 档案/文件管理 并列工作组 国家名称和相关实体编码工作组 书写语言转换工作组 信息和文献技术工作组 档案工作组 秘书处挂靠单位 美国ANSI 瑞典SIS 加拿大图书档案馆 澳大利亚SAI 法国AFNOR 法国AFNOR 希腊ELOT 伊朗ISIRI 瑞典SIS  （二）国际标准化组织文献管理应用标准化技术委员会（ISO/TC171） – 最初名为“缩微摄影技术标准化技术委员会” – 原为ISO/TC46的第一分委员会

– 1978年从ISO/TC46中分立出来，成为一个的技术委员会 – 曾下设以下七个工作组：

 缩微品的物理特性和条件  缩微品在工程图纸中的应用  缩微品在图书和文献中的应用  缩微品的质量  名词术语  缩微设备

 缩微品的法律地位

– 自成立以来，ISO/TC171从名称到组成变化较大，目前的名称为“文献管理

应用标准化技术委员会”

– 工作范围：制订文献管理领域的质量控制及保持文献完整性的标准。包括缩

微形式和电子形式的文献。具体内容：

 捕获、索引、存贮、检索、发送、交流、表达、移植、交换、保存

和处置的加工过程

 输入/输出文件的质量（包括缩微形式和电子形式的文件）

 对文献存贮、利用和保存，包括元数据支持执行、检查及实施质量

控制。

 在企业和因特网上应用

 在系统间的信息交换中保证其质量和完整性

 支持法律可允许性、完整性和安全性的程序和过程

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 与信息跟踪审计相关的管理

目前文献管理应用标准化技术委员会（ISO/TC171）下设一个工作组和三个分技术委员会： 分技术委员会工作组 TC171/AG1 TC171/SC1 TC171/SC2 TC171/SC3

 （三）全国信息与文献工作标准化技术委员会

– 名称更替：全国文献工作标准化技术委员会、全国情报文献工作标准化技术

委员会、全国信息与文献工作标准化技术委员会 – 成立于1979年12月，是在国家技术监督局领导下开展我国文献工作标准化

的全国性机构。负责文献工作国家标准的制订、修订、管理与推广工作。 – 工作范围：基本与ISO文献工作技术委员会（ISO/TC46）的工作范围相对应。

包括：情报、图书、出版、档案等业务领域的文献标准化工作。

– 人员组成：由与文献工作有关的主管部门、科研机构、高等院校、图书

馆、档案馆等单位科研人员组成。秘书处设在国家科委科技信息司。 – 具体任务：

 在国家有关方针的指导下，向国家技术监督局和文献工作有关

主管部门提出文献工作标准化有关方针、和技术措施的建议。研究文献工作工作标准化的理论、方法和技术。

 制订文献工作标准体系表，提出制订、修订文献工作国家标准的规

划和年度计划，并组织落实。

 组织文献工作国家标准的草案送审，宣传推广工作和有关标准化的

科学研究及学术活动。

 收集对文献工作标准的反馈意见，负责文献工作国家标准的评价，

承担文献工作标准化的技术咨询工作和推荐标准化成果的奖励项目。

 负责与其他领域的国家标准和国际标准的协调工作。

 参与ISO/TC46和其他有关国际组织的标准化活动，组织翻译、出版

ISO/TC46有关文件，向国内介绍有关国际标准。

全国信息与文献工作标准化技术委员会下属的分技术委员会 分技术委员会 第一分委会 第二分委会 第三分委会 第四分委会 第五分委会 第六分委会 第七分委会 第八分委会 第十分委会 工作范围 综合协调分委员会 文字音译、转写 文献工作术语 情报自动化 文献标引 文献著录 出版物格式 文献统计 纸张的保存及保护 秘书处挂靠单位 国家档案局

国家语言文字改革委员会 中国科技信息所 中国科技信息所 北京图书馆

中国科学院文献信息中心 国家新闻出版署 国家科委 北京图书馆 名称 咨询工作组 质量分技术委员会

秘书处挂靠单位 英国BSI

应用问题分技术委员会 美国ANSI 一般问题分技术委员会 英国BSI

 （四）全国文献影像技术标准化技术委员会

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– 最初名为“全国缩微摄影技术标准化技术委员会”（简称CSBS/TC86），目

前名为“全国文献影像技术标准化技术委员会”

– 原为全国情报文献工作标准化技术委员会第一分委会，1987年6月分立出

来

– 根据国际标准化组织文献管理应用分技术委员会的机构设置和我国的具体

情况，下设三个分技术委员会和两个工作组。

第二节 档案管理标准化进展

 一、我国档案管理标准化的历史与现状

– 20世纪80年代初期开始启动

 1982年底，全国档案工作会议通过的档案事业八年发展规划（1983-1990）把档案工作标准化提上了议事日程。  1983年2月，国家档案局成立了全国档案工作标准化领导小组。下设档案著录、分类法与主题标引、名词术语三个标准化领导小组。  1986年春，国家档案局在档案科学技术研究所设立标准化研究室。  19年初，国家档案局在综合科教司下设法规标准化处。

– 1991年3月成立了全国档案工作标准化技术委员会，它同时还是全国情报文献工作标准化技术委员会的第一分委会。

– 国家标准的制订和颁布：1985年，国家标准局发布了我国档案工作领域第一个国家标准GB3792•5–85《档案著录规则》。

– 专业标准相继制订和颁布：1986年2月，城乡建设环境保护部和国家档案局共同批准发布了专业标准。

– 地方标准的制订和颁布：辽宁、湖北、河北、江苏、天津等省、市都制订了一些档案管理的地方标准。 – 一批企业标准也制订和颁布

 二、我国档案管理标准化的主要成就及不足

– 主要成就

 虽然起步较晚，但发展较快，相继建立了一批档案管理国家标准、

行业标准、地方标准和企业标准

– 存在不足

 对标准化工作的宏观管理不力，没有建立健全标准管理制度  未建立起科学的档案管理标准体系  标准的质量有待提高

 现有标准贯彻不力，标准化未得到严格实施

– 应对措施

 统一规划和协调，形成档案管理标准体系  进行充分的可行性论证，保证标准的质量  积极开展标准的推行工作

 注意与其他文献工作标准的相互协调  参考和借鉴相关国际标准

 三、国际档案标准化进展

1、国际标准化组织信息与文献技术委员会（ISO/TC46）制定的有关标准

2、国际标准化组织文献管理应用标准化技术委员会（ISO/TC171）制定的有关标准

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3、国际档案理事会制定的有关标准 如：《国际档案著录标准通则》ISAD（G）1993，1999年修订 《团体、个人和家族档案规范记录著录规则》ISAAR（CPF），1995，2004年修订

第三节 档案管理标准的制订、修订与贯彻实施

 一、制订标准的原则

– 统一协调，衔接配套

 如：制订档案机读目录标准时，须与有关著录、标引标准协调一致，

还要与信息处理、编码系统、硬件设备等有关标准协调一致。  《档案著录规则》制订以后，还需要及时制订各种类型档案的著录

规则。

– 技术先进，经济适用

 应吸收档案管理实践最新的成果，反映档案管理工作发展的最新水

平

 从现有技术水平和应用可能性出发，制订大多数档案部门可达到的

指标

 二、制订标准的程序

– 组织标准制订工作组，编制工作方案

 工作方案的内容

 项目名称  任务要点

 国内外相应标准及使用情况说明  工作计划与步骤

 工作分工，包括负责单位及项目负责人、参加单位及分工情

况

 制订标准过程中需注意的问题  标准的经济效果预测  经费预算

– 进行调查研究和试验验证

 标准的制订必须以广泛的调查研究和充分的试验验证为基础。必须

深入到具有代表性的科研、生产、管理、流通、使用等单位进行调查研究。

 应广泛了解标准作用对象的特性、现有基础与水平、现实条件与发

展方向，了解用户需求，可行性及适用范围  在调查研究的基础上，提出标准的项目和指标

 项目指标应进行验证。可在档案管理实践中验证，也可通过专门的

验证进行测试

– 标准草案的编制

 应严格遵守《中华人民共和国标准化管理条例》第二章的要求和

GB1•1–81《标准化工作导则——编写标准的一般规定》及其他规定。  应编写“标准编制说明书”，内容包括：

 制订该项标准的目的和意义

 所进行的主要调查研究和试验验证工作

 标准中的主要参数、指标、方法确定的依据及其技术经济论

证，与同类标准水平的对比等

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 主要分歧意见和处理情况  修改或废除有关标准的建议  主要参考资料目录

– 标准草案的审理与审查

 审理和审查是两个前后不同的审批阶段  审理

 档案管理国家标准一般报全国信息与文献工作标准化技术

委员会和全国文献影像技术标准化技术委员会审理

 地方标准和行业标准送审稿由地方主管部门或企业上级主

管部门审理

 审理主要看标准草案是否符合基本要求

 审查

 审理通过的标准草案进入审查阶段

 审查是针对标准内容和技术指标是否适应当前的档案工作

水平及其发展方向，是否与现行有关标准协调等进行深入讨论和全面审查，以确保标准的先进性和合理性。

– 标准的审批和发布

 标准经审批、发布以后，产生效力

 标准的解释由审批机关或由其指定的单位负责  不同级别的档案管理标准，其审批机关不同：

 国家标准 国家技术监督局  行业标准 国家档案局

 专业标准 各部委主管部门会同国家档案局  地方标准 本地区标准化管理部门  企业标准 上级主管部门

 三、标准的修订

– 由相应的全国标准化技术委员会和标准化归口组织负责 – 修订标准的程序与制订标准大致相同

– 世界各国的标准复审和修订期限在不断缩短，尤其是技术标准，有效期不断

缩短

– 标准每三年至五年复审一次。

 四、标准的贯彻实施  分为如下步骤

– 计划与准备

 须制订贯彻实施标准的计划或方案  进行标准的宣传和培训

– 执行

 可先在试点执行，解决所遇到的问题，取得经验以后再推广

– 检查与总结

 档案管理标准以推荐性标准为主，各档案部门可根据本部门的需要，

针对不同标准，有区别地选择实施

第三节 档案管理标准体系

 一、档案管理标准体系的基本特性

▪ 档案管理标准体系是各种档案管理标准相互依存、相互衔接所构成的有机整

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体。它是对整个档案管理工作及其标准化程度的综合反映。 ▪ 档案管理标准化体系具有以下基本特征：

▪ 完整配套 每种标准的制订实施，都需要其他一系列标准与之配套。 ▪ 协调一致 相关性协调、扩展性协调

• 比例适当 不同种类和级别的档案管理标准比例适当

• 二、档案管理标准体系的构成

• 由纵向结构和横向结构统一构成

• 纵向结构

• 即档案管理的层次结构，反映了档案管理标准的不同层次及

各层次之间的相互关系。

• 档案管理纵向结构的组成

国家标准 行业标准 地方标准 部门标准

▪ 横向结构

▪ 即档案管理各个领域的标准构成及其内在联系。

▪ 以下是几个比较重要的档案管理工作领域标准体系：

▪ 档案检索标准体系

▪ 档案前处理工作标准 ▪ 档案目录组织标准 ▪ 机读目录标准

▪ 档案基础业务标准体系

▪ 档案收集标准 ▪ 档案整理标准 ▪ 档案鉴定标准

▪ 档案自动化管理标准体系

▪ 档案数据库设计标准 ▪ 自动化系统设计标准 ▪ 计算机硬件设备标准

三、档案管理标准体系表基础标准业务技术标准管理标准第国档档档一家案案案代档档档档档档档档工资质组层标次准专种计号案案案案案案案案时源量织第业类量代收整鉴统检现保设定消管方二行名划单码集理定计索代护备额耗理法层业词分位标标标标标标技技与标标标标次标准术标标准准准准准准术术装准准准准第语准准标标具三地标全全案案档准准标层方次标准宗宗卷卷准划内号构质编第准分档四层部标案成量制标标标次门标准分类准准准227准

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三、档案管理标准体系表

附录一：档案工作国家标准目录 序号 标准号 1 2 3 4 5 6

GB/T 11821-19 GB/T 11822-2000

标准名称 照片档案管理规范 科学技术档案案卷构成的一般要求 全宗单

档案交接文据格式 缩微摄影技术 用35mm卷片拍摄技术图样和技术文件的规定 档案分类标引规则

批准时间 1988/09/05 19/10/25 2000/12/11

实施时间 19/03/01 1990/07/01 2001/05/01

GB/T 9705 –1988 文书档案案卷格式

GB/T 13967-1992 GB/T 13968-1992 GB/T 15021-1994

1992/12/17 1992/12/17 1994/04/01

1993/07/01 1993/07/01 1994/12/01

7 8

GB/T 15418-1994 1994/12/28 1995/08/01

GB/T 17678.1-1999 CAD电子文件光

盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理 GB/T 11821-2002 GB/T 184-2002

照片档案管理规范 电子文件归档与管理规范

1999/02/26

1999/10/01

9 10

2002/12/04 2002/12/04

2003/05/01 2003/05/01

附录二：档案工作行业标准目录 序号 标准号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

标准名称 档案工作基本术语

科学技术研究课题档案管理规范 档案馆指南编制规范

缩微摄影技术在16mm卷片上拍摄档案的规定

缩微摄影技术 在A6平片上拍摄档案的规定 档案装具 直列式档案密集架 明清档案著录细则 明清档案档号编制规则 高等学校档案实体分类法 文件用纸耐久性测试法 全宗卷规范 档号编制规则

批准时间 实施时间

DA/T 1-2000 DA/T 2-1992 DA/T 3-1992 DA/T 4-1992 DA/T 5-1992 DA/T 6-1992 DA/T 7-1992 DA/T 8-1994 DA/T 9-1994 DA/T10-1994 DA/T11-1994 DA/T12-1994 DA/T13-1994

2000/12/06 2000/01/01 1992/07/20 1992/10/20 1992/07/20 1992/10/20 1992/07/20 1992/10/20 1992/07/20 1992/10/20 1992/07/20 1992/10/20 1992/07/20 1992/10/20 1995/06/12 1995/10/01 1995/06/12 1995/10/01 1995/06/12 1995/10/01 1995/06/12 1995/10/01 1995/06/12 1995/10/01 1995/06/12 1995/10/01

- 39 -

14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35

DA/T14-1994 DA/T15-1995 DA/T16-1995

全宗指南编制规范

磁性载体档案管理与保护规范 档案字迹材料耐久性测试法

1995/06/12 1995/10/01 1996/03/01 1996/10/01 1996/03/01 1996/10/01 1996/03/01 1996/10/01 1996/03/01 1996/10/01 1996/03/01 1996/10/01 1996/03/01 1996/10/01 1996/03/01 1996/10/01 1999/05/31 1999/12/01 1999/05/31 1999/12/01

DA/T17.1 -1995 历史档案著录细则 DA/T17.2 -1995 历史资料著录细则 DA/T 17.3-1995 历史档案资料主题标引规则 DA/T 17.4-1995 历史档案资料分类标引规则 DA/T 17.5-1995 历史档案机读目录软磁盘数据

交换格式 DA/T 18-1995 DA/T 19-1999

档案著录规则 档案主题标引规则

DA/T 20.1-1999 档案目录中心数据采集标准 1999/05/31 1999/12/01

档案著录细则 DA/T 20.2-1999 档案主题标引细则 DA/T 20.3-1999 档案分类标引细则

DA/T 20.4-1999 档案机读目录软磁盘数据交换

格式 DA/T 21-1999 DA/T 22-2000 DA/T 23-2000 DA/T 24-2000 DA/T 25-2000 DA/T 26-2000 DA/T 27-2000 JGJ 25-2000 DA/T 29-2002

档案缩微品保管规范 归档文件整理规则 地质资料档案著录细则 无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板 档案修裱技术规范

1999/05/31 1999/12/01 1999/05/31 1999/12/01 1999/05/31 1999/12/01 1999/05/31 1999/12/01 2000/12/06 2001/01/01 2000/12/06 2001/01/01 2000/12/06 2001/01/01 2000/12/06 2001/01/01

挥发性档案防霉剂防霉效果测定法 2000/12/06 2001/01/01 档案防虫剂防虫效果测定法 档案馆建筑设计规范（与建设部联合修改颁发的强制性行标） 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

2000/12/06 2001/01/01 2000/03/10 2000/06/01 2002/11/29 2003/04/01 2002/11/29 2003/04/01

DA/T 30-2002 档案缩微品制作记录格式和要求

DA/T 30-2002 DA/T 31-2000 DA/T 32-2005 DA/T 33-2005 DA/T 34-2005

满文档案著录名词与术语汉译规则 2002/11/29 2003/04/01 纸质档案数字化技术规范 公务电子邮件归档与管理规则 明清档案目录中心数据采集标准

明清档案机读目录数据交换格式 国家档案馆爱国主义教育基地工作规范

2005/04/30 2005/09/01 2005/04/30 2005/09/01 2005/04/30 2005/09/01 2006/04/30 2005/09/01

附录三：档案信息化标准立项指南（2005）

 1.数字档案馆名词术语  2.档案数字资源加工规范

- 40 -

 3.档案数字资源唯一标识符应用规范  4.通用电子文件/档案对象元数据规范  5.专门电子文件/档案对象元数据规范  6.电子文件/档案资源集合元数据规范  7.电子文件生命周期表  8.专用电子文件保管期限表  9.电子文件/档案鉴定标准  10.档案分类主题词一体表

 11.电子文件/档案元数据搜索标准  12.电子文件/档案元数据检索标准  13.电子文件/档案信息检索标准

 14.电子文件/档案资源调度与开放调度规范  15.电子文件/档案资源系统服务规范

 16.电子文件/档案元数据应用协议定义规范  17.电子文件/档案内容格式标准

 18.电子文件/档案存储格式与载体标准  19.电子文件/档案数据压缩解压格式规范  20.电子文件/档案数据加密算法规范  21.电子文件/档案数字水印规范

 22.电子文件/档案网络数据传输规范  23.电子文件/档案数据长期保存格式规范  24.电子印章认证规范 正在制定或修订中的标准

 1.电子档案著录规则（上海市档案局、南京政治学院上海分院承担）

 2.电子文件名词术语（国家档案局档案馆外事办、国家档案局科学技术研究所、

中国人民大学档案学院承担）

 3.电子文件归档细则（上海市档案局承担）

 4.电子邮件公文归档与管理规则（深圳市档案局承担）

 5.电子公文文档一体化管理规范（天津市档案局、天津市信息化办公室承担）  6.电子文件元数据标准（国家档案局档案科学技术研究所、深圳市档案局承担）  7.归档电子文件信息载体保护技术规范（上海市档案局、南京政治学院上海分院承

担）

 8.归档电子文件真实性鉴定规程（国家档案局档案科学技术研究所承担）  9.网站资源归档与管理规范（青岛市档案局承担）  10.档案管理网络安全测试规程（江苏省档案局承担）  11.数字档案馆设计与建设规范（深圳市档案局承担）

 12.计算机管理档案软件测评方法（国家档案局科学技术研究所承担）

 13.中国档案机读目录交换格式（南京政治学院上海分院、上海市档案局承担）  14.明清档案目录数据采集 机读目录数据交换格式（全国明清档案资料目录中心承

担）

 15.缩微影像数字化转换技术规范（国家档案局档案馆技术部承担）  16.纸质档案数字化技术规范（国家档案局档案馆技术部承担）  17.照片档案数字化技术规范（国家档案局档案馆技术部承担）  18.录音档案数字化技术规范（国家档案局档案馆技术部承担）

- 41 -

              19.录像档案数字化技术规范（国家档案局档案馆技术部承担） 20.档案著录标记语言（中国人民大学档案学院承担） 21.文书档案目录数据元规范（上海市档案局承担）

22.中国档案等级划分规则（国家档案局档案馆法规司、国家档案局档案科学技术研究所承担）

23.明清档案分级管理标准（中国第一历史档案馆承担） 24.日伪时期档案等级划分标准（吉林省档案馆承担）

25.档案等级划分标准（中国第二历史档案馆、天津市档案局承担） 26.档案鉴定工作标准（四川省档案局承担）

27.文件与档案鉴定标准（上海市档案局、南京政治学院上海分院承担） 28.印章档案整理规则（湖北省档案局承担）

29.中国行政印章印鉴著录规则（国家档案局档案馆档案馆（室）司承担） 30.档案库房空气质量标准（中国人民大学档案学院承担） 31.档案虫霉防治一般规则（湖北省档案局承担）

32.历史舆图档案修裱技术规范（中国第一历史档案馆承担）

第五章 档案计算机管理

第一节 我国档案自动化管理发展概述

 一、我国档案计算机管理发展阶段及最新进展

中国档案学会档案自动化技术委员会关于发展阶段的总结：

– 调查论证阶段：1979年开始。

– 初步试验阶段：主要进行著录标引方法探索。 1983年，档案馆自动编

目检索实验。

– 技术攻关阶段：1985年开始。出现计算机管理应用系统研制开发高朝。 – 推广应用阶段：1987年开始。出现一批实用性较强的应用系统。 – 新技术开发阶段：20世纪90年代以来。 – 我国档案计算机管理的新进展

– 借助于光盘技术的原文存贮与检索由实验向实用化发展 – 档案自动标引技术的开发应用有了新的突破 – 人工智能检索技术得到初步应用 – 计算机管理软件的通用性增强

– 计算机文书、档案一体化管理逐渐成熟 – 计算机管理档案向网络化发展

– 多媒体技术开始在档案自动化管理中得到应用

– 二、我国档案计算机管理发展中存在的问题及现实条件

– 存在的问题

– 缺乏统一规划，没有明确的目标 – 没有建立科学的管理机制和运行机制 – 缺乏高层次的专业人才

– 经费不足，设备配置和利用受到制约 – 档案目录数据的数量和质量都难以保证

– 在计算机档案管理软件的开发中，缺乏统一的标准。

– 现实条件

– 经济条件：不够充分

- 42 -

– 科技与生产条件：我国档案自动化管理以单个、小型系统的研制和

应用为主

– 人员条件：档案工作人员的文化水平有待提高

– 现有管理水平：管理水平得到一定提高，突出体现在标准化工作的

开展方面，但总体水平仍然较低。传统的档案管理占据主体。

– 三、我国档案计算机管理的目标和趋势

– 目标：采用各种最新技术提高档案管理的自动化程度，向联机网络化发展，

实现档案信息资源的共享。 – 发展趋势：

– 设备配置规模将越来越大

– 计算机的应用方式从单系统向多机网络化发展 – 计算机档案管理软件将实现标准化、通用化

– 光盘技术的发展和应用，促进档案全文型和事实型检索系统的发展 – 智能化技术的发展将促进档案智能管理系统向实用化方向发展 – 多媒体技术的应用将使文字、图形、图像、声音等多种形式的档案

信息在计算机中统一存贮管理。

 四、我国档案计算机管理发展的关键

– 我国档案计算机管理的特点

 发展很快但带有盲目性

 设备的引进先于现代化技术的应用

 偏重于微机管理系统的研制，数据准备问题成为系统由实验转为实

用的瓶颈

 人才培养问题突出

– 我国档案计算机管理发展的关键因素

 宏观规划的制订和实施

– 规划的内容包括：发展目标、人员培养、设备配置、资金分

配、标准的制订与实施、新技术的研究与应用

 专业人才的培养  数据库建设

 标准的制订与实施

 单机环境向联机网络化发展  通用软件的开发  新技术的研究与应用

第二节 档案计算机管理的范围与内容

 一、档案计算机管理的范围

– 范围十分广泛，已经从早期的自动编目扩展到档案管理的各个环节。 – 大体可以分为两个组成部分：

 档案实体的计算机管理  档案信息的计算机组织

 档案实体计算机管理系统结构

- 43 -

档案实体计算机管理系统结构档案收集自动管理模块档案整理自动管理模块档案鉴定自动管理模块档案统计自动管理模块档案借阅自动管理模块档案库房自动管理模块254 • • • •

•

档案收集自动管理模块的功能

• 登记、查询、催交、起草征集函及告示、开列收据或证明、记帐 档案整理自动管理模块的功能

• 自动分类、组卷、编目、排序 档案鉴定自动管理模块的功能

• 借助专家系统模拟档案人员的思维过程判断档案价值 档案借阅自动管理模块的功能

• 利用者登记、借出登记、归还登记、预约登记、催还、违章处理、

查询

档案统计自动管理模块的功能

• 自动完成档案数量与状况的统计

档案信息管理系统编目模块目录卡片编制模块书本式索引编制模块磁带机读目录生成模块检索模块脱机检索模块联机检索模块词表管理模块数据库管理模块词表生成模块词表编辑模块词表维护模块增扩模块删除模块修改模块256  二、档案计算机管理的内容

主要包括：数据库的建立和维护、应用软件的开发，以及硬件的配置

 数据库的建立和维护

 数据库的作用与分类

目录型、事实型、全文型、多媒体数据库

- 44 -

 档案数据库的建立和维护

档案信息源的确定与数据的收集 档案信息的著录与标引 数据的组织、排列与存取 档案数据库的维护

 数据库的性能评价

– 应用软件的开发

 目标分析

由系统说明书来说明

 整体设计

– 由模块说明书、系统流程图来体现

 程序编写  测试

– 分为三步：模块测试、联合测试、验收测试

 计算机软件开发期各阶段的工作量

– 目标分析：20% – 整体设计：15% – 程序编写：20% – 测试：45%

– 硬件的配置

 计算机硬件主要指计算机及其外部设备，它是进行档案信息输入、

存贮、处理、输出的实体。  硬件构成及其主要功能

– 主机：处理器、内存贮器

– 外部设备：输入设备、输出设备、外部存贮器

 档案计算机管理系统对硬件的要求

– 主机具有较高的运算速度和较强的逻辑运算能力

– 针对档案业务所处理的数据量的特点，要求外存贮器具有较

大的容量

– 由于需处理的数据较多，要求有多个终端

– 针对档案缩微工作需要，要求硬件具备缩微处理能力，能读

入、复制、输出缩微制品。 – 具有较强的汉字处理能力 – 具有可靠性和可扩充性

 硬件的选配

– 硬件的选配应根据系统规模、系统目标、所要处理的信息量

以及档案部门的现实条件来决定。

– 不同规模的自动化系统对设备的要求有很大差别。

– 系统所要达到的目标和功能也对硬件的选配有很大影响。 – 档案部门的现实条件是影响计算机硬件配置的重要因素。 – 应在充分考虑各种设备的处理速度、处理能力、可靠性、适

应性以及兼容性条件下作出最佳选择。

第三节 档案计算机管理系统

 档案计算机管理系统，是指利用计算机对档案的收进、移出、整理、立卷、保护、

- 45 -

编目、检索、借阅、统计等各个业务管理环节进行自动控制的综合性管理系统。  档案计算机管理系统的建立须经过如下几个阶段：  （1）系统分析阶段  （2）系统设计阶段

 （3）系统实施与运行阶段  （4）系统评价阶段 一、系统结构与功能

– 存贮子系统：存贮档案信息，建立档案数据库 – 编目子系统：自动编制各种目录和索引

– 检索子系统：接收和分析各种检索要求，并按查询要求检索及提供档案信息 – 借阅管理子系统：自动进行借阅、续借、预订、过期通知、保密检查、定期

打印成各种统计报表

– 统计子系统：自动进行档案数量、状况以及利用情况等各种统计，定期打印

成各种统计报表 – 库房管理子系统：进行档案入库登记，打印库存清单，通知库存档案的销毁，

报告档案存放维护情况等，并进行库房环境的自动监控、自动安全防护等。

档案计算机管理系统存贮子系统编目子系统检索子系统借阅管理子系统题名检索保密检查过期通知调卷还卷统计子系统库房管理子系统登记查重剔除期满档案263数据输入数据管理目录编制索引编制分类检索主题检索档案状况统计利用统计库房环境监控 二、系统分析

系统分析是在分析档案管理业务现状的基础上，对所要建立的档案计算机管理系统的目标、功能、环境、费用、效益等方面进行的分析，建立档案计算机管理系统的逻辑模型和实施方案，写出系统实施报告。

1.系统分析的要素: 系统目标 可行方案 模型 费用 效益 评价标准 2.系统分析的原则

• 外部条件与内部条件相结合 • 当前利益和长远利益相结合 • 局部利益与整体利益相结合 • 定量分析与定性分析相结合

- 46 -

3.系统分析的内容

• • • • •

现状分析 用户需求分析

目标分析：系统的目的、所要解决的问题、运行方式、使用对象 可行性分析：业务因素分析、技术因素分析、经济因素分析 工作量与工作时间分析

三、系统设计

1.系统设计的要求:a满足用户需求;b简单易用;c可变更性;d完整性;e可靠性 2.系统设计的内容:总体设计、输入设计、输出设计、文档设计 四、系统实施与运行

• 设备安装与调试

• 主机和外设的放置、分别进行调试、联调检查、系统软件装入调试、

实际运行

• 数据准备

• 收集、整理、校对、编码、输入和转换

• 程序编写与调试

• 选择编程语言、选择合适的数据库系统和文件系统、软件设计的通

用性较强、程序质量可靠，可移植性强。

• 系统转换

• 完全转换、并行转换、分阶段转换

• 系统运行

• 操作管理、编写系统使用说明书

五、系统评价

• 系统评价的目的是检查系统的效果是否达到系统设计的要求，为系

统的改进和发展提供依据 • 系统评价指标包括

 系统效率、经济性、时间性、可靠性、准确性、易用性与方

便程度、扩展性、保密性

第四节 文档一体化计算机管理系统

– 采用计算机技术实现文书、档案一体化管理，可避免重复劳动，最大限度地

实现信息资源共享，实现办公自动化。文档一体化是电子文件管理的基础。 – 文档一体化系统设计的任务

 建立文档一体化系统的系统结构、程序结构、各类文档报表输入输

出格式、用户界面、操作方式，确定功能模块之间的层次关系和调用关系，定义各功能模块间的数据接口，设计数据结构，规定约束或，保证设计的可行性。

- 47 -

–文档一体化系统包括三个子系统公文管理子系统规卷管理子系统档案管理子系统文档一体化系统归卷管理子系统档案管理子系统系统维护子系统公文管理子系统文档一体化系统模块图270 公文管理子系统：系统登录、流程维护、收文处理、发文处理、公文处理、电子文件 一、公文管理子系统各个模块的具体功能

 系统登录：需要系统管理员、单位领导、及各职能部门分别输入自

己的登录名和口令字方可登录。

 流程维护：定义流程、增加流程、删除流程、修改流程、显示流程  收文办理：收文登记、内部转发、拟办、批办、承办、跟踪、传阅、

注办

 发文办理：公文生成、审核、修改、内、外部会签、核稿、签发、

编号、分发、登记

 公文处理：崔办与督办、用户的公文处理选项

 电子邮件：为了方便用户进行非正式公文信息的收、发。但绝密级

公文应按照我国规定，禁止在网上或传真机上传输。

 二、归卷子系统

 归卷子系统模块设计

 归卷子系统的主要作用：在整个文档一体化系统中起着承上启下的

重要作用。

 是公文子系统和档案管理子系统的衔接部分，控制着公文数

据向档案数据的转化过程。

 如果公文数据格式标准与档案数据格式标准需要统一，在归

卷的同时，还应进行数据格式和标准的转化工作，从而为档案数据与公文数据的相互交换、数据共享扫清了障碍。  在归卷子系统中进行的案卷定义和规卷工作为档案管理子

系统提供了操作对象和数据内容。

 档案数据的来源

 归卷子系统的数据一般来源于在公文管理子系统中已经形

成的文件信息。在进行归卷时，只需调用这些数据进行筛选，为需要归档转化为档案数据的公文记录添加归档标记。不必在归卷阶段重新誊写公文信息，实现文档一体化系统“一次输入，多次使用”的功能。

 可通过网络接收公文数据；也可直接使用存贮在本机硬盘上

的公文信息；还可使用通过磁盘等载体移交的公文数据。

- 48 -

 逻辑案卷的建立

 案卷定义：确定案卷的起止时间、年度、档号、分类号、保

管期限、案卷题名

 逻辑组卷：包括自动组卷和手动组卷两种方式

 自动组卷：系统提示用户输入组卷条件如档案类型、

时间、保管期限、分类号等，由计算机自动将符合条件的文件增添到卷内。

 手动组卷：不通过系统批量组卷，而直接在计算机

屏幕上通过键盘或鼠标进行文件的移动，“手工”往案卷内添入文件，从而达到组卷的目的。

文档一体化档案类型设置选择类型新建类型案卷定义文件分类组织问机题构归档组卷批量组卷单份组卷卷内文件排序案卷编辑卷备内考目表录打印输出一自文责般然件任项目顺日者序期归卷子系统模块图276

第六章 档案网络化管理

第一节 计算机网络概述

 一、计算机网络的含义

 计算机网络是计算机技术和通信技术高度发展和密切结合的产物。

 是将不同地理位置具有功能的多台计算机终端及其附属设备，用通信线路连接

起来，并配备相应的网络软件而组成的计算机系统的集合。

 计算机网络的基本特征

 资源共享 包括计算机硬件、软件及数据的共享  互连计算机分布在不同地理位置，各自

 互连计算机之间不存在明显的主从关系，每台计算机可以连

网工作，也可以脱网工作。可以为本地用户服务，也可以为远程用户服务。

 连网计算机必须遵循统一的网络协议

- 49 -

二、网络的拓扑结构是指网络中通信线路和站点的几何排列形式。一般有5种结构：总线形、环型、星型、树型、网状型–总线型以一根同轴电缆作为总线，各个工作站可以通过简单的电缆分接头连接到该总线电缆上。工作站与总线的沟通处作为一个节点。工作站工作站工作站文件服务器工作站总线型网络结构282–环形通过一串信号中继器把各台工作站连成一个圆环，各站点通过通信介质连成一个封闭的环形，节点之间采用点对点式通信。工作站工作站工作站服务器环型网络结构图283 •星型结构•每个节点通过点到点的链路与节点相连。节点是控制中心，相邻节点之间的通信都要节点。工作站工作站工作站节点工作站文件服务器•星型网络结构图284 –树型结构各个节点按层次展开，由各级主计算机分散控制，但最高层次的主计算机有统管整个网络的能力。主计算机分主计算机分主计算机分主计算机工作站工作站工作站工作站285树型网络结构图

- 50 -

–网状型各节点通过通信线路连接成不规则的形状，网络中没有统管整个网络的主节点，通信控制功能分散在各个节点中。工作站工作站工作站工作站工作站网状网络结构286 – 上述5种网络结构的比较 – 总线型

 优点：网络可靠性高，单个节点出故障时，对整个系统影响不大。

节点的插入或拆卸比较方便。

 缺点：排除故障比较麻烦，不能使用光纤通信。

– 环形

 优点：结构比较简单，易安装和监控。适于光纤通信。  缺点：网络可靠性差，容量有限。

– 星型

 优点：可以利用现有程控电话小交换机系统的线路来组成局域网。

易增加新的节点。

 缺点：可靠性差。线路的利用率低。

– 树型

 优点：网络通信线路比较简单，网络管理软件不复杂。维护方便。  缺点：资源共享能力差。

– 网状型

 优点：具有较高的可靠性，资源共享方便。  缺点：网络管理软件比较复杂。

❖ 上述5种网络结构各有所长，也各有所短。为了克服这种不足，出现了线星

混合型的网络结构。这种结构集中了总线型和星型网络结构的优点。其可取之处在于，不是把工作站直接连接在总线上，而是把网络集线器连接在总线上。每个网络集线器在网络总线上增加一个节点，就可以连接多个工作站。

❖ 三、网络类型

❖ 根据网络的地域分布，可以分为三类：局域网、城域网和广域网。

❖ 局域网（ Local Area Network，简称LAN）

❖ 将有限范围内的（如一个大楼、学校、单位或一组相邻建筑之内）

计算机、终端与外部设备互连而成的网络称为局域网。 ❖ 限于较小范围，一般小于10km

❖ 局域网的特点：传输速度高，结构简单，成本低，管理灵活方便，可靠性高，

较易实现数据、原文、图形、图像等综合信息的传输和处理。但资源共享程度低，应用范围小。

❖ 城域网（Metropolitan Area Network，简称MAN）

❖ 城市地区的网络简称为城域网，是界于广域网和局域网之间的一种

- 51 -

高速网络。

❖ 城域网规模在一个城市的范围内，10～100km的区域。

❖ 为了满足几十公里范围内的大量企业、机关、公司的多个局域网互

连的需求，实现大量用户之间的数据、语音、图形、视频等多种信息的传输功能。

– 广域网（Wide Area Network，简称WAN）

 也称远程网。网络界、州界，甚至覆盖全球范围。  影响广，规模大，用户多，资源共享程度高。  网络技术复杂，其关键技术是远程通信互连技术。

❖ 目前局域网和广域网是网络发展的热点。局域网是组成其他两种类型网络的

基础。城域网一般都加入了广域网。广域网的典型代表是Internet

第二节 档案网络化管理的意义和特点

 一、档案网络化管理的意义

– 档案网络化管理的含义

 通过计算机网络，进行档案信息的收集、组织、传递、发布、检索

及提供利用，从而最大限度地实现档案资源共享。

• 档案信息收集的网络化 • 档案信息组织的网络化 • 档案信息网络传递 • 档案信息网上发布 • 档案信息网络检索 • 档案信息网络利用

– 档案网络化管理的意义

 适应网络时代人们对档案信息的利用需求，提高档案信息服务社会

化的水平

• 计算机网络是人们获取信息的重要来源，档案作为一种原始

的信息源，具有其他网络信息无法取代的重要作用。

• 网络档案用户的类型十分广泛，需求多种多样，必须尽可能

地使人们能通过网络获得所需要的档案信息。档案网络化管理是网络时代档案信息服务社会化的要求。

– 档案网络化管理对于改善传统的档案管理，提高档案管理效率具有十分

重要的意义

 档案网络化管理建立在传统档案管理的基础之上，同时，又对其管

理和流程提出了新的要求。

 要求建立高效的电子文件归档和管理系统。

 要求对传统档案实施有选择和有步骤的数字化，为档案网络信息的

存贮、检索和利用提供数据基础。

 有利于弥补传统档案管理重藏轻用的不足，扩大档案信息的受众面，

提高档案信息的利用率。

 有利于提高档案管理的效率和质量。

– 档案网络化管理有利于扩大档案工作的社会影响，提高社会档案意识。

 通过网络实施档案信息的发布、检索和利用，扩大了档案利用的范

围，可较大程度地满足各种用户（现实用户和潜在）的各种档案需求。从而扩大了档案工作的社会影响。

- 52 -

 有利于增进社会各界对档案和档案工作的了解，消除人们对档案及

档案工作的神秘感，可进一步提高社会档案意识。

– 档案网络化管理的特点

 与信息化、企事业单位信息化建设的密切关联性。

• 由于档案与政务信息的渊源关系，档案网络化管理和信息化

建设成为信息化的组成部分和必然要求。

• 档案管理网络化成为具体的企事业单位信息化建设的组成

部分。

 地区发展的不平衡性：东部地区比中、西部地区具有明显优势。  对信息安全要求高

• 档案的保密性对信息安全提出了高要求。

第三节 档案网络化管理的阶段及现实条件

一、档案网络化管理的阶段 （一）第一阶段（基础阶段）：档案管理自动化阶段

1．利用计算机技术，实现档案实体的自动化管理和档案信息的自动化管理。包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、检索等各个环节。

2．目前我国各级档案馆自动化管理水平不一，有的已经实现，有的只是部分实现，还有极少数档案馆处于手工管理向自动化管理过渡期。

3．档案自动化管理是档案网络化管理的前提，它为后者提供了必要的硬件条件和档案资源准备。

（二）第二阶段（初级阶段）：档案机构内部局域网 建设阶段

1．档案馆内部局域网连接本馆各科室、各部门，实现档案馆办公自动化，实现办公行文一体化，接待利用计算机检索，调归管理自动化，从而提高档案工作的效率和科学性。

–第二阶段（初级阶段）：档案机构内部局域网建设阶段档案馆内部局域网连接本馆各科室、各部门，实现档案馆办公自动化，实现办公行文一体化，接待利用计算机检索，调归管理自动化，从而提高档案工作的效率和科学性。服务器1服务器2光盘机档案目录数据库打印机档案技术室客户机1扫描仪档案编研室客户机2打印机办公室客户机n 2．将单一的档案管理系统纳入企事业单位的大的“集成”系统，成为其子系统单位的“集成”系统通过局域网将单位内部的各个单一的系统相互联系，可以实现本系统内部各部门之间的数据交流和各类资源的共享。同时，可更充分地发挥档案信息在决策系统中的作用。“集成”系统分为横向集成和纵向集成两种形式 ＊横向集成：将属于同一组织级别的若干个部门的数据予以集成，实行数据共享、综合管理。

档案管理系统参加的横向集成综合系统：企业管理信息系统MIS； 自动化系统OAS ＊纵向集成：将属于不同组织级别的档案数据予以集成，实施综合性的管理。

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档案管理系统参加的纵向集成系统：（1）档案目录中心：如历史档案目录中心、航天工业档案目录中心等 （2）情报信息中心：可在同一专业系统内实现图书、情报、档案的集成管理

（三）第三阶段（发展阶段）：档案外部网（网站）建设阶段 1．档案网站的类型

综合性：各级综合性档案馆的网站

专门性： 高校、企业、专业系统档案馆的网站 2． 档案网站的规模

总体数量：增加迅速，国家级、省级、市县级档案馆都纷纷建立网站 网页级次：普遍较浅，以2至3级居多。 现阶段档案网站的特点：主要以发布档案工作的日常信息为主，实质性的档案内容信息较为欠缺，特色档案信息不足。需要进一步增加上网档案的数量和类型。 （四）第四阶段（实现阶段）：网络档案信息的组织与整合阶段

1．由国家最高档案行政管理机关负责对各级、各专业档案网站的信息进行整合，加强各档案网站之间的信息交流和共享，剔除重复，突出特色，建立全国档案信息网络系统。 2． 实现网络档案信息的社会化服务

3． 我国档案网络化管理总体上基本处于第三阶段，即网站建设阶段。而在经济相对落后的

中、西部地区，还有不少档案部门处于第一、第二、阶段，即档案自动化管理和局域网建设阶段，或者正处于第三阶段的准备期。 二、档案网络化管理的现实条件 （一）资金与设备

是档案网络化管理的首要条件。

网络建设需要主处理机、服务器、终端设备、通信传输设备等，购置这些设备需要大量经费。

应积极争取拨款。尤其是在各级实施的电子政务建设过程中，需要相应地对档案网络化建设提供财政支持。

广开渠道，争取企业投资及私人资助。 （二）技术与人员

网络技术包括信息处理技术、通信技术等方面。

档案部门的技术力量较为薄弱，需要大力引进专业技术人才，同时，对现有档案人员进行技术培训。

借鉴国内同行及发达国家档案网络化管理的经验。

还可以通过技术外包的方式，委托专业公司进行技术开发和网络建设。 （三）档案数据库的建设

数据库建设是网络化发展的基础，网络资源的共享主要是对数据库中档案数据资源的共享。

我国档案数据库建设不能适应网络化的需要，存在不少问题：

（1）数据库类型单一，以目录型为主。 （2）数据库规模小。

（3）数据库的质量难以保证

（4）数据格式不一，标准化程度低，难以实现网络共享。

（四）通信网络的支持

我国的通信基础设施发展迅速，全国的公用通信网和专用通信网发展迅速。 通信网络基本能满足档案网络化建设的需求。

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（五）标准化与各部门协作

机读目录标准、软件设计标准、硬件设施标准等标准的制订和实施是档案网络资源共享的前提。

各部门协作是档案网络化建设的关键。包括同行业与同系统之间的协作，地区性协作、与相关行业的协作等。

第四节 网络档案管理系统的运行模式

一、C/S运行模式

*C/S模式即客户机/服务器(Client/Sever)模式。

*是20世纪90年代初继终端/主机运行模式之后提出的一种普遍使用的网络化应用系统结构。

*克服了原来只有主机执行操作、计算和存贮数据的集中管理方式所带来的弊端，使得客户机能够承担一部分计算和操作功能，大大减轻了服务器的运行负荷。 *具有独特的分布式负担系统负荷的优越性。 *结构简单，容易实现，对外部网不具依赖性。 *主要用于机构内部的局域网 *C/S运行模式的工作原理：

(1)将应用系统的任务一分为二，服务器（后台）负责数据管理和处理，客户端（前台）完成档案管理业务逻辑的处理和与用户交互的任务。

(2)客户端向服务器发出请求，服务器进行相应的处理后将数据传递回客户端。

(3)缺陷：在处理复杂服务时客户端负荷较重；使用单一服务器且以局域网为中心；软、硬件的组合及集成能力有限。

二、B/S运行模式

*是在TCP/IP协议支持下，以HTTP为传输协议，客户端通过Browser访问Web服务器以及与之相连的后台数据库的技术及体系结构。

*由浏览器、Web服务器、应用服务器和数据库服务器组成。

*工作原理：客户端的浏览器通过URL访问Web服务器，Web服务器请求数据库服务器，并将获得的结果以HTML形式返回客户端浏览器。

三、C/S与B/S运行模式的比较

技术指标 服务器配置 客户端要求 客户端效率

Client/Server结构 必须有数据库服务器 需要安装特定的客户端应用程序 响应较快

Browser/Server结构

必须有数据库服务器和Web服务器 客户端只需要通用的浏览器即可 响应较慢

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系统用户 系统维护 系统升级 安全性

一般限于局域网 需要对客户端做大量的日常维护工作 比较麻烦 容易保证

局域网、广域网 只需对浏览器维护 非常方便 不容易保证

档案馆档案馆内部外部Web服务器Internet Internet 应用服务器用户（浏览检索）数据服务器（C/S模式）归档单档案馆内部局域网位用户Intranet（数据–B/S和C/S混合使用的档案管理信息系统案例录入、馆长文书人事科技316查询）

*C/S与B/S混合运行模式的优点: (1)可以扬长避短，发挥各自的优势。

(2)外部用户主要是浏览和查询，而不对档案信息进行修改和维护，可以采用B/S模式。档案馆外部用户不直接访问数据库服务器，可以保证档案数据库的安全。

(3)大量的数据维护在内部局域网进行，采用C/S模式，既保证了数据安全，又保证了系统运行效率。

(4)内部用户的业务工作繁忙，使用交互式较强的C/S模式，在数据维护、数据查询和检索等方面有较快的的相应速度和较强的数据处理能力。 四、网络档案管理系统建设的原则

*长期以来，各档案管理机构在开展档案信息系统建设的主导思想是总体规划，分布实施，系统实施的主体工作思路是按照业务需求进行系统建设，因而不可能一步到位地全面实现档案信息化管理。

*分布实施的结果，是形成了当前各档案馆满足其业务需求的档案管理信息系统的分、子系统。如：“馆藏档案数字化系统”

“电子文件归档系统” “综合档案管理系统” “档案信息查询系统” “文档一体化系统

*分主次、分先后建立起来的系统具有一定的局限性：

•系统及其运行平台的异构性

•档案信息在不同系统中的重复存贮

•信息系统、服务器与档案数据管理和维护的复杂性等

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*分布建设的系统同时又具有积极意义

•培养了大量复合型人才

•积累了档案信息化建设的丰富经验 •为档案信息化提供了高的发展起点

*总体原则：总体规划、分步建设、软硬并重、安全实施。具体包括：

（1）同构性原则：系统的硬件平台、软件支撑平台、应用软件系统应尽量选用共同的供应商，避免本单位内部异构操作系统、异构数据库管理系统、异构存贮方式等现象的产生。 （2）集成性原则：在建设系统的过程中，应考虑业务的扩展性、软硬件系统的兼容性，留出必要的接口，以便扩展；同时，要考虑与现有系统之间的信息集成、过程集成和系统集成，保持业务流程的连续性和系统信息的一致性。

（3）继承性原则：由于需求的不断变化和更新而引起的；支持档案信息化应用系统的可持续发展，是档案信息化“滚动式”建设方案的要求；保护已有投资，同时，对现有的系统进行有保留的扩展。

（4）淘汰性原则：由于软硬件的更新而产生；当修补大于重新投资一个新的系统的消耗时，应进行更新换代。

第七章 专门档案管理

第一节 科技档案的管理

一、科技档案的特点和种类

（一）科技档案的特点

1．专业性：科技档案产生于各个特定的专业技术领域，其内容具有鲜明的专业性特点。 2．成套性：A科技活动围绕专门的对象或项目开展，由此自然形成了一系列相关的科技文件材料。B这些科技文件材料记录和反映了该项科技或生产活动的全部过程和成果，其内容具有密切联系，构成了一个不可分散的档案整体。被称为项目全宗。C 保持一个科技生产项目档案材料的齐全成套，是科技档案管理的基本要求。科技档案管理的各个环节都需要考虑这一要求。D 成套性特点体现了科技档案的形成规律和管理原则。

3.多样性: A科技活动领域的广泛性导致了科技档案的多样性；B 科技档案的多样性体现在科技档案种类的多元化；C 要求针对不同种类的科技档案采取相应的管理手段和方法。 4.现实效用性: 与文书档案不同，科技文件材料归档以后，还会在相当长的时期内发挥现行效用。如：在设计单位，归档保存的底图和蓝图是进行现行设计的必要条件；在生产单位，归档保存的设备档案是是设备安装、使用、维护不可缺少的依据。

科技档案的现实效用性特点，对科技档案管理提出了特殊要求。

科技文件材料的归档、移交和接收进馆都有不同于普通文书档案的规定。 （二） 科技档案的种类

1．工业生产技术档案：包括工业设计档案和产品制造档案

特点：以产品型号成套，一个型号产品的档案，是一套具有有机联系的整体。

2． 农业生产技术档案：是在农、林、牧、副、渔等行业生产、技术活动中形成的科技档 包括种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案等 特点：形成周期长，地域性强。 3． 基本建设档案（基建档案）：

*在各种建筑物。构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和改建、维修活动中形成的科技档案。

*按对象可分为：工农业生产基建档案、军事国防工程基建档案、民用工程基建档案

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*按内容可分为：工程规划与设计档案、施工档案、竣工档案等。

*所有的基建工程，都是以工程项目为单元进行建设的，因此，基建档案的成套性十分明显。 （1）设备档案：

1. 是各种机器设备和仪器仪表的档案。

2. 包括：生产设备、仪器仪表设备、农机设备、自然现象观测设备等。 3. 来源：自制设备档案、外购设备档案两种 4. 特点：以设备的型号成套。

（2）自然现象观测档案

5. 包括地质、水文、测绘、气象、天文、地震档案。

6. 特点：包含有大量数据和图表。时间上具有一定的周期性。

（3）自然科学研究档案（科研档案）

7. 是指科技研究部门、高等院校、生产建设单位在自然科学技术研究活动中

形成的科技档案。

8. 按科研性质分为：基础科学研究档案、技术科学研究档案、应用科学研究

档案。

9. 科研档案的成分一般包括：科研规划和工作计划、定题论证、技术委托书、

协议书、合同书、任务书、实验记录，课题成果、总结鉴定报告、成果推广和反馈信息及其他有关档案材料。 10. 特点：以科研课题成套。

二、科技档案的收集

（一）科技档案工作内容主要包括两个方面： 1．科技文件材料的归档

*《科学技术档案工作条例》规定：“各单位应当建立、健全科技文件材料的形成、积累、整理、归档制度，做到每一项科研、生产、基建等活动，都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存”；“一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目，在完成或告一段落后，必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成保管单位，填写保管期限，注明密级，由课题负责人、产品试制负责人、工程负责人等审查后，及时归档” *科技文件材料归档的特点：

A核心是确定归档文件材料的范围。凡是直接记述和反映本单位科技、生产活动，具有现实和长远查考价值的科技文件材料，都应列入归档范围。

B划定本单位科技文件材料与科技资料、政务文件的界线。将科技文件材料和政务文件分别归档。

C科技文件材料没有固定的归档时间。根据不同的科技文件形成规律确定适当的归档时间。一般有随时归档和定时归档两种。

2.各类专业档案馆对本专业需长久保存的科技档案的接收 *专业档案馆对科技档案的收集 决定专业档案馆收集范围的因素 专业档案馆的性质和任务 档案的价值 档案的现实需要

*专业档案馆收集科技档案的方式

相关单位主送制 科技档案补送制

协作项目科技档案的收集

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科技档案的产权问题

3.另外，有必要对零散的科技档案进行收集 *零散科技档案的收集

由于管理制度不健全，导致某一项目的科技档案散落在各业务技术部门乃至个人手中，影响到科技档案的完整性。因此，有必要对其进行收集。 *零散科技档案的收集方式

了解各单位零散科技档案的现状 对零散科技文件清理、核对、补充 结合实际需要，有针对性地进行收集

对于十分重要的科技文件材料，可委托有关单位进行补测、补绘图纸工作。

三、科技档案的整理

（一）科技档案的分类

*按工程项目分类:适用于基建档案、建筑设计档案和工程施工档案 *按型号分类:适用于产品档案和设备档案 *按专题分类:适用于科研档案

*按专业性质分类:适用于工农业生产技术档案和科研档案 *按地域分类（农业、气象、水文、地质、地震） *按时间分类（气象、水文、地震） （二）科技档案的排列与编号 1.科技档案的排列

 科技档案中的文字材料排列与文书档案一样  图样材料的排列可以采取下列方法:

*按隶属关系排列：总图 组件图 零件图 或者：总图 系统图 剖面图 大样图 *按图幅比例：测绘、测量图样 *按地区特征：地质勘探、地震观测

*按时间顺序：水文观测图样、气象观测图样 *按图号顺序：适用于形成时已经编号的图样 2.科技档案的编号

*科技档案编号是科技档案类别代号及其保管单位顺序号的组合体。

*科技档案类别代号由科技档案种类代号及该科技档案的分类类目代号组成。

*科技档案种类代号一般以科技档案种类名称的第一个汉字的汉语拼音声母作为该类科技档案的代号。如：基建档案代号为“J”，设备档案的代号为“S”，产品档案的代号为“C”，科研档案的代号为“K”

*科技档案编号示例：C•M6041－05

产 磨 保 品 床 管 档 型 单

案 号 位

代 序 号 号 （三）科技档案的登录

1.科技档案的登录一般需填写下面几种目录登记表 (1)科技文件材料目录（相当于卷内文件目录）

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放在保管单位内经系统排列的单份科技文件材料之前，可具体揭示一保管单位内科技文件材料的内容和成分。

(2)科技档案保管单位登录簿

按保管单位的顺序号依次登记保管单位基本情况，并对保管单位的单份图样进行登记。 (3)科技档案总登录簿

*对保管单位按归档先后顺序登录。

科技文件材料目录 顺序号

科技文件材料名称

代号

所在张号

备注

科技档案保管单位登录簿 保管单位顺序号 保管单位名称

归档日张 期 数

图样

顺序号

图样 名称

图样 代号

备 注

科技档案总登录簿

归档 时间

总登记号

分类号

保管单位 张 份 名称 数 数

编制

变更情

况

备注

四、科技档案的鉴定（保管）

（一）科技档案鉴定工作的内容与特点 1.科技档案鉴定工作的内容 *归档时的鉴定:

结合业务整顿或技术普查进行的鉴定 进馆后的再鉴定 *科技档案鉴定工作的特点

鉴定单位: 以一个科技档案保管单位、一个产品、一项工程、一个课题、一套设备为单位。

鉴定要素: 科技档案所反映的项目的性质，如项目的级别、技术水平、社会和经济效益等。

保管期限: 难以用具体的年限界定；只要实物尚存，档案就应随之保存 鉴定人员：必须在业技术人员领导下组建专门鉴定小组 （二）影响科技档案价值的因素 1．项目性质： 项目的技术水平

项目级别

项目的社会影响 项目的经济指标

2． 档案特点与状况： 档案内容

档案形成时间 档案的质量状况

3． 档案的利用需要与利用率:a有的科技档案所反映的科技对象的技术水平早已淘汰，但是

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它代表了某一个历史发展阶段，具有典型意义。b有的科技档案在技术上很先进，具有很高的现实参考价值。c有的科技档案基本功能主要是为今后的工作提供依据。

4. 档案的实物状况: 产品档案、基建档案、设备档案等的保存价值在很大程度上依赖于其实物对象的状况。

（三）科技档案鉴定的程序和方法

1、科技档案鉴定的准备工作

 制订鉴定工作计划  鉴定人员的组织

 编制科技档案保管期限表

2、科技档案保管期限的确定

 永久和定期（长期、短期）两种  应遵循科技档案的成套性原则

 先由鉴定小组人员按分工提出鉴定意见，填写科技档案鉴定单  再由鉴定小组全图成员对鉴定单进行审查，形成集体意见，最后确

定保管期限。

3、科技档案的销毁

 经鉴定对无保存价值的科技档案，应按规定提出销毁。  销毁时，应指定监销人，防止失密。  制作科技档案销毁清册。

 已经销毁的科技档案，及时在目录上注销，并对排列顺序作相应调

整。

五、科技档案的保管

（一）底图和蓝图的保管

1.底图的保管: 底图的机械强度和耐久性在反复使用中越来越差

在特殊的底图柜中存放

底图可平放，卷放。禁止折叠存放。

2.蓝图的保管: 蓝图的机械性能比底图好，可以折叠存放。

折叠后的蓝图，若不经常使用，可装订成册。但金属针应去掉，以防锈蚀。 蓝图可放在盒子里面、蓝图柜子里面或档案架上。

（二）科技档案的保管制度

1.保密制度: 准确划分科技档案的保密范围和机密等级；

明确不同机密等级科技档案的利用范围和利用手续； 对绝密科技档案实行单独保存，专人、专柜保存；

严格选用机密科技档案保管人员，制订保密纪律和规章制度； 定期或不定期进行保密检查。

2.检查制度: 科技档案登记的“帐”与“物”是否相符；

科技档案库房管理与安全状况； 科技档案保密工作情况； 各项制度的贯彻执行情况。

3.更改和补充制度: 科技文件材料归档以后，在很长时期内还具有现实效用；

科技档案是保证正常工作和生产的依据和必要条件，必须与其所反映的科技对象的保持一致；

科技档案不仅要反映所记录的科技对象的历史状况，还要反映其现实面貌；

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要求对科技对象的变化能动态反映，对有关科技档案进行相应更改和补充。

第二节 人事档案的管理

 人事档案是在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、品德才学和工作表现，

以个人为单位组合起来，集中保存以备查考的文件材料。

 人事档案主要包括干部（公务员）档案、企业职工档案、流动人员档案、教师、学

生档案等。

一、人事档案的特点  现实性

人事档案是人事、组织、劳动部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的已经处理完毕的具有保存价值的文件材料。是进行人力资源管理的重要依据，具有很强的现实效用。  动态性

 人事档案的内容随个人的成长而不断增加  人事档案一般是“档随人走”，具有流动性  机密性

 人事档案记载了个人的自然情况（姓名、出生、家庭成员）、工作学

习简历、健康状况、政治面貌、奖惩情况、收入、职务职称、技术专长等方面情况，涉及个人隐私，必须保密，不能对外开放。  人事档案的解密与开放，须待当事人死亡后若干年才能实行。在此

之前，只陷于组织、人事部门内部查阅，并有严格的管理制度和审批手续。

 个人对自己的人事档案应当有知情权。

 集中性

 集中反映个人的历史全貌，是人事档案管理的基本要求。  个人的人事档案不能分散在不同的部门保管  每个人的人事档案中，不能混杂其他人的材料。

二、人事档案的收集

 凡是记录个人经历及其社会实践活动，反映个人政治历史、思想品德、业务

能力、技术专长、学术水平、工作表现等方面情况的人事材料，均属人事档案收集范围。  具体包括：

 履历材料和自传材料；鉴定、考核材料，政治历史问题的审查材料  参加党团组织及其他社会组织的材料；奖惩、任免材料

 晋升技术职称的审批材料；工资级别登记、工资调整审批材料  学位、学衔材料；工作业绩、学术成果登记材料  离、退休审批材料

 以下材料不属于人事档案：

 文书档案、诉讼档案材料  重份材料

 应属个人保存的材料，如独身子女证、日记、私人信件、病历，各

种奖状、证书等  手续不全的材料

 不真实的材料，来历不明、虚假不实的材料

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 人事档案的收集渠道

 通过组织、人事、劳动部门收集  通过各级教育部门收集

 通过业务部门和科技管理部门收集

 通过纪律检查部门、司法部门、行政监察部门、门收集  通过部门和民政部门收集

 人事档案收集方面的特点

 主要是由个人所属的主管人数部门进行人事材料的归档工作。  人事档案的归档是随着个人活动及各方面情况变化随时进行的，没

有固定的归档时间。

 与组织机构的档案定期向归口档案馆移交不同，人事档案向档案馆

移交往往是一次性的。  人事档案的收集方法：

 须结合单位活动规律进行收集  须结合个人活动连续不断地收集

 建立和健全人事档案的收集和补充制度

三、人事档案的整理

（一）人事档案的正本和副本

– 根据人事档案管理和利用的需要，可建立人事档案正本和副本。 – 正本是由全面反映一个人的历史和现实情况的材料构成的，副本是正本的浓

缩，由正本中的部分材料构成，为重份文件或复制件。 – 正本由主管部门保管，副本由协管部门保管。

– 管理的干部、各部委和省、市、自治区管理的干部都分别建立

了正本和副本。一般干部和职工档案只建立正本。

– （二）人事档案的分类 – 正本材料的分类：

– 履历材料

– 自传及属于自传性质的材料 – 鉴定材料

– 考核和证明材料 – 政审材料

– 参加社会组织的材料 – 奖励材料 – 处分材料

– 反映职务、职称的材料 – 其他材料

– 副本材料的分类：

– 近期履历材料

– 各阶段的主要鉴定材料 – 考核材料

– 政治历史问题的审查、甄别、复查、平反材料 – 奖励材料 – 处分材料

– 晋升技术职称、学位、学衔审批表、任免呈报表和工资级别登记表

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– （三）人事档案的排列

– 基本要求：重点突出、方便查找，反映材料间的内在联系，便于新形成的人事材料

的补充。 – 排列方法：

– 按形成的时间顺序 – 按重要程度 – 按问题

– （一）人事档案的鉴别

– 判断是否属于人事档案

– 判断是否属于本人的人事档案 – 材料是否处理完毕 – 材料是否真实、准确 – 材料是否重复 – 材料是否完整

– 对不归档材料的处理

– 转出 – 退还 – 留存 – 销毁

– （二）人事档案的保管期限

– 由人事档案的价值和个人的社会地位所决定，而后者起着举足轻重的作用。 – 一般人员的人事档案都在其主管部门长期保管，当人员去世以后，再根据个

人的社会地位及其知名度选择部分人事档案按规定移交给档案馆长期或永久保管。

– 各级去世干部人事档案的保管处所及期限有所不同

五、人事档案的保管和转递 – （一）人事档案的保管处所

– 在职人员人事档案保管处所

– 主管的组织、人事部门

– 离退休人员人事档案保管处所

– 原主管的组织、人事部门

– 被开除公职或单位除名人员人事档案的保管处所

– 原主管单位

– 去世人员人事档案保管处所

– 原主管部门长期保管，或移交档案馆保管

– （二）人事档案存放排列

– 按人名字顺或拼音字母顺序排列

– 按姓氏笔画 – 按姓名字形编号

– 按姓名的汉语拼音字母顺序

– 还可先按人员所再部门或职务进行粗分，再按姓名字顺排列

 （三）人事档案的转递

 人事档案的转递是因人员工作调动、人事任免改换了主管和协管单位的情况下进行

的，所谓“档随人走”。

- -

– 人事档案转递工作的要求：迅速及时、安全保密、准确无误 – 人事档案转递的缘由和方式

 转递缘由：调动、职务变动；单位撤销或合并；离退休、辞职或开

除；刑满释放后异地安置；死亡

 转递方式：零星转递（个别人员流动）、成批转递（单位撤销或合并）

– 人事档案转递手续

 转出手续  转入手续

（四）人事档案的保管制度

 登记制度  检查核对制度  保卫保密制度

第三节 会计档案的管理

 会计档案是机关、团体、企事业单位再经济管理活动中形成的具有保存价值的会计

核算材料，包括会计凭证、会计帐簿、会计报表等。  会计档案管理要按1984年6月财政部、国家档案局联合颁发的《会计档案管理办法》

进行。

 一、会计档案的特点和种类  （一）会计档案的特点

 来源的广泛性

 凡是具有会计核算的单位，都会产生会计档案

 内容的连续性

 会计凭证、会计帐簿和会计报表的内容前后衔接

 成分的稳定性

 基本成分：会计凭证、会计帐簿、会计报表

 表述方式的特殊性

 以数字和指标体系为主的量化表述方式，文字材料较少

 （二）会计档案的种类

 会计档案的种类分为：会计凭证、会计帐簿和会计报表三种。

 会计凭证

 会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记帐簿

的重要依据。

 会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两种。

 原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的凭证。  记帐凭证是以原始凭证为依据，用以在帐簿上进行记录的会计凭证。

可分为收款凭证、付款凭证和转帐凭证。

 会计帐簿

 是以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录和反映各项经济业

务的簿籍。

 会计帐簿按用途可分为序时帐簿、分类帐簿和备查帐簿。

 序时帐簿又称日记帐，是按经济业务完成时间的先后顺序进行登记

的帐簿。

 分类帐簿是按帐户对本单位全部或部分经济业务进行分类记录的帐

簿。

- 65 -

 



 

 

 备查帐簿是对序时帐簿和分类帐簿中未能记载的事项进行补充登记

的帐簿。

 会计报表

 是根据会计帐簿，按照规定的格式、内容和编制方法，总括反映机

关、团体、企事业单位经济活动和财务收支情况的报告文件。  会计报表是根据帐簿记录加以归类、整理和汇总而编制出来的一套

完整的指标体系，是会计核算工作的最终产物。  按时间可分为：日报、旬报、月报、季报和年报。  按编制单位可分为：基层报表、汇总报表。

二、会计档案的收集 （一）会计档案的归档

 归档范围

 包括各级财政机关总预算会计、单位预算会计、建设银行会计、机

关经费会计、税务机关的税收会计和税务经费会计以及国营、集体企事业单位会计和建设单位会计在会计核算过程中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算材料。

 有关财会工作的方针、、报告及来往文书不属于会计材料的归

档范围。

– 归档时间与手续

 《会计档案管理办法》规定，各单位每年形成的会计档案，由财务

会计部门在会计年度终了后，再保管一年，期满以后，由财务会计部门编造“会计档案移交清册”，向本单位档案部门移交归档。

（二）零散会计档案材料的收集

– 主要是向历任会计人员收集

– 逐人逐年的将分散会计材料收集齐全，逐一登记

– 若有损毁、丢失，要出具说明并报领导审核，及时采取补救措施。 三、会计档案的整理 （一）会计档案的分类

– 按年度－形式－保管期限分类

 适用于只有一种会计类型的单位，如单位预算会计。

– 按年度－保管期限－组织机构－形式分类

 适用于财政部门的总预算会计，其优点是能清楚反映会计档案形成

的部门，体现了一个单位会计档案的完整性。

– 按年度－会计类型－形式分类

 适用于税收机关，其优点是能反映不同性质会计活动的内在联系。

（二）会计材料的立卷

应遵循会计材料的形成规律，将会计凭证、会计帐簿和会计报表分别进行组卷。

– 会计凭证的立卷

 应每月将记帐凭证连同所附的原始凭证，按其编号顺序，并根据数

量多少装订一册或若干册，每册会计凭证为一个保管单位。

– 会计帐簿的立卷

 通常在年终结帐或决算后立卷

– 会计报表的立卷

 可按年报、季报、月报分别整理立卷

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 四、会计档案的鉴定

分为立卷鉴定、复查鉴定、销毁鉴定三个不同阶段 （一）会计档案保管期限的确定

• 会计档案保管期限的划分

• 分为永久和定期两种，定期又可分为3年、5年、10年、15

年、25年5种保管期限。

• 会计凭证保管期限的确定

• 一般的会计凭证保存10－15年，建设银行的会计凭证及其

附件保存25年，涉及外事的会计凭证永久保存。

• （二）会计档案的销毁

• 由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，

编造会计档案销毁清册。

• 机关团体和事业单位销毁会计档案，须经本单位领导批准。

• 国营企业销毁会计档案，须经企业领导审查，并报上级主管单位批准。

• 五、会计档案的保管

• 会计档案立卷以后，为便于财会部门结帐、对帐、编制预算等工作的查考利

用，须在财会部门保管一年之后，再向档案部门移交。 • 归档之前，应由财会部门指定专人负责保管。 • 归档之后，应专柜存放，单独编目。 • 应建立会计档案保管登记制度。

• 不同保管期限的会计档案，分别存放。

第八章 特殊载体档案管理

第一节 声像档案的管理

 声像档案是指在社会活动中形成的，具有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影

片（正负片）、唱片、录音带、录像带等专门载体的档案

一、声像档案的特点

– 记实性 – 直感性 – 异损性 – 可读性差

二、声像档案的收集

▪ 声像档案产生于生产、科研等各种社会活动中，大多分散在各部门及个人手

中。

▪ 声像档案的归档、移交还未像一般纸质档案那样形成统一的制度。因此，收

集较困难。

▪ 声像档案的收集可通过以下途径：

▪ 建立健全声像归档制度，强化常规收集

▪ 归档的声像材料须是原版、原件，正片与底片相符，图像清

晰，声音清楚，不得磨损，并加以必要的文字说明。

▪ 扩大收集渠道，通过各种方式收集

▪ 通过自拍、自录，有计划、有步骤地积累声像档案。

三、声像档案的整理

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▪ 如果一个立档单位形成的声像档案数量不多，可以与同一全宗的其他载体档

案统一分类、编目。在分类类目统一的前提下，将声像档案分开存放、单独保管。

▪ 反之，则应将声像档案与一般纸质档案分开整理，专门进行分类编目，加上

参见号。

▪ 声像的实体应单独存放、保管。 ▪ （一）照片档案的整理

▪ 照片档案由底片、照片、文字说明三部分组成。

▪

底片应单独整理和存放，照片和文字说明一同整理和存放。

▪ 底片的整理

▪ 分类方法：按尺寸大小、制成材料、底片种类、年代等 ▪ 编号：全宗号－类号－底片号－分号（10－J4－236－2）▪ 照片的整理

▪ 一般按年代－问题进行分类

▪ 文字说明

▪ 包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素



（二）唱片档案的整理

– 按金属模板和唱片两大类分别进行整理。 – 金属模板按版次、片号、版号进行分类整理。 – 唱片按片种、规格、内容进行分类整理。 – 唱片档案一般采用流水编号法。

– 一般应附有文字记录材料，是唱片档案的组成部分。

 （三）录音带、录像带的整理

– 数量不多，整理时可不分类，按归档时间顺序编号。 – 数量多，应按内容分类，类下再按时间编流水号。 – 统一内容分录的几盘磁带应统一编号，各盘编分号

 四、声像档案的鉴定和保管  （一）声像档案的鉴定

– 物理性能的鉴定 – 内容的鉴定

– 须由专业人员进行鉴定

（二）声像档案的保管

– 七防：防光、防火、防尘、防虫、防潮、防盗、防有害气体。 – 库房温度、相对湿度（40％～60％） – 避开30奥斯特以上的磁场

第二节 缩微档案的管理

 缩微档案是应用缩微技术制成的档案缩微复制品。  一、缩微档案的特点

– 信息的高度浓缩性 – 记录档案信息的准确性 – 长久保存性 – 规格同一性

– 便于同计算机等技术相结合

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– 可读性差

 二、缩微档案的整理

 根据档案缩微品的不同种类以及缩微号对其进行分类排列，并做必要的编目工作。

– 数量不多，无须分类，按缩微号顺序排列。

– 缩微号由两部分组成：卷式或片式缩微胶片的顺序号

以及一卷或一张缩微胶片中每个画幅的连续号码。

– 数量多，先分类，再按号码排列。 – 档案缩微品可分为卷式和片式两大类。

– 卷式缩微品保管空间小，适于保存大量档案信息，但难于增删和更正。 – 片式缩微品便于增删，但占用空间大，成本高

– 三、缩微档案的鉴定

– 主要是进行各种技术测试和质量检查。

– 技术测试

– 解像力、背景密度、缩率、残留物测试

– 质量检查

– 缩微品外观检查 – 画幅的检查

– 四、缩微档案的保管 – （一）保管条件

– 影响缩微档案的因素：

– 温湿度、光照条件；霉菌、细菌、各种化学物质及有害气体的接触；

自然灾害；物理损伤。

– 缩微品的保存期

– 永久（100年以上）、长期（20～100年）、短期（10年以内）

– （二）保管装具

– 开放型、密闭型、耐火型

– （三）利用过程中的保护 – （四）保存中的检查

– 五、缩微档案的检索和利用

– 档案缩微品载有档案收藏单位法定代表人签名或者印章标记的，具有与档案原件同

等的效力。

– （一）缩微品的检索方法

– 卷式缩微品的检索

– 编码检索法、闪光靶标法、指示线检索法、长度扫描法、光点检索

法、二进制编码检索法、条形编码法

– 片式缩微品的检索

– 标题检索法、颜色检索法、槽口检索法、金属夹槽口检索法、底部

开槽检索法、金属齿自动检索法

 （二）缩微档案计算机辅助检索系统

– 缩微档案计算机辅助检索系统是由计算机存贮缩微档案的地址和各种数据，

提供自动检索功能，与缩微胶片的存贮功能相结合而构成的全文自动检索档案缩微品的检索系统。 – 特点：

 输入速度快，成本低

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 节省存贮空间

 检索速度快，可实现远距离查询  可以实现档案的全文存贮和检索

第三节 电子文件的管理

 一、电子文件的概念、特点和种类

– 概念

 电子文件是在数字设备及环境中生产，以数码形式存贮于磁带、磁

盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

– 特点

 信息的非人工识读性  系统依赖型

 信息与特定载体的可分离性  信息的易变更性  信息存贮的高密度性  多种信息媒体的集成性  信息组织的性

 物理结构与逻辑结构的分离性  信息的可操作性

– 种类

 按电子文件的信息存在形式划分

 文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声

音文件、程序文件、多媒体文件、超文本文件

 按电子文件的功能划分

 主文件、支持性文件、辅助性、工具性文件

 按电子文件的生成方式划分

 原生的电子文件  数字化电子文件

 二、电子文件的管理原则（P490）

– 全程管理原则

 从文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期中进行全程管理。  全程管理是一种全面管理  全程管理是一种过程管理

– 前端控制原则

 前端指文件的形成阶段。

 档案人员从文件的最初形成就要介入。

 前端控制是保证文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。  前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。

– 集成管理原则

 集成管理是全程管理思想的延伸和深化，不仅要求关注文件流，也

要关注与文件流相关的业务流。包括：  文件流与业务流的集成

 文件流与其他信息流的集成  文件流内部管理活动的集成

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– 动态管理原则

 动态管理是指对电子文件全程加以监控，以动态适应性管理措施实

时应对电子文件生成、运转、利用过程中发生的变化和对管理工作提出的新要求，以保证管理目标的实现。

 三、电子文件的鉴定与归档

– 电子文件鉴定的内容

 电子文件的鉴别

– 确认哪些文件需要开展鉴定工作，将文件从非文件信息中挑

选出来，其实质是明确机构需要形成哪些电子文件。 – 鉴别的步骤一般包括两步：

第一，确定电子文件的生成节点；第二，设计文件登记模块，赋予每份文件唯一的文件号。

 电子文件的内容鉴定和技术状态鉴定

– 判断电子文件信息的有用程度（内容鉴定） – 检查电子文件的技术状况（技术鉴定）

• 电子文件的处置

– 根据确定或调整了的保管期限对电子文件所作的处理工作，如销毁、继续保存在文

件系统中、脱机保存、迁移等。 • 对电子文件鉴定过程的记录

– 可通过一定的系统设计，内容鉴定和部分处置工作的过程及结果可以自动记录在系

统中。

– 技术鉴定及另外一些处置工作（如缩微）的过程及结果一般由人工记录在纸张上。

– 电子文件鉴定的基本方法

 内容鉴定法:通过审阅电子文件的内容判断其价值。  职能鉴定法:以判断电子文件的职能活动为中心，通过确定职能活动

的重要性来判断相关电子文件的价值。

 职能鉴定法是电子文件鉴定的基本方法，内容鉴定法是电子文件鉴

定的辅助方法。

 职能鉴定法侧重宏观鉴定，明确有保存价值文件与无保存价值文件

的界线；内容鉴定法侧重于对有保存价值文件的进一步去芜存精，形成于同一职能活动的不同文件可能具有不同的保存价值。

 电子文件内容分析的步骤

 制定电子文件保管期限表

 保管期限表纳入管理系统并予以维护  归档鉴定  期满鉴定  进馆鉴定

 电子文件的归档

 电子文件归档范围

 将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件，纳入

归档范围。

 电子文件归档方式

 逻辑归档与物理归档

 在计算机网络上进行，不改变原存贮方式和位置而

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实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

 物理归档是指以网络传输方式（在线）或以介质传

递方式（离线）将文件移交给档案部门的过程。

 在线归档与离线归档

 四、电子文件的检索与利用

 电子文件检索的概念：广义上应包括电子文件的著录、查找两方面内容。  目前存在两种类型的电子文件检索工作：现行机构电子文件检索、档案馆电

子文件检索。  电子文件著录

 范围——全面性  时间——全程性  手段——综合性  关系——多级性

 电子文件的利用

 复用性、利用形式多样性、系统依赖性、便于传输 - 72 -