分支机构管理办法

第一章 总则

第一条 为保证公司在各地区业务的顺利开展，促进分支机构健康发展，维护 公司整体形象和信誉，根据《公司法》、《中国建筑工程管理规定》等法律法规 制订本办法。

第二条 本办法适用于各地区分公司、分支机构、项目部。

分公司、分支机构、项目部须经企业所在地主管部门批准，当地建设行政主管 部门备案后，方可在公司授权业务范围和经营区域内开展工程建设经营活动。

第二章 机构设置和综合管理

第三条 公司主要采用外派的方式设立经营型分支机构。

第四条 设立分支机构的地点应选择在直辖市、省会城市、计划单列市或者市 场规模较大的地级市；

第五条 设立的分支机构应满足以下条件； （一）地点符合上述要求;

（二）有固定的营业场所,营业面积不低于100平方米（建筑面积）；

（三）有清晰的业务发展规划和市场渠道，预计年度营业收入不低于2000万元； （四）主要负责人应符合对分公司总经理（副总经理）的任职要求； （五）至少有一名专职安全管理人员和技术人员。 第六条

符合上述条件的拟设立的分支机构主要负责人应向公司机构办公室

进行申报。办公室在收到材料后进行审查，形成初步意见，通过后报公司主管 领导，由公司主管领导进行约谈，最后报董事会批准，并由公司董事会约谈， 就加盟的条件和双方的权利义务进行商谈，达成一致的正式签署加盟协议，加 盟生效。

第七条 分支机构应妥善保管许可证和工商营业执照、税务登记证、组织机构 代码证等证照原件。

1 第八条 公司通过考核分公司的运转情况，可以决定对分支机构的撤并或调

整。公司主要采取以下几种方式：

（1）对于连续多年经营不善、且通过调整措施没有明显起色的分支机构，公司 可以撤销该分支机构或合并到其他分公司。

第十条 分支机构的撤并、调整由办公室向董事会提交报告，审核通过后由公司 正式下发撤并、调整的文件。

第十一条 分支机构应本着精干高效、业务优先的原则，根据业务情况和公司 组织机构情况，设置相应的内部组织机构。 第十二条 分支机构下列事项应上报公司批准： （一）变更办公或注册地址； （二）变更高级管理人员； （三）调整机构设置方案； （四）机构名称。 第十三条

分支机构应按要求向当地建设主管部门办理高级管理人员及项目

负责人的相关报告或备案等手续，自觉接受监督检查。

第三章 人力资源管理

第十四条 公司人力资源中心负责分支机构人力资源事务的归档管理工作。 第十五条 分支机构高级管理人员由公司任命。本办法所称分公司高级管理人 员包括：分公司总经理、副总经理、总经理助理、财务总监。

第十六条 实行领导成员定期述职制度。分公司主要领导成员应按规定定期向 公司作述职报告。述职报告内容作为考核的内容。本办法所称分支机构的主要 领导成员是指分支机构的总经理和副总经理。

分公司人员定编管理。加盟分公司的员工数量由分公司自行决定，并报公司人 力资源中心备案。

第十七条 人员聘用与解聘。分公司的各类人员的聘用与解聘须按公司人力资

2 源相关规定履行聘用与解聘手续，签订或解除劳动合同。 第十八条

所有员工均须同时符合以下条件：大专以上学历，年龄50周岁以

下（特殊引进人才不在此列），无不良记录，正式脱离原单位。持有保险经纪从 业人员基本资格证书的优先考虑。如聘请不能同时符合上述条件的员工，须经 公司人力资源中心批准。有亲属关系的人员不得在同一分支机构任职。 第十九条 劳动合同及档案管理

（一）所有分支机构的员工必须与公司签订劳动合同，未签订劳动合同的员工 一律不得以公司员工的名义开展工作。劳动合同期限一般为一年，具有中高级 专业技术职称的人员可签为期2-3年合同，到期后经考核合格者公司同意续签 合同。

（二）劳动合同格式由公司统一制定，不得自行修改。

（三）所有员工的档案均由各分支机构统一存放在当地人才交流中心，并将存 放证明复印件报公司人力资源中心备案。

第四章 行政事务管理

第二十条 公司行政管理中心负责分公司行政事务方面的归档管理。 第二十一条

文件管理。按照公司〈〈公文处理办法〉〉和《公司行政事务管

理规定》进行管理。

分支机构对外签发正式文件，除了一般业务咨询、洽商等函件形式外，均需报 总公司审核批准。 第二十二条

档案管理

一、档案是指公司在经营和管理工作中形成的各种有价值的文件、证件、记录、 单证、报表、帐册、照片、录音、录像等不同载体的历史记录；

二、档案管理坚持统一领导、分级管理的原则，重要的电子文档应制作备份， 并一律同书面档案同时保存。

三、档案分类管理。以总公司名义形成的档案原件由总公司保管，分公司保留 复印件或电子文档；以分公司名义形成的档案原件由分公司保管，总公司保留

3 复印件或电子档案。要确保各类档案的完整、准确、安全，并便于有效利用。 四、公司客户服务中心内设档案室，指定专人负责档案管理工作，对客户服务 中心的档案工作进行统一协调、监督和指导，各机构应配有兼职人员负责本部 门档案管理工作。

第二十三条 印章管理。印章应根据公司统一授权进行分类保管使用。

（一）、公司根据各分公司业务结构、业务发展情况及管理规范化状况统一配备 和刻制分公司印章，主要有公章、合同专用章、业务专用章、财务专用章及法 定代表人人名章。分支机构的印章除业务专用章、财务专用章、人名章 外，公章和合同专用章由总公司行政管理中心保管。

（二）、对于业务规模较大，业务往来较多，管理规范有序的分公司，总公司将 会授予更多的印章自主使用权限。

（三）、分公司的各类印章一律在公司行文正式启用后方可使用。

（四）、在工作中，除一般性业务咨询、洽商和函件往来可以使用分公司自己的 名义外，重要事项的发文、业务合作与签约等等均以公司的名义，并加盖总公 司印章。

（五）、分公司使用公章和合同专用章应提出申请，并按公司行政管理规定的 印章使用审批程序报批。 （六）、印章管理中的注意事项

1、公司实行严格的用印登记制度。所有用印均需登记用印日期、事由、承办单 位、数量、经办人、批准人、执印人等。

2、公司印章原则上不允许带出，确因工作需要带出的必须经分公司负责人批准， 并要明确专人妥善保管。

3、印章一律使用红色印泥或红色打印水。 4、业务专用章不得用于对外签订（合同）协议。

4 5、用印时应准确掌握印数，不可多盖；要准确把握用印位置，印迹要端正、清 晰。

6、套用印章时、先做好印模使用登记，然后由专人携带特制印模到现场进行监 印。

7、印章如有损坏或遗失，分公司须向公司以书面形式说明情况，由公司重新刻 制，各分公司不得擅自刻制。 第二十四条

保密和安全防范

（一）、提高保密意识，熟悉保密事项，未经批准不得以任何形式向公司以外的 第三方泄密。

（二）、员工要有防火、防盗的安全意识。公司对每位员工进行消防及安全培训。 规范遇灾报警程序。遵守办公场所物业管理的有关规定。

（三）、按照国家消防有关规定布置办公区，办公区域内在显著易拿位置摆放灭 火器材，消防栓无遮挡，并保障安全通道畅通。 （四）、办公区域内严禁吸烟。

（五）、加强电器设备的管理。定期检查，下班前及节假日放假前，关闭电脑， 切断电源，把重要文件、物品锁放好。

第二十五条合同管理。各分公司应严格按照公司《施工合同管理规定》的要 求进行合同管理。分公司在开展业务或其他活动中，需要对外签约的一律以分 公司的名义上报总公司审批。具体的报批程序如下：

（一）、主办分公司采用公司制订的标准文本且无改动的合同，按以下程序： 1、由主办分公司填写合同审批单，附上拟用合同文本、相关背景材料，报公司 机构发展中心审查；

2、由机构发展中心报到主管领导处审查签字； 3、最后报总裁或董事长批准。

5 （二）、采用非公司文本（或有修改的公司文本）的合同，按以下程序： 1、由主办分公司填写合同审批单，附上拟用合同文本、相关背景材料，报公司 机构发展中心。

2、由机构发展中心征求相关业务部门意见；

3、再送交行政管理中心法律事务部审查，并提出意见； 4、报到主管领导审核，并签署意见；

5、上述环节如无不同意见，再报总裁或董事长审批。如有不同意见，由主管 领导协调，并由机构发展中心将意见反馈给主办分公司，主办分公司应按照公 司主管领导意见对合同文本有关内容同对方进行磋商，直至达到我方要求为止， 再按以上程序重新上报。

（三）、合同的履行及变更1、主办分公司负责人为第一责任人，行政管理中心 法律事务部提供法律支持。

合同履行过程中发生变更、争议事项的，或者发生影响到合同履行需要解 除或影响公司利益的情况时，相关分公司应及时报告机构发展中心和行政管理 中心法律事务部，并按照上述程序上报或审批。

（四）、合同的保管。分公司主办的合同，合同原件由总公司保管，分公司保留 复印件。

诉讼及仲裁事务的处理。

（一）、及时报案。一旦发生诉讼及仲裁事件，涉案分支机构应在4小时内报告 公司机构发展中心和行政管理中心法律事务部；涉案分公司非经总部批准不得 自行处理案件。

（二）、经总部批准分公司自行处理的案件，应成立专案组，制定应急方案，必 要时吸收律师参加。并随时将方案和处理过程和结果报到法律事务部。

6 （三）、积极收集证据，并配合总部的调查。应由涉案分支机构在专职律师或法 律顾问的指导下收集各种证据、准备法律文书，参加诉讼或仲裁。

第二十六条授权委托书的管理。分支机构在正常经营中需要公司法定代表人 签署授权委托书时，须先向公司机构发展中心提出申请，填写报告请示单，详 细注明授权的事项、权限范围、授权的时间等事项，经行政管理中心法律事务 部审查，必要时代为起草授权委托书草案一并报经公司领导审核批准。

第五章 业务管理

第二十七条 公司市场开发中心、客户服务中心、经纪技术中心和风险研究中 心是公司业务管理的职能部门，负责分公司各类业务的归口管理。

第二十八条 分公司的业务人员开展业务应熟知和遵守公司制定的《经纪业务 操作规范》。 第二十九条

分公司的经营区域和业务范围是由公司授权确定，经保监会批准

并到工商行政管理部门进行登记后正式设立。

第三十条 原则上，分公司应在工商执照载明的行政辖区范围内开展保险经纪 业务，如需跨区域经营的，需上报机构发展中心协调处理并以公司名义对外开 展业务。未经批准不得异地展业。 第三十一条

分支机构的业务范围是：

（一）为投保人拟订投保方案、选择保险人、办理投保手续； （二）协助被保险人或受益人进行索赔；

（三）为委托人提供防灾、防损或风险评估、风险管理咨询服务。 具体的业务范围由公司授权决定。 第三十二条

分公司对外签订保险经纪服务协议，应尽量使用公司制定的《保

险经纪服务委托协议书》、《保险顾问协议书》及《授权委托书》样本，并报总 公司履行合同审批手续。 第三十三条

业务授权管理

7 （一）总公司对分公司实行业务授权管理。

（二）总公司进行业务授权之前，对分公司所有业务实行申报管理。分公司所 有业务所涉及的拟对外提交的各类技术文件必须上报总公司，经审核同意后方 可对外提交。

对外提交的各类技术文件包括：保险经纪服务申请、风险查勘报告、风险 评估报告、保险建议书、保单审核报告、保险方案、询价书、佣金确认书、询 价分析报告、出单指示、客户服务手册、续保建议书续保方案等。

（三）在经过总公司授权后，各分公司按照授权范围进行经纪业务操作，总公 司对分公司超权限业务实行申报管理。超权限业务所涉及的拟对外提交的各类 技术文件必须上报总公司，经审核同意后方可对外提交。

第六章 报告请示与监督检查

第三十四条各分公司应定期或不定期向总部汇报工作，报告新情况，反映问 题，请示工作。

（一）分公司对本公司发生的重要或紧急情况（包括当地政府部门的重大举动） 应及时报告机构发展中心：涉及诉讼或仲裁案件应在4小时内报告机构发展中 心和行政管理中心。

（二）分公司应按公司要求上报工作总结、计划、预算、各种报表等等。其中 年度经营计划报送机构发展中心和计划财务中心；周、月（半）年度工作总结 和计划报送机构发展中心，其他事项均应按照公司的要求报送相关部门。 （三）各分公司在遇到需由公司统一协调的事务时，应以书面形式向公司机构 发展中心提出请示报告，由其协调处理。

（四）、分公司总经理、副总经理应每半年到公司述职一次。特殊情况经批准可 以书面汇报工作。

第三十五条公司对分公司的管理采用现场管理和非现场管理相结合的方式， 工作检查是基本手段。检查可采用普查、抽查和核查的方式，也可采取定期检 查和不定期检查两种方式。公司对分公司的检查采取事先通知或事先不通知两

8 种形式。

检查的内容就是对分公司的考核内容，并将检查结果形成检查报告，作为年终 考核的依据。

对重点分公（指存在各类问题的分公司），公司将采取核查的方式，一般 派出工作组进行现场稽查，出具核查报告直接报公司领导。

第三十六条根据需要或应外部请求公司可以对分公司进行审计。审计分为全 面审计和专项审计。发生重大案件或事件的地区，或者经营管理出现危机的地 区经总裁办公会议批准可采用全面审计。全面审计一般由机构发展中心、计划 财务中心、行政管理中心、人力资源中心、相关业务管理部门等有关人员组成 工作组，主管领导挂帅。形成审计报告直接报总裁办公会议。

专项审计一般由主管领导决定，可对分公司某方面情况进行审计。一般由主要 部门负责人牵头进行，审计结果对主管领导汇报。 对分公司的审计内容包括： （一）业务活动审计： （二）行政人事审计； （三）经济合同审计；

（四）财务预算及执行情况审计； （五）会计账簿审计； （六）会计报表审计： （七）会计凭证审计：

（八）银行账户使用情况审计。

第三十七条计划财务中心编制年度审计计划报总裁办公会议审批。 第三十八条 结合进行。

第七章 对外交流与合作

第三十九条各地分公司应主动与当地保监局进行沟通，建立良好的工作关系，

9 在进行工作检查或审计时，如有必要，可以将工作检查和审计

取得监管部门的支持；当地保监局对各机构下达的任何监管指令，要及时向公 司汇报。

第四十条各分公司应当与当地工商、税务建立融洽的关系，以取得当地工商、 税务部门的理解和支持。

第四十一条各分公司应当积极发展与当地政府部门的关系，建立并保持畅通 的沟通渠道，及时获得并反馈各种相关信息，宣传、介绍司的成就，扩大公司 的社会影响。还要运用各种社会关系建立广泛业务网络，及时准确地了解和掌 握保险经纪业务项目信息，扩大业务渠道。

第四十二条各分公司应维护公司统一对外形象，各分公司之间不得相互诋毁 或对同行进行诋毁。若违反规定对公司声誉造成不良影响，公司将视情节追究 分公司负责人的责任。

第八章 法律责任

第四十条 分支机构在执业过程中应严格遵纪守法，不得有下列行为： （一）片面夸大公司、分支机构以及经办人员自身的能力，对客户做出不切实 际的承诺；

（二）未经授权或超出授权范围承接各类业务、跨区作业； （三）未经审核批准对外出具超出授权范围的所有技术文件； （四）违规向客户行贿或支付任何形式的回佣； （五）为争夺客户诋毁他人或其他公司；

（六）未经许向外发布公司信息，或对外宣传未按照公司统一口径。 第四十四条

分支机构从筹建开始，在经营管理过程中，应遵纪守法，自觉维

护公司利益。如出现下列情况之一，应赔偿公司损失，公司保留对其依法追究 法律责任的权力，并将有关情况上报监管部门：

（一）、利用职务之便谋取私利，给公司声誉和财产造成损失； （二）、因其过错或故意行为，给公司造成经济或名誉损失； （三）、利用公司名义，擅自从事监管部门明令禁止的业务；

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（四）、超过分支机构工商营业执照载明的业务范围和经营区域开展经营活动。 （五）、超出公司的授权范围或者违反公司规定从事业务，从而给公司造成经济 损失和不良影响的。

第九章 附则

第四十五条本规定由办公室负责解释。

第四十六条本规定为分公司管理的基本规定，公司各部门根据本规定及实际 工作制订的实施细则作为本规定的延伸，具有同等效力。 第四十七条本规定自下发之日起施行。

河北四方公路工程咨询有限公司

2008年1月1日

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