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公司会议管理办法 (改)

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公司会议管理办法

第一章 总 则

第一条 为进一步规范会议管理,提高会议质量和工作效率,建立健全决策机制,提升公司生产经营水平,确保会议内容及议定事项落实到位,特制定本办法。

第二条 本办法适用于公司规定的常规会议及各种专题会议。

第二章 会议分类与内容

第三条 公司会议归纳为四类:

(一) 公司级会议:总经理办公会、公司职工代表大会以及各种专业性会议(如安全生产会、供热动员会等),应报请总经理批准后,由分管经理及相关部门负责组织召开。

(二) 专题会议:公司性的技术、业务综合会(如生产调度会、经济分析会、技术讨论会、收费专题会等),由分管经理及主管业务部门负责组织。

(三) 部门工作会:各部门召开的工作会,由各部门负责人决定召开并负责组织。

(四) 班组会议:由各部门或班组负责人决定并主持召开。

(五)上级或外单位在本公司召开的会议(如现场会、报告会、座谈会等)由办公室负责安排,有关业务部门协助做好会务工作。

第四条 会议内容

一、总经理办公会

(一)总经理办公会依据“三重一大”原则不定期召开,总经理办公会议题由公司领导成员提出,或由公司各部门提出建议后,由总经理确定。公司领导成员对议题如有意见或建议,可在会前提出。

(二)总经理办公会研究决定公司重大事项,主要内容包括: 1.主要研究公司重大事项:如生产、经营、管理中的重大问题、重要干部任免和重大项目投资决策以及大额资金使用(工程类资金超过30万元,材料类资金超过10万元);

2. 汇报公司近期重要工作的进展情况(如供热生产运行、检维修技改、分户计量改造、经营收费等);

3. 需要总经理办公会议讨论研究的其它事项。

(三)总经理办公会参加范围为: 1.公司领导成员;

2.根据会议议题,公司相关部门负责人参加。

(四)总经理办公会议定事项形成《总经理办公会议纪要》,由办公室根据会议记录起草,报总经理签发。

(五)总经理办公会讨论的有关事项原则上会前要送达与会人员审阅。

(六)总经理办公会相关文件、记录、纪要均为公司保密文档,由办公室妥善保存,并统一归档。

二、周工作例会(生产调度会)

(一)周工作例会(生产调度会)每周召开一次,于每周一上午召开。会议由分管副经理主持。

(二)周工作例会(生产调度会)的主要内容是:

1.各部门负责人汇报本部门上周工作情况,对照上周会议安排,逐条逐项检查落实完成情况,提出需要公司协调解决的问题和资金支付事宜(10万元以内)。

2.公司领导对各部门提出的问题进行协调解决,并安排和部署下周公司整体生产经营工作事项。

(三)周工作例会(生产调度会)参加人员为公司领导成员及各部门负责人。

(四)周工作例会(生产调度会)由办公室负责组织和记录,议定事项形成《生产调度会议纪要》,由办公室起草,经办公室主任审核后,由公司领导签发。

三、公司专题会议

(一)公司专题会议不定期召开,是公司领导依据公司工作部署和要求,按照工作分工或受总经理委托,就专项工作召开的办公会议。

(二)公司专题会议的主要内容是:

1.解决公司在生产、经营、管理等过程中存在的实际问题和疑难事项;

2.对公司生产、经营、管理等工作情况汇总分析,并对下一阶段工作进行安排和部署;

3.对公司技术创新和技术方案进行讨论。

(三)公司专题会议由总经理或公司领导成员召集和主持,有关部门负责人及相关人员参加。

(四)公司专题会议由会议由专项工作主办部门负责组织和记录,办公室配合。会议议定事项形成《专题会议纪要》,由专题工作主办部门起草,经办公室审核,报公司领导签发。

四、部门例会

(一)部门例会,由各部门自行安排,或由各部门负责人根据工作需要决定,但必须服从公司统一安排,开会时间、参会人员等,不得与公司会议冲突。

(二)部门例会的主要内容是:部门负责人传达公司会议精神,通报公司近期总体工作安排和面临的问题;每名员工汇报上月工作情况,提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和本月工作安排;与会人员讨论有关事项;部门负责人提出部门下周工作要点、具体安排和有关要求。

(三)部门例会由各部门负责人主持,该部门全体员工参加。 (四)部门例会由部门负责人指定一名员工负责记录,会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求。

五、公司及部门其它临时性会议,另行安排确定。

第三章 会议安排

第五条 会议准备 (一) 议题准备

各类型会议召开前均要拟定会议议题,通知与会人员,各部门要围绕议题做好充分准备,须提前一天将议题以书面形式交与会议组织部门,由公司领导审核后上会讨论。需要通过会议向领导汇报和请示的问题,要有明确具体的方案或意见,避免会议时间过长。

(二) 会前协商

会议议题,凡涉及其它多个部门的,事先要进行会商,取得一致意见,避免会议限于争执不休局面。

(三) 资料准备

会议召开前需就会议议题收集、整理有关资料,必要时可列简要的书面提纲,并在会前提前半天以上送至与会人员,便于与会人员阅读并准备意见。

(四) 拟好会议议程

会议举办方就会议的内容,拟定出会议议程,并按照会议议程展开会议。

(五) 落实会场

会议召开前要提前落实会场。 (六) 发言要点

参加会议人员汇报工作、讨论问题,其发言要围绕会议议程和主要议题,简明扼要,条理清楚。

(七) 公司级会议会务服务统一归口办公室负责。各部门自行组织的会议由各部门负责组织实施,各部门召开会议需用公司会议室的,应向办公室书面提出,由办公室统筹安排。

第六条 会议通知遵照以下规定:

(一)总经理办公会无须正式通知,若规定参会人员不能参加,须于开会前2小时向公司领导请假;

(二)其他会议如通知参加会议的人员不能按时参加会议,需提前4小时向会议组织者请假。

(三)由办公室正式发文召开的会议,若规定参会人员不能参加会议须于会前24小时向公司领导请假。

(四)会议通知形式一般为电话或短信通知,按照“谁主办,谁通知”的原则进行会议通知,但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议,由公司办公室进行通知。

第七条 公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并确定专人负责记录。会议记录应遵守以下规定:

(一)以专用会议记录本做好会议的原始记录,根据需要整理会议纪要;

(二)会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性; (三)会议纪要于会议次日呈报公司领导审核签发; (四)做好会议原始记录和会议纪要的日常归档、保管工作。 第 会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档:

(一)公司级会议纪要和会议记录的发放或传阅范围由公司领导确定,并由办公室存档备查;

(二)各部门的会议记录,由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管,同时将一份副本送办公室统一归档备查;

(三)会议纪要和会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄,其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

第九条 会议跟进

(一)会议决议、决策事项需要会后跟进落实的,按照部门职责分工由主办部门跟进落实;

(二)会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准; (三)办公室负责会议议定事项的督办和催办,定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况,并将督办和催办情况报告公司领导,并将作为考核各部门的依据;

(四)部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。

第四章 会议纪律和保密

第十条 会议纪律

(一)与会人员要准时到会,并在《会议签到表》上签到,不得无故缺席或中途退场,否则按缺席处理;

(二)会议发言应言简意赅,紧扣议题;

(三) 属工作部署性质的会议,原则上不在会上进行讨论性发言; (四) 参会人员在会议期间不随意走动、交头接耳;

(五)会议召开期间,与会人员遇突发事件急须处理时,应通知会议负责人;

(六)需要提问时,首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言;

(七)参会人员因突发事件不能准时参加或缺席时,至少提前半小时通知会议负责人,或委托职务代理人参加(职务代理人需经公司领导审核同意后方可参会);

(八)遵守会议纪律,与会人员会议期间应将手机关机或将手机调为振动,会议期间禁止接听电话,如有紧急事情处理,需到会场以外的地方接听;

第十一条 会议保密

(一)涉及公司机密内容(如总经理办公会),与会人员要严格遵守保密纪律,不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。

(二)会议议决事项,应严格保密,除按规定履行职责需要外,与会人员不得外传会议讨论和议决情况。

(三)故意泄漏、传播会议有关情况的,视负面影响的大小作出相应处罚。

第十二条第十三条

第五章 附 则

本办法由办公室负责解释。 本办法自颁布之日起施行。

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