信息交流管理程序

1.0目的：

为了使组织内部不同的层次和职能之间更充分了解并尽力满足顾客与环保要求,就质量、安全/环境管理体系的过程及其有效性进行沟通。 2.0范围：

适用于公司内部各部门或各人员及本公司对外部（如客户、供方、环保机构等）的信息交流。 3.0定义： 无 4.0权责：

4.1各职能部门负责环境管理体系的过程及其有效性进行沟通。

4.2业务负责调查、询问、了解顾客的环境要求和期望，并把获取的信息通过定期组织相关部门召开会议的方式进行通报。

4.3其它相关部门负责对顾客的要求和期望提出改善方案，并由相关部门实施。

4.行政部负责就环保问题与政府等相关方进行沟通。 5.0内容： 5.1内部沟通

5.1.1公司内部各部门之间或相关人员之间的沟通方式：

A. 《联络单》 B. 电话沟通 C. 开会及培训 D. 必要时采用传真沟通

5.1.2公司各部门均可组织相关部门召开会议，讨论解决影响管理体系过

程有效性的各种因素，并予以记录在《会议记录》。

5.1.3电话沟通时，根据情况，必要时需作记录保存，如顾客要求的评审

等。

5.1.4公司内部与环保有关事宜的沟通事宜的沟通与交流，由行政部统筹

安排；即各部门使用相关的表单或《联络单》将环境问题反馈到行政部，由行政部汇总并作出处理与交流；公司管理层的环保要求，由行政部以内部公告或会议等方式进行发布。 5.2外部沟通

XXX技术有限公司 文件名称 文件编号 保密区分 生效日期 制定部门 QEO/ZYP-02-12 普通文件 2016-08-01 管理者代表 页码 总页数 版本 类别 2 2 A.0 总纲 流程性文件 5.2.1当有顾客投诉时接到投诉的人员在受理之日依《客户服务控制程序》

及时联络相应部门处理，必要时品管部召开品管会议。

5.2.2经评审后且正在执行中的订单，按客户要求修改时，业务应及时将

信息反馈到相关部门，要求相关部门对修改后的内容进行重新评审。 5.2.3为了满足客户的需求，业务人员需定期，主动地调查、询问、了解

顾客的要求或期望（这些要求包括质量要求和环境要求），并通报市场需求和顾客期望给相关部门。 5.2.4公司与外部相关方的环保事项交流

1 行政部将本公司的环境事项，按相关法律法规要求，向有关政府部门反映报告，报告时，使用带有公司函头的信纸并加盖公司公章。 2 国家政府部门的环保要求，由行政部收集汇总后，以《联络单》或开会方式传达到相关部门执行。

3 采购人员向供应商施加环境影响，提高其环境表现。

4 客户有环保要求时，由业务在订单上加以注明，并以书面方式通知相关部门。

5 其他与外部有关的交流（环保方面），由行政部统筹负责。 5.3以上过程中产生的结果均需作记录，并予以保存，按《文件与记录控制程序》执行。

6.0相关文件：

6.1《文件与记录控制程序》 7.0相关表格：